3.5. Автоматизированная обработка учетной информации
Автоматизированная форма учета в последнее время получает все большее распространение в связи с расширением использования в организациях различных форм собственности средств вычислительной техники. Каких-либо жестких форм, по которым ведется учет, в данном случае не установлено: их определяют исходя из потребностей заказчика компьютерной бухгалтерской программы и технических возможностей организации, внедряющей автоматизированную форму учета.
Как правило, за основу при разработке экранных форм учета берут соответствующие формы, оформляемые на бумажных носителях, – чаще всего журналы-ордера. При этом часть несущественных реквизитов может опускаться при введении данных с клавиатуры компьютера, но при выводе данных на бумажные носители учитываются все требования нормативных документов.
Первичные документы, которые являются основанием для отражения в бухгалтерском учете результатов хозяйственных операций, составляют на бумажных носителях. Таким образом, одной из задач бухгалтера на конкретном рабочем месте является ввод необходимых первичных данных с бумажных носителей в базы данных вычислительных машин. В принципе, есть возможность часть документов оформлять и обрабатывать в электронном виде. Однако процесс внедрения такой схемы учета существенно сдерживается недостаточностью законодательного и нормативного регулирования, а также тем, что в данном случае могут возникнуть серьезные трудности с обеспечением сохранности документов и с исключением несанкционированного доступа.
В практике чаще всего используется программное обеспечение общего назначения, адаптированное под потребности конкретной организации, нередко и создание программ по индивидуальным заказам. В последнем случае программа не перегружается функционально; кроме того, в ней могут быть учтены пожелания конкретных работников, занятых на отдельных рабочих местах, а также традиционная схема обработки учетной информации.
Системы автоматизированной обработки учетных данных характеризуются следующим:
автоматизацией сбора, передачи, систематизации и обработки информации;
использованием кроме обычных носителей бухгалтерской информации машинных носителей, кодификацией операций;
интеграцией учета на основе однократного ввода и многократного использования первичной информации, что позволяет совмещать бухгалтерский учет с налоговым, оперативно-техническим и статистическим;
осуществлением программной группировки дебетовых и кредитовых оборотов по счетам на основе принципа двойной записи;
автоматизацией логических операций бухгалтерского учета;
решением задач бухгалтерского учета в двух режимах – регламентном и запросном;
получением выходной информации в виде печатных регистров, видеограмм и машинограмм;
возможностью получения расшифровки печатных данных по запросам пользователей.
Преимущество автоматизированного учета в существенно более низкой трудоемкости учетных процессов и возможности многократного использования единожды введенных данных (причем не только для целей бухгалтерского учета, но и для целей налогообложения, анализа, управления и т.п.). В файлы и на печать могут выводиться документы, представленные в виде учетных регистров, форм отчетности и вспомогательных форм обобщения, группировки и детализации бухгалтерской информации. Основным ее недостатком является необходимость осуществления дополнительных расходов по переподготовке бухгалтерских работников и по содержанию дополнительного сотрудника (или оплате услуг сторонних организаций) для адаптации и поддержки программного обеспечения. Кроме того, возможность неоднократно использовать одни и те же данные может послужить причиной для допущения ошибок: при ручном ведении регистров бухгалтерского учета дублирование механической ошибки даже в двух корреспондирующих счетах маловероятно, а при компьютерной обработке ошибка, совершенная по невнимательности (например, перепутан порядок цифр), дублируется автоматически.
Схематически ведение учета с использованием автоматизированной формы учета можно представить в следующем виде (рис.8).
В настоящее время существует множество программ, позволяющих вести бухгалтерский учет с использованием программных продуктов. Их можно классифицировать по назначению.
Существуют так называемые «мини-бухгалтерии». Сюда можно отнести такие программы, как «Финансы без проблем», «Бэмби +» и др. Они предназначены для организаций с небольшим объемом документооборота, где нет необходимости вводить в штат бухгалтера. В силу своей простоты и автоматического определения корреспонденции счетов бухгалтерского учета, а также возможностей формирования отчетности, необходимой для предоставления в налоговые органы и заинтересованным пользователям, бухгалтерский учет с помощью такой программы может вести и сам руководитель организации, не имея квалификации бухгалтера.
Другая группа программ предназначена для небольших и средних предприятий. Как правило, это системы автоматизации учета, которые позволяют осуществлять учет хозяйственных операций, автоматически формировать отчетность. К ним относятся «Инфо-Бухгалтер», «Инфо-Предприятие», «Комтех +» и др.
В группе программ, ориентированных на средние предприятия, выделены в отдельные блоки участки автоматизации учета товарно-материальных ценностей, основных средств и их износа, расчетов по оплате труда, т.е. тех участков, где наиболее велик объем аналитической информации. При необходимости ведения учета по всем участкам одновременно в локальную сеть объединяются несколько компьютеров, на каждом из которых ведется учет соответствующих операций. К программам этой группы можно отнести «БЭСТ-2», «БЭСТ-З», «Парус», «1С-Бухгалтерия Проф. Сетевая», «Инфин-Бухгалтерия Сетевая» и др.
Рис. 8. Технология автоматизированной обработки учетной информации
К следующей группе можно отнести комплексные информационные системы, которые внедряются в практику работы крупных организаций и корпораций. К ним относятся корпоративные информационные системы. Так, например, программный комплекс ИНОТЕК ПРЕДПРИЯТИЕ, версия 8 предназначен для ведения управленческого, бухгалтерского (по российским стандартам и МСФО (GAAP, IAS)) и налогового учета на предприятиях различных отраслей и сфер деятельности. Другая программа - "БухСофт: Предприятие" также предназначена для комплексной автоматизации бухгалтерского, налогового, управленческого, кадрового, складского и оперативного учета на предприятии в полном соответствии с требованиями бухгалтерского, налогового и трудового законодательства.
Данные программы увязывают в единое целое все информационные потоки в организации, хранят информацию в единой базе, что позволяет бухгалтерии более эффективно осуществлять функции контроля за совершением хозяйственных операций в разных подразделениях. Основной особенностью этих систем являются их широкие аналитические возможности.
Рассмотрим основные функции программы «1-С Бухгалтерия»:
- во-первых, в памяти машины имеется справочник первичных документов, которые заполняются бухгалтером;
- во-вторых, программа в автоматизированном режиме, на основании первичных документов, заполняет журнал хозяйственных операций;
- в-третьих, в ней имеется таблица «Анализ счета», в которой отражается сальдо на начало отчетного периода по синтетическому счету, суммы и обороты по счету за отчетный период и сальдо по счету отчетного периода;
- в-четвертых, поскольку анализ счета является синтетическим регистром, постольку он имеет связь с дополнительными аналитическими регистрами, расшифровывающими содержание синтетического счета;
- в-пятых, программа составляет оборотную ведомость по синтетическим счетам и Главную книгу;
- в-шестых, на основании данных синтетических счетов и Главной книги она составляет отчетность.
Таким образом, в памяти машины хранится вся информация по бухгалтерскому учету, поэтому осмотр ПЭВМ, являясь составной частью осмотра помещения организации (п. 6 ст. 177 УПК РФ), входит в число неотложных следственных действий. Полученные в результате осмотра компьютера или локальной сети, в т.ч. и сервера, объекты впоследствии при рассмотрении уголовного дела могут стать объектами компьютерно - технической экспертизы.