Деловые беседы с подчиненными

Все деловые беседы как правило подчинены определенному плану, типичной драматургии и условно делятся на три категории:

1. беседы по определенному образцу, традиционные для организации;

2. свободные беседы, как правило начинаемые с постановки нового вопроса и в противоположность первым по предельно гибкому и скрытому на первый взгляд плану;

3. целенаправленные беседы со взаимным обменом информацией, иногда проводимые после предварительного информирования и подготовки сторон.

Опытный менеджер иногда в целях драматизации каких-то узловых дискуссий или обсуждения особо важных вопросов комбинирует, используя элементы композиции разных типов бесед. В любом случае надо четко соотносить время, место и продолжительность беседы с предполагаемым и желательным результатом.

Для правильной оценки результатов проведенной беседы, реакции собеседника и выработки дальнейшей тактики необходимо поставить перед собой следующие вопросы:

1. Четко ли были сформулированы вопросы и не осталось ли недопонимания?

2. Не была ли упущена важна информация?

3. Правильно ли был выбран тон и тип беседы?

4. Был ли собеседник откровенен или старался уклониться либо угодить?

5. Остался ли собеседник доволен результатом, какое у него сложилось впечатление?

6. Не было ли целесообразно для повышения эффективности беседы или достижения большого результата провести ее в другом месте и в другое время?

7. Ясно ли собеседник понял цель беседы и мою позицию?

8. Достаточно ли точно мною были поняты ответы и реплики партнера по беседе и оценена информация, или я попал под влияние второстепенных впечатлений, обстоятельств и собственных эмоций?

9. Правильно ли была выдержана дистанция, не был ли собеседник поставлен в неловкое положение, не играл ли роль обиженного?

10. Какая из сторон осталась больше удовлетворена ходом и результатом беседы? Почему? Остались ли неразрешенные вопросы?

Если вы стремитесь к достижению позитивного хода беседы и хорошего настроения собеседника, начните разговор с любой положительной информации, не употребляйте слов, вызывающих негативные ассоциации, ведите беседу в тоне как будто вы уже давно разговариваете и обсуждаете вопрос, старайтесь не находиться прямо напротив вашего собеседника, но все же смотрите ему в глаза, если это не ведет к появлению у него неловкости и страха, старайтесь, чтобы перед глазами собеседника была эстетически благоприятная картина (лучше всего солнечный, светлый пейзаж с большим количеством неба), стремитесь к тому, чтобы собеседник при этом не испытывал чувства голода, жажды, какого-то иного подавляющего желания, попробуйте приспособить темп речи, дыхания, громкость голоса и интонацию к репликам и поведению вашего собеседника, не уставая контролировать его состояние и реакции.

К тону, выражающему готовность к взаимодействию, можно добавить соответствующую жестикуляцию: легкий наклон головы, умеренная жестикуляция около лица, пальцы, соединяющиеся наподобие купола, а также посадка на краю стула, жесты приближения, расстегнутый пиджак, доброжелательная улыбка.

Если в разгаре интересная беседа или сообщение подчиненного, или он заинтересованно выслушивает ваши предложения и доводы, старайтесь игнорировать телефон, пусть им займется ваш секретарь, но, если вы поставили собеседника в тупик, или он не справляется с потоком информации, найдите вежливый предлог и, извинившись, дайте задание секретарю или ответьте на телефонный звонок.

Нужно следить за выбором средств с точки зрения смягчения способов выражения мысли. Как и при общении с контрагентом, при беседе с подчиненным следует избегать его внутреннего сопротивления, моделируя высказывание в сторону смягчения.

Возвращаясь к примерам общения с персоналом, приведем ряд формулировок, стимулирующих деловую активность и позитивную установку на общее дело:

- поощрение высокой оценкой – «А вот здесь мне без Вас не обойтись…»

- стимулирование призывом к ответственности – «Теперь все упирается в Ваш участок…»

- активизация наделения полномочиями – «Помогите мне проконтролировать…»

- повышение активности совместным обсуждением – «Давайте обдумаем этот вопрос вместе…»

- верой в успех – «На этот раз у Вас должно все получиться»

- соревновательностью – «У кого есть более интересные предложения?»

- предоставлением приоритета – «Я распорядился, чтобы вся информация по Англии в первую очередь направлялась сейчас вам».

- методом сравнения – «В прошлом году на ту же дату мы имели вдвое больше подписанных контрактов».

Для достижения успеха важно правильно оценить ситуацию общения, учитывая, три переменных:

1. социальную дистанцию между говорящими;

2. власть одного над другим. (формализованную или только фактическую);

3. степень вашего внедрения в личную сферу адресата.

С точки зрения такта обычно выделяют пять шкал оценки высказывания: шкала затрат и выгоды, шкала авторитетности, шкала свободы выбора, шкала социальной дистанции и шкала косвенности. Особое значение приобретают вопросы вежливости и такта при выражении побуждения, ибо вежливость здесь находится в прямо-пропорциональной зависимости от степени свободы выбора решения, которую обычно подразумевает та или иная форма. Так, например, вопросительная форма просьбы, как бы запрашивающая о возможности собеседника, более вежлива по сравнению с вопросом о его желании, так как предоставляет ему большую свободу «выхода из игры». Ведь лучше признаться в отсутствии возможности, чем в отсутствии желания. Также форма гортатива, побуждения к совместному действию, снимая однонаправленность волеизъявления, более вежлива, чем форма императива второго лица. По принципу вежливости можно выделить три категории наиболее типичных для деловых бесед высказываний:

1. вежливые: предложение, приглашение, обещание, благодарность, похвала и поздравление;

2. невежливые: приказ, совет, рекомендация, наставление, просьба, обвинение, хвастовство;

3. нейтральные: утверждение, предположение, заявление и т.д.

Используя стратегию намека, опытный в деловом отношении партнер стремится при побуждении употреблять, во-первых, мягкие оптативные (желательные) формы, во-вторых, футуральные формы индикативные и формы настоящего времени со значением ближайшего будущего, гортатив, модальные и перформативные глаголы со значением необходимости, что, как бы отражая объективность, передает стремление говорящего отразить мотивы вынужденного побуждения.

Такая косвенность и ведет к замене наименее ассоциативно неприятных слов синонимами и антонимами.

Дальнейшее углубление речевой стратегии намека требует с одной стороны, использования риторических приемов, с другой, ведет к отходу от принципов речевой кооперации. Риторика представляет собой множество отклонений, которые могу быть сведены к норме лишь посредством автокоррекции.