2.2. Регламентация общего делопроизводства

Организация и ведение делопроизводства на предприятиях регла­ментируются требованиями действующего законодательства, стан­дартами и инструкциями. В то же время делопроизводство адапти­руется к специфике деятельности каж­дого конкретного предприятия. В практике делопроизводства воз­можны отступления от общих требований и их нарушения. Государственные органы требуют постоянно улучшения работы с документацией и совершенствования делопроизводства на предпри­ятиях. Руководители предприятий несут персональную ответствен­ность за документальный фонд предприятия и обязаны знать основы законодательства России, нормативные акты и инструктивные материалы, регламентирующие общее делопроизводство в РФ и исполнять требования государственных стандартов и ведомственных инструкций:

1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: Стандарты, 1991.

2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Тер­мины и определения. – М.: Госстандарт,1998.

3. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149 – ФЗ от 27.07.2006.

4. Федеральный закон Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125 – ФЗ от 22.10.2004 (с изменениями от 04.12.2006).

5. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документа­ции. Система организационно-распорядительной документа­ции. – М.: Госстандарт, 2003.

6. Сборник положений «Единая государственная система де­лопроизводства. Основные положения». – М.: Стандарты, 1975.

7. ГОСТ 9327-60. Форматы бумаги. – М.: Стандарты, 1975.

8. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. – М.: Стандарты, 1994.

Большинство из них требуют серьезной переработки в связи с изменением условий в стране, внедрением компьютеров и современ­ной оргтехники.

2.3. Формат бумажных носителей и формат документа. Бланки предприятия и основные реквизиты

Формат носителя – это стандартный размер листа бумаги, ис­пользуемой в делопроизводстве. Международной организацией по стандартизации ИСО для форматов бумажных носителей документов рекомендованы 2 ряда размеров листов бумаги: А и В. Для российских предприятий основной – ряд А. Ряд В используется за рубежом. Каж­дый из этих рядов включает по одиннадцать форматов носителей: от АО до А10 и от ВО до В10. В России в общем делопроизводстве ис­пользуются 3 формата ряда А: A3, А4, А5.

Для бланков предприятия в соответствии с ГОСТ 9327-60 «Формат бланков документов» используются только 2 формата - А4 и А5.

Формат документа – это предельная ширина и длина текста на бумажном носителе, устанавливаемые составителем документа. Конкрет­ные размеры документа определяются свободными полями от края листа бумаги до границы возможного текста.

Каждое предприятие разрабатывает и изготавливает типовые за­готовки для разных документов, называемые «бланками». Многооб­разие типовых документов потребовало их унификации и стандарти­зации. Унификация документов – это придание им единообразия. Стандартизация документов – это придание юридической силы унифицирован­ным формам документов и процедурам работы с ними.

Поля документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 составляют:

Левое поле не менее 20 мм

Верхнее поле не менее 20 мм

Правое поле не менее 10 мм

Нижнее поле не менее 20 мм

Бланк – это стандартный лист бумаги формата А4 или А5, на ко­тором типографским способом или специальным штампом нанесены постоянные реквизиты предприятия.

Обычно на предприятии используют два вида бланков: бланки для писем и общие бланки предприятия для внутренних документов типа приказ, акт, протокол и т.п. Но если на бланке уже проставлено название до­кумента (приказ, договор, акт), он называется специальным бланком.

Бланк для писем может быть с угловым или продольным расположением реквизитов. В угловом (флаговом) бланке реквизиты предприятия размещаются в левом верхнем углу формата; в продольном - параллельно верхнему краю формата. На бланке писем размеща­ется полное и сокращенное название организации, эмблема или фирменный знак, почтовый адрес предприятия, телефон, телетайп, телекс, телефакс, код элек­тронной почты, расчетный счет банка и другие сведения, необходи­мые для контактов и обратной связи. Ниже выделяется место для ре­гистрационного номера документа и даты регистрации. На рис. 1, 2 приведены примеры бланков для писем с угловым и продольным расположением постоянных реквизитов письма.

Общий бланк предприятия имеет только полное или сокращен­ное название организации и фирменный знак. Наименование будущего документа вносится при подготовке документа.

Специальные бланки – это предметные бланки с названиями бу­дущих документов (приказ, акт, протокол). Некоторые бланки пред­метных документов (заявление, договор, акт приемки-сдачи работ и т.д.) изготавливаются с типовой частью содержания. Для ос­тальной части текста выделяется свободное место. Такие бланки час­то называют «типовыми формами» или «формулярами». В них сво­бодные от текста места заполняются от руки или машинным спосо­бом при оформлении документа.

Переменные реквизиты документа. Реквизиты, вносимые в процессе подготовки и оформления документа, являются перемен­ными и зависят от содержания документа, его назначения, дня реги­страции и других меняющихся условий. Реквизи­ты для писем: адресат, ре­гистрационный номер, дата регистрации, ссылка на дату и номер ра­нее полученного документа, приложение, подпись, печать, исполнитель.

Выделяют также реквизиты для документов, имеющих наимено­вание: наименование документа, регистрационный индекс докумен­та, место подготовки документа, код формы документа, гриф утверждения, гриф согласования, визы согласования и т.д.

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО ЗАО «ЭКСПО» Покровка ул., д. 29, Москва, 125234 тел/факс: (495) 777-25-84, телекс: 12511 SU ОКПО 028427708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001 ___ ________№_____________ На №________ __от_____________

Рис. 1. Образец углового бланка писем

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО ЗАО «ПРАЙС СЕРВИС» Б. Харитоньевский пер., 14, Москва, 125234 Тел: 721-42-96, факс: (495) 723-6423 ОКПО 028427708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001 ___ ________№_____________ На №________ __от_____________

Рис. 2. Образец продольного расположения реквизитов бланка для писем