Лекция 1 Документ и системы документации. План:

1. Нормативно правовая база документирования управленческой деятельности.

2. Понятие документ и его функции.

3. Свойства документа. Классификация и виды.

4. Системы документации.

1. Нормативно правовая база документирования управленческой деятельности.

ГК РФ устанавливает правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования, где устанавливает требования к содержанию Устава и учредительного договора.

Федеральный закон РФ «об информации, информатизации и защите информации» устанавливает

• обязательность документирования информации,

• определяет ряд терминов,

• обязывает организации всех форм собственности представлять требуемую информацию государственным органам.

ФЗ «об Акционерных обществах», «об Обществах с ограниченной ответственностью» определяют обязанности обществ по хранению документов. Эта норма увязана с требованиями ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

А также документирование управленческой деятельности опираются на ряд нормативных актов, указов президента и др. правовые нормы:

1. Государственные системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

2. ГОСТ Р 6.30-2003 УСД «унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах власти.

2. Понятие «документ» и его функции

В процесс хозяйственной деятельности людей всякое согласованное целесообразное взаимодействие осуществляется с помощью управления.

Связи в системе управления реализуются посредствам информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами и т.д.

Важнейшим носителем информации является документ (с лат. свидетельство, способ, доказательство).

Документ- материальный объект, с закреплённой на нём информацией для передачи её во времени и пространстве.

ГОСТ Р 51141-98 даёт современное определение «документ -зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

Реквизит- (текст, адрес, подпись)- обязательный элемент оформления официального документа.

Идентификация - означает отождествление или опознание приведённой информации по реквизитам документа, оформленным в соответствии с установленными требованиями.

Документ создается в результате документирования.

Документирование- запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Сущность документа проявляется через его функции. Функция документа- его целевое назначение, присущее ему не зависимо от осознания ее автором документа. Документ многофункционален, т.е содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение

Т.о. выделяют функции общие (информационную, социальную, коммуникативную, культурную) и специальные (управленческая, правовая функция, исторического источника, функция учёта).

Информационная предполагает фиксацию, хранение и передачу информации;

Коммуникативная предполагает передачу и обмен информацией ;

Социально-культурная – документы, представляющие социальное и культурное значение, передают культурные традиции и системы ценностей.

Управленческая - решение управленческих вопросов и принятие решений на основе документированной информации,

Правовая – одни документы являются источником права, другие могут быть доказательством в юридической сфере.

Исторического источника - передача исторических сведений об отдельных людях или обществе, документы, являющиеся историческим наследием).

Функция учёта - фиксируется информация количественного, статистического характера).