3. Складський облік запасів

Відповідальність за приймання, зберігання та відпуск матеріальних цінностей покладається на матеріально відповідальних осіб. Матеріальна відповідальність робітників і службовців наступає згідно з чинним турдовим законодавством. З матеріально відповідальними особами укладають письмовий договір про повну матеріальну відповідальність на підставі однойменного типового договору. В бюджетних установах письмові договори про повну матеріальну відповідальність повинні укладатися із завідувачем господарства, робітниками, що виконують роботи з приймання (видачі) матеріальних цінностей робітникам установи.

Адміністрація установи зобов’язана:

• створити робітнику умови, необхідні для нормальної роботи та забезпечення збереження матеріальних цінностей;

• ознайомити з чинним законодавством щодо матеріальної відповідальності робітників та службовців за збитки, нанесені установі, а також діючими інструкціями, нормативами та правилами зберігання, приймання, оброблення, продажу (відпуску), перевезення або застосування в процесі виробництва переданих йому матеріальних цінностей;

• проводити у встановленому порядку інвентаризацію матеріальних цінностей.

Матеріали повинні зберігатися в спеціально пристосованих приміщеннях (складах, коморах), оснащених ваговимірювальними приладами, що забезпечують точність підрахунку кількості прийнятих та відпущених матеріалів. Якщо в установі є кілька сховищ (у відділеннях, філіалах), то за кожним із них закріплюється група матеріалів. Сховищу присвоюється номер (шифр), який проставляється на всіх прибуткових і видаткових документах. Для забезпечення швидкого приймання та видачі, а також проведення інвентаризації матеріали розміщують на стелажах, піддонах з обов’язковими матеріальними ярликами. В ярликах позначають найменування матеріалу, його марку, сорт, розмір, номер, одиницю виміру, ціну, норму запасу.

Надходження матеріалів оформляється розпискою матеріально відповідальної особи на документах постачальника (рахунку, акті, товарно-транспортній накладній). При централізованій поставці матеріальних цінностей приймання їх підтверджується не тільки підписом матеріально відповідальної особи в супровідному документі постачальника, але й штампом (печаткою) бюджетної установи.

Оформлення відпуску матеріалів зі складів установи здійснюється на основі документів, затверджених керівником установи.

4. Синтетичний та аналітичний облік запасів

Для відображення в бухгалтерському обліку інформації про оборотні матеріальні активи, що належать установі, реалізацію та витрачання яких планується здійснити протягом року, призначений клас 2 «Запаси» плану рахунків. Клас 2 «Запаси» об’єднує такі синтетичні рахунки:

22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»;

23 «Матеріали та продукти харчування».

Для обліку запасів, які призначені для виконання науково-дослідних робіт, для використання у виробництві та капітальному будівництві передбачено рахунок 20 «Виробничі запаси».

При меморіально-ордерній формі облік надходження матеріалів відображається в різних меморіальних ордерах, зокрема № 6, № 8 та ін. Синтетичний облік витрачання матеріалів на різні потреби відображається в меморіальному ордері № 13. До меморіального ордеру заносяться дані з первинних документів про витрачання матеріалів (накладних (вимог), забірних карток та ін.). записи за дебетом субрахунків, що кореспондують з матеріальними субрахунками, здійснюються в розрізі кодів економічної класифікації видатків. Аналітичний облік матеріалів за субрахунками 231, 234-239 у бухгалтеріях бюджетних установ ведеться за найменуваннями, сортами, кількістю, вартістю і матеріально відповідальними особами на картках ф. № З-7 (у книзі ф. № З-6). Аналітичний облік запасів, придбаних за рахунок коштів спеціального фонду, ведеться за тими самими обліковими реєстрами, але окремо від операцій за рахунок коштів загального фонду.