2. Хищения денежных средств путем подлогов в документах учета подотчетных сумм.

Незаконная выдача подотчетных сумм. Правила выдачи подотчетных сумм предусматривают их получение при условии погашения ранее выданной подотчетной суммы, в ограниченных размерах, лишь работникам данного предприятия, с предоставлением отчета в установленные сроки.

Нарушение установленного порядка выдачи подотчетных сумм, как правило, есть одно из условий, способствующих растратам и хищениям авансовых cyмм, полученных в подотчет.

К числу наиболее распространенных нарушений порядка вы­дачи подотчетных сумм можно отнести следующие:

1. выдача подотчетных денег лицу, не отчитавшемуся полностью за ранее полученный аванс;

2. выдача подотчетных сумм в размерах, превышающих уста­новленные лимиты;

3. выдача подотчетных денег лицам, не имеющим права со­вершения хозяйственных операций, связанных с получением подотчетных сумм;

4. выдача подотчетных денег на командировочные расходы без оформления приказом.

Названные нарушения создают благоприятную обстановку для растрат и хищений подотчетных денег, в одних случаях они вызывают увеличение остатков неиспользованных авансов у подотчетного лица ; в других - с нарушением лимита (в сторону увеличения) возрастает возможность расхода денег на непредусмотренные цели; в третьих - получение подотчетных денег лицами, не имеющими на то права, например, распоряди­телем кредитов и главным бухгалтером, приводит к слиянию в одном а том же лице как авансодержателя, так и лица, на обязанности которого лежит контроль за правильностью выдачи и использования аванса.

Выявление этих и подобных им нарушений может быть произ­ведено путем сопоставлений авансовых отчетов с распоряди­тельными документами, дающими право на получение подотчета, сравнениями дат выдачи денег в подотчет и представления от­чета, с сопоставлением размеров полученных подотчетных сумм, с лимитами, установленными для этих авансов.

Допуская подобные нарушения, главные бухгалтеры в ряде случаев прибегают к маскировке остатков подотчетных сумм, числящихся за авансодержателями. Прием маскировки заключает­ся в том, что в квартальных и годовых отчетах (балансах) задолженность по подотчетным суммам списывается со счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на балансовый счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». После предоставления отчета сумма задолженности вновь восстанав­ливается на счете подотчетных лиц, и в новом отчете повто­ряется такое же списание.

Такой прием маскировки задолженности по подотчетным суммам определенным образом запутывает учет подотчетной суммы и усложняет контроль за правильностью учета таких операций, тем самым создаются благоприятные условия для растрат и хищений подотчетных сумм.

Искажения в документах учета подотчетных сумм, выданных для разового целевого использования, совершают для маскировки незаконного изъятия и нецелевого расхода денежных средств. Здесь обычно завышают суммы расхода в квитанциях на проживание в гостинице, билетах на проезд, закупочных актах, приходных кассовых ордерах, чеках, авансовых отчетах либо составляют документы на невыполнявшиеся операции. Подлоги в авансовых отчетах, журналах-ордерах № 7 и других регистрах могут сочетаться с нарушением корреспонденции счетов.

Подложные записи в документах при систематическом получении подотчетных сумм для целевого использования имеют место, когда расчетные счета отдельных предприятий находятся под арестом, вследствие их задолженности по уплате налога. Такие предприятия избегают безналичной формы расчетов и стремятся производить платежи наличными деньгами без отражения операций в кассовой книге.

За счет бесконтрольного накопления подотчетных сумм наличные деньги присваивают и используют под видом оплаты услуг по договорам, выдачи кредитов без оформления с последующим присвоением процентов, сверхлимитных расчетов наличными деньгами за товары, работы, услуги, приобретения и реализации товаров без отражения операций в учете и отчетности.

При доказывании нецелевого использования подотчетных сумм можно ус­тановить, что преступники завышают лимит остатка кассы на конец дня, созда­ют задолженность за подотчетными лицами, которые своевременно не представ­ляют оправдательных документов. В таких случаях бухгалтер-ревизор должен указать на факты очевидных нарушений дейст­вующего «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации», ут­вержденного Письмом Банка России от 4 октября 1993 г. № 18 «выдача наличных денег под отчет производится при усло­вии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу».

Фальсификация в документах, выданных подотчетному лицу на загранкомандировку, может быть совершена руководителем в сговоре с главным бухгалтером и подотчетным лицом. Они в расчете на загранкомандировку указывают не фактическую, а предельную норму затрат по найму жилого помещения и создают резерв валюты.

Так, для командировки работника в Нью-Йорк на 20 дней макси­мальная норма затрат по найму жилья составляет 350 долларов США в сутки, всего 7 000 долл. (20 дн. х 350 долл.). Преступники предусматривают, что командированный будет проживать на окраине Нью-Йорка или в его пригороде, где найм жилья составляет 150 долларов США, т. е. значительно дешевле, всего 3 000 долл. (20 дн. х 150 долл.).

По окончании командировки преступники получают возможность присвоить разницу в 4 000 долларов США (7 000 долл. – 3 000 долл.). Для сокрытия хищения подотчетное лицо приобщает к отчету подложный документ по оплате найма жилья на 7 000 долларов США. Дальность расстояния между государствами и различия в формах бухгалтерских документов дают уверенность в том, что приложенный к авансовому отчету документ по оплате жилья у проверяющих не вызовет сомнений

Анализируя авансовые отчеты подотчетных лиц по загранкомандировкам, можно обнаружить как фальсификацию документов учета, так и внесение в них подложных записей. Исследуя отметки в загранпаспорте командированного лица, можно установить подлинный штамп отеля, где фактически проживал работник, и сравнить эти отметки со штампами на квитанции, приобщенной к авансовому от­чету. При изучении таможенных деклараций можно узнать сумму иностранной валюты, которая была вывезена подотчетным лицом из России и ввезена обратно. Сопоставление авансового отчета с таможенной декларацией позволяет выяснить, что сумму обратно ввезенной иностранной валюты в Россию преступники при­своили.

В подобной ситуации при взаимодействии с Национальным центральным бюро Интерпола МВД России работники правоохранительных органов могут направ­лять просьбы и получить следующую информацию: где, с каким уставным капи­талом зарегистрировано предприятие, кто является его учредителем, соучреди­телем; связана ли экономическая деятельность зарубежного предприятия с субъ­ектами на территории России; допускает ли предприятие нарушения валютных операций; кто из субъектов является представителем юридического лица на рос­сийском рынке, каковы объемы приобретения, реализации товаров, работ, услуг и расчетов; каково содержание счетов хозяйствующего субъекта в части оплаты сделок, проживания в отелях и др.

Бухгалтерская информация о расчетах с персоналом по оплате труда также является одним из доказательств при рассмотрении трудовых споров либо расследовании уголовного дела о несвоевременной выплате заработной платы (ст.145¹ УК РФ). Период, за который начислена оплата труда конкретному работнику или коллективу предприятия в целом, определяется на основании расчетных ведомостей и лицевых счетов, дата фактической выплаты определяется на основании платежных ведомостей. Возможности для своевременной выплаты заработной платы можно установить путем хронологического анализа движения средств на расчетных счетах в обслуживающих банках и в кассе организации.