Конспект лекций по дисциплине «Деловая документация» для студентов дневной формы обучения.

1. Введение

Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческих функций.

Составными частями делопроизводства являются:

1. Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам.

2. Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности организации.

3. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправления адресату или сдачи на хранение.

Основные стадии документооборота:

1. Прием и первоначальная обработка документов и корреспонденции.

2. Непосредственное исполнение документов.

3. Отправка документов и корреспонденции.

4. Контроль и проверка исполнения документов.

5. Хранение документов.

Основные задачи делопроизводства на предприятиях:

1. Изготовление необходимых документов.

2. Отображение работы предприятия в документах.

3. Обеспечение быстрого поиска нужной информации.

4. Контроль за правильным оформлением и своевременным исполнением документов.

5. Сохранность служебной, государственной и коммерческой тайн.

6. Экономия затрат времени и сил сотрудников предприятия.

Тема 1. Документирование управленческой деятельности.

1. Виды и значение документов.

Основным объектом изучения в делопроизводстве является документ, а также процессы работы с ним. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу.

Функция документа – это целевое назначение документа.

Структура информационной функции документа заключается в запечатлении (фиксации), сохранении и передаче информации.

Документ (от лат. documentum — поучительный пример, свидетельство).

Документ – это материальный объект, с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

В состав документа входит ряд реквизитов: название вида документа, автор, адресат, текст, дата, подпись.

Основным реквизитом документа является его текст – «речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи».

Деятельность учреждений, организаций, предприятий фиксируется в различных видах документов. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создаются десятки различных видов документов. Вид документа объединяет его разновидности. Так, например, протокол - вид документа; его разновидности: протокол собрания, протокол заседания, про­токол разногласий и др. Или акт - вид документа; его разно­видности: акт приема-передачи дел, акт инвентаризации, акт приемки товаров по качеству и др.

Все документы по отражаемым в них видам деятельнос­ти делятся на две большие группы:

1. документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия;

2) документы по функциям управления. Составляют их работники коммерческих, финансовых органов, бухгалтерии, статистики, плановых и других подразделений

Документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Для выработки определенных принципов составления и оформления документов, форм и методов работы с ними, про­изводится их классификация.

Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Классификация документов - необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизи­рованных систем управления.

Документы классифицируют по различным признакам.

По видам документы делятся на типовые, примерные, индивидуальные, трафаретные.

Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Примерные документы также разрабатываются вышесто­ящими органами для организаций своей системы, но носят рекомендательный характер.

Индивидуальные документы разрабатываются конкрет­ными организациями для внутреннего пользования.

Трафаретные документы изготовляются трафаретным способом, причем постоянная часть текста документа отпеча­тана на полиграфических машинах, а для переменной инфор­мации оставляют свободные места (пробелы).

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.

По содержанию - первичные, в которых фиксируются исходные данные, и сводные, в которых фиксируются данные из первичных документов.

По наименованию: приказы, протоколы, акты, справки, письма и ряд других документов.

По месту составления: внутренние, составляемые работ­никами данного предприятия, и внешние, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц.

По срокам исполнения: срочные, требующие исполне­ния в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен

По происхождению: служебные, затрагивающие интере­сы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.

По степени гласности: обычные, секретные и для служебного пользования.

По юридической силе: подлинные и подложные документы.

По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии.

По срокам хранения документы подразделяют на три груп­пы: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет) и длительного срока хранения (свыше 10 лет).

По роду деятельности документы подразделяются на си­стемы документации: плановая, организационно-распоряди­тельная, первичная учетная, расчетно-денежная, отчетно-ста­тистическая, по торговле, по ценообразованию и т.д.