Приложение 1

к приказу ректора ГОУ ВПО «ЧелГУ»

от «____»_______2006 г.

№ __________

22. Реквизит «Подпись».

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной власти, подписываются ректором, или, по его поручению, проректором.

Документы, направляемые сторонним и подчиненным организациям, гражданам, подписываются ректором или проректорами в соответствии с их компетенцией.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»).

Не допускается подписание документов с предлогом «за» или проставление косой черты перед наименованием должности.

Реквизит «подпись» оформляют от границы левого поля, двумя-тремя (не более) интервалами ниже основного текста или реквизита «приложение».

В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращённое – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (И.О. Фамилия). Например,

для документа не на бланке:

Ректор ГОУ ВПО «Челябинский

государственный университет» личная подпись А.Ю. Шатин

для документа на бланке

Ректор личная подпись А.Ю. Шатин

Наименование должности лица подписывающего документ оформляется по следующим правилам: не более 28-30 знаков в одной строке (включая пробелы), продолжение наименования пишется строкой ниже, количество знаков последующих строк реквизита «подпись» не должно превышать количество знаков первой строки, подпись и расшифровка подписи располагаются на уровне последней строки наименования должности. Например,

Председатель диссертационного

совета, доктор ….. наук,

профессор личная подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подпись располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Чем выше ранг – тем выше расположена подпись.

Например,

Наименование должности

проректора личная подпись И.О. Фамилия

Наименование должности

начальника управления личная подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне:

Наименование должности начальника отдела личная подпись И.О. Фамилия

Наименование должности начальника отдела личная подпись И.О. Фамилия

При подписании совместного документа разными организациями его оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением:

Председатель комиссии личная подпись И.О. Фамилия

Члены комиссии личная подпись И.О. Фамилия

личная подпись И.О. Фамилия

личная подпись И.О. Фамилия

23 Гриф согласования проставляется на документах, согласуемых со сторонними организациями.

Данный реквизит оформляется ниже реквизита «подпись» (если он есть) в нижней части листа документа, от левого поля (в отличие от визы согласования гриф согласования оформляется на лицевой стороне листа, а не на обороте).

Гриф согласования состоит из слова, напечатанного прописными буквами без кавычек и двоеточия - СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (И.О. Фамилия) и даты согласования. Например,

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации личная подпись А.Г. Грязнова

«____»________ 2007 г.

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и т.д., гриф согласования оформляют так:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2005 № 25-102

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.08.2006 № 15

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности:

• с подведомственными вузу и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы;

• с общественными организациями - в случаях необходимости или в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях;

• с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т. п.);

• с вышестоящими организациями - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций.

24 Согласование документа (внутри организации) оформляют визой согласования документа, включающей в себя должность, подпись, расшифровку подписи (И.О. Фамилия) должностного лица, дату подписания. Например:

Наименование должности руководителя

подразделения личная подпись И.О. Фамилия

«____»________ 2007 г.

При наличии замечаний к документу, они излагаются на отдельном листе, о чём при визировании ставится соответствующая отметка «Замечания прилагаются», подписываются и прилагаются к документу.

В случае серьезных замечаний, документ возвращается автору на доработку. В случае если автор не согласен с замечаниями, документ передается руководителю на подписание с указанием замечаний. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Наименование должности

специалиста личная подпись И.О. Фамилия

«____»________ 2007 г.

Для документа, подлинник которого остаётся в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа (данная копия остаётся в отделе документационного обеспечения и подшивается в дело).

Возможно оформление виз согласования на отдельном листе согласования (Приложение № 11). В этом случае на обороте согласуемого документа указываются не визы согласования, а ссылка на то, что лист согласования прилагается.

На листе согласования обязательно указывается ссылка на данные документа, который согласуется (наименование вида документа, его заголовок, место для написания даты и регистрационного номера, которые будут проставлены отделом документационного обеспечения после подписания документа руководителем).

В некоторых случаях (особые юридические, финансовые случаи) возможно полистное визирование документа и его приложений. В этом случае визы оформляются на обороте каждой страницы документа.

25 Оттиск печати заверяет подлинность документа и подписи должностного лица; удостоверяет права лиц, фиксирующих факты и данные. Оттиск печати проставляется на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Документы заверяют двумя видами печатей организации:

• гербовой (с изображением герба РФ);

• простой (наименование организации, структурного подразделения).

Ставят печать таким образом, чтобы она затрагивала часть наименования должности лица, подписавшего документ. Подпись остается открытой.

Правило: подпись и оттиск печати должны быть хорошо читаемы.

Печать может проставляться в специально обозначенном для этого месте (МП).

Место хранения печати (структурное подразделение) и ответственное за её сохранность должностное лицо должны быть закреплены распоряжением или приказом руководителя.

26 При заверении соответствия копии документа подлиннику, ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись, состоящую из слова «Верно» (пишется от границы левого поля с большой буквы, без кавычек и двоеточия), должности лица, заверившего копию; личной подписи, расшифровки подписи (И.О. Фамилия); даты заверения. Например,

Верно

Инспектор отдела кадров личная подпись И.О. Фамилия

«____»________ 2007 г.

27 Отметка об исполнителе включает в себя И.О. Фамилию исполнителя документа и номер его телефона.

Исполнитель – контактное лицо, обладающее информацией по сути вопроса (не секретарь, печатавший документ, а специалист, с которым устанавливается контакт с целью решения вопроса, изложенного в документе).

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например,

И.О. Фамилия

234 56 78

При отправке иногородним адресатам необходимо указывать код города:

И.О. Фамилия

(123) 234 56 78

Возможно написание отметки об исполнителей с полным наименованием имени и отчества.

Фамилия Имя Отчество

234 56 78

Рекомендуется оформление реквизита «Исполнитель» выполнять шрифтом более мелким, чем основной текст, например, размером 11 пт. штифта Times New Roman.

28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, окончательно оформляется отделом документационного обеспечения (канцелярией).

Использование перечисленных реквизитов осуществляется избирательно. Исходя из целесообразности и с учётом вида УД.

Литература:

1 Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003).-М.: «Дашков и К».,2006г

2 Спивак В.А Документирование управленческой деятельности ( Делопроизводство).- СПб.: Питер,2006.

3 Соколов В.С Документационное обеспечение управления. -М.:ФОРУМ:ИНФРА-М,2005.

4 Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство.- М.: «МарТ», 2005.

5 Озмидова Е.В. Делопроизводство.- СПб.: ООО «Вектор»,2005.