Методическая инструкция по выполнению лабораторной работы

ТЕМА: Microsoft Access. Создание таблиц в табличном режиме, с помощью Мастера.

ЦЕЛЬ: Изучить структуру окна СУБД Microsoft Access, научиться создавать таблицы в табличном режиме, с помощью Масера.

ОБОРУДОВАНИЕ: ПЭВМ.

1. Порядок выполнения работы.

1. Подготовить ПЭВМ к работе.

2. Ознакомиться с методической инструкцией по выполнению работы.

3. Выполнить упражнения, используя файл базы данных Учебная база данных ХХХ.mdb (где ХХХ – Ваша фамилия), который находится С:\Мои документы\YYY (где YYY – имя Вашей рабочей папки).

2. Теоретическая часть. Запуск Microsoft Access и создание или открытие баз данных

Запуск Access осуществляется по команде Пуск/Программы/Microsoft Access или двойным щелчком по кнопке с изображением ключа на Рабочем столе Windows. Появится стартовое окно Access с диалоговым окном (рис. 1).

Рис 1. Стартовое окно Microsoft Access

Диалоговое окно позволяет выбрать один из следующих вариантов работы:

1. Создание новой базы данных (бд);

2. Создание бд с помощью мастера;

3. Открытие одной из существующих бд.

В результате выбора Новая база данных создается пустая БД, в которую впоследствии можно поместить таблицы, формы, отчеты и т.д. В появившемся диалоговом окне Файл новой базы данных следует открыть папку, в которой будет храниться база данных, ввести имя файла и нажать кнопку Создать (рис. 2).

рис. 2. Диалоговое окно Файл новой базы данных

В результате выбора Запуск мастера появится диалоговое окно Создание, содержащее во вкладе Базы данных список наиболее популярных БД (рис. 3).

рис. 3 Диалоговое окно Создание

Следуя инструкциям мастера, можно создать выбранную БД.

В случае необходимости открыть существующую базу данных следует из раз­дела Открытие файла выбрать имя базы, которую нужно открыть. Если необ­ходимая база данных не указана в этом списке, её можно отыскать в окне От­крытие файла базы данных (рис. 4), которое открывается после щелчка на строке Другие файлы...

рис.4 Диалоговое окно От­крытие файла базы данных

Открыть файл можно в одном из двух режимов:

• Открыть - режим коллективного доступа. Когда вы открываете файл базы данных в этом режиме, доступ к нему будет разрешен другим пользовате­лям, они могут открыть его и работать с объектами базы данных одновре­менно с вами. Причем все пользователи будут иметь возможность как про­сматривать данные, так и изменять их.

• Открыть монопольно — режим монопольного доступа. В этом случае никто другой не сможет открыть этот файл, пока вы его используете.

Замечание: Если стартовое окно Microsoft Access отсутствует, тогда открытие существующей БД можно произвести по команде Файл/Открыть, а создание новой — по команде Файл/Создать.

После выполнение вышеописанных операций появится главное окно Microsoft Access Структура окна Microsoft Access.

У строки заголовка Microsoft Access типичный состав. Она содержит кнопку для открытия системного меню, имя прикладной программы, имя открытой базы данных (если окно базы данных развёрнуто на всё окно приложения), кнопки управле­ния представлением окна, кнопку для закрытия окна.

Строка меню по умолчанию расположена под строкой заголовка. Она содержит имена меню, в которые объединены по функциональному признаку команды и опции. Щелчок на любом из пунктов меню приводит к появлению соответствующего подменю. Команды этих подменю бывают трех типов:

• выполняемые. Они вызывают конкретные действия;

• вызывающие меню следующего уровня (рядом с такими командами изображен треугольник);

• вызывающие диалоговые окна (после таких команд стоит многоточие).

Перечень пунктов меню и их содержание изменяются в зависимости от режима работы Microsoft Access. Программа имеет три ос­новных режима работы:

1. Режим конструктора, в котором создаются и модифицируются объекты БД;

2. Режим запуска, в котором можно выполнять некоторые операции, не от­крывая базу данных;

3. Режим выполнения, в котором отображаются окна объектов базы данных. (Данный режим имеет различные названия, что зависит от того, с каким объ­ектом работает пользователь. При работе с таблицей, этот режим называет­ся режимом таблицы, при работе с формой - режимом формы и т.д.)

Панель инструментов представляет собой набор графических кнопок, назначение которых – ускоренный вызов команд меню. Её можно перемещать по экрану и изменять в размерах. Обычно Microsoft Access отображает панели инструментов, необходимые для работы в том или ином режиме. С помощью команды Вид/Панели инструментов можно отобразить, спрятать, настроить любую панель, создать новую, включить отображение крупных кнопок, вплывающих подсказок о назначении кнопок, цветных пиктограмм на кнопках.

В строке состояния в левой части отображается информация о текущем. режиме работы системы, справа — индикаторы клавиатуры. Вывод данной строки в главном окне Access или отмена ее вывода осуществляется по команде Сервис/Параметры/Вид.

В рабочей области главного окна Access располагается окно БД. В нем сосредоточены все «рычаги управления БД».

В строке заголовка окна БД всегда отображается имя открытой БД.

С помощью вкладок можно выбрать тип нужного объекта

Кнопки, расположенные вдоль правого края окна БД, используются для работы с текущим объектом БД: создания, открытия, изменения (кнопка Конструктор).

В рабочей области окна БД отображается список объектов БД. Повлиять на представление объектов в списке можно по команде Вид.

Эта команда позволяет отображать объекты крупными значками, мелкими значками, в виде списка (режим, используемый по умолчанию), в виде таблицы с характеристиками объектов (с именами, датами создания, датами последней модификации, описаниями) и упорядочивать объекты по какой-либо одной из них.

рис 5. Главное окно базы данных