Учебно-методический комплекс

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

и Документационное

обеспечение управления

Программа преддипломной практики для студентов

Челябинск 2008

Федеральное государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Челябинская государственная академия культуры и искусств»

Факультет книжного бизнеса, документоведения и музееведения

Кафедра документоведения и музееведения

Утверждаю

Первый проректор

______________ Н. П. Соболенко

«___» ______________ 200 г.

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

и документационное

обеспечение управления

Программа преддипломной практики для студентов 5 курса,

обучающихся по специальности 032001

Документоведение и документационное обеспечение управления

Челябинск 2008

УДК 002 (073)

ББК: 65.050.2 я 73

Д 63

Составители: А.В. Лушникова, канд пед. наук, зав. кафедрой документоведения и музееведения, А.В. Штолер, канд. пед. наук, декан ФКДМ

Рекомендовано на заседании кафедры документоведения и музееведения 2008 г., протокол № 5 от 02.12.2008

Д 63

Документоведение и документационное обеспечение управления : программа преддипломной практики для студентов 5 курса, обучающихся по специальности 032001 Документоведение и документационное обеспечение управления / сост. А.В. Лушникова, А.В. Штолер; под ред. А. В. Лушниковой; ФГОУ ВПО «ЧГАКИ». – Челябинск, 2008. – 22 с. – (Учебно-методический комплекс).

В соответствии с учебным планом государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования студенты на 5 курсе обучения проходят преддипломную практику по документоведению документационному обеспечению управления. Программа включает в себя организацию и порядок проведения практики, методические рекомендации по выполнению заданий.

Печатается по решению редакционно-издательского совета ЧГАКИ

Рецензент: И.Н. Шибакова, кандидат исторических наук, доцент ЮУрГУ

© Челябинская государственная академия культуры и искусств, 2008

Содержание

I. Организация и проведение, защита преддипломной практики
1.1. Требования к организации, условия проведения и защиты практики	5
1.2. План-график практики	8
II. Методические рекомендации по выполнению заданий преддипломной практики
2.1. Содержание преддипломной практики и методические рекомендации по выполнению заданий	9
2.2. Методические рекомендации по подготовке отчетной документации	14
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1. Протокол защиты преддипломной практики студентов	15
Приложение 2. Дневник практики студента	16
Приложение 3. Отчет о преддипломной практике	17
Приложение 4. Характеристика	18

I. Организация и проведение

преддипломной практики

1.1.Требования к организации, условия проведения

и защиты практики

В процессе обучения студенты последовательно проходят три вида практики: учебную по документоведению, производственную по технологии документационного обеспечения управления и преддипломную. В соответствии с ГОС ВПО преддипломная практика является завершающим этапом закрепления и обобщения теоретических знаний и формирования практических навыков специалиста. Практика проводится на базе конкретного учреждения в соответствии с программой, разрабатываемой высшим учебным заведением. Руководство практикой осуществляется руководителем практикой от вуза и организации, на которой студент проходит практику. Руководитель практики от вуза обеспечивает научно-методическое руководство и контроль за выполнением плана практики; руководитель практики от учреждения организует проведение практики студентов в полном соответствии с согласованной программой и планом прохождения практики. По итогам практики студент должен предоставить отчет в сроки, установленные вузом.

Преддипломная практика специальности 032001 Документоведение и документационное обеспечение управления проводится на 5 курсе. Преддипломная практика проводится в 10 семестре в соответствии с утвержденным учебным планом и графиком учебного процесса вуза. Продолжительность преддипломной практики – 4 недели, продолжительность рабочего дня – 8 часов.

Преддипломную практику студент может проходить в любой организации, выбранной им как объект оргпроектирования. Преддипломная практика может проводится в государственных органах федерального уровня, субъектов федерации, муниципального уровня, в государственных, общественных, кооперативных и коммерческих учреждениях, организациях, фирмах, предприятиях в службах документационного обеспечения управления (ДОУ). Во время практики студенты работают на должностях секретарей-референтов руководителей организаций, секретарей структурных подразделений, специалистов канцелярий, отделов кадров, архивов или других подразделений, осуществляющих делопроизводственное обслуживание.

Руководство практикой осуществляют совместно руководитель практики от организации (контроль качества выполняемой работы непосредственно на рабочем месте) и преподаватель кафедры (методическое руководство и контроль за полнотой выполнения программы практики).

Основная цель преддипломной практики – закрепляет и обобщает теоретические знания, показывает сформированность практических учений и навыков работы специалиста-документоведа.

Задачи преддипломной практики:

• изучение и анализ студентами нормативно-правовых и нормативно-методических документов, определяющих организацию и технологию документационного обеспечения управления в учреждении (уставы, положения, инструкции по делопроизводству, должностные инструкции, правила, регламенты и т.п.);

• изучение и анализ студентами системы документации, системы делопроизводства;

• изучение и анализ структуры и функций службы, системы руководства, в целом состояния ДОУ конкретной организации;

• проектирование унифицированных форм документов;

• выявлять закономерности изменения объема документооборота и проектировать его рациональную организацию;

• составлять техническое задание на проектирование систем информационно-документационного обеспечения деятельности конкретной организации;

• разрабатывать проектные решения по совершенствованию ДОУ в целом или ее составных частей;

• разрабатывать и внедрять новейшие информационные технологии в организации;

В процессе преддипломной практики студент должен закрепить умения и навыки работы с документами на всех стадиях их движения (первичная обработка документов в экспедиции, работа с документами в канцелярии, регистрация, контроль, исполнение документов в структурных подразделениях, их отправка, организация хранения, подготовка документов к сдаче в архив, хранение и т. д.). Во время преддипломной практики студент должен показать владение методами сбора, анализа, проектирования систем документационного обеспечения управления, методикой унификации и стандартизации управленческих документов, методами проектирования автоматизированных систем учета, регистрации, контроля и информационно-справочной работы с документами организации; методикой составления классификационных справочников; критериями проведения экспертизы ценности документов и определения срока их хранения, методами расчета эффективности проектируемых систем и др.

Одним из условий прохождения преддипломной практики является соблюдение студентами правил внутреннего распорядка организации.

Формой итогового контроля по результатам практики является защита с дифференцированной оценкой, выставляемой на основе отчета и харак-теристики организации. Срок предоставления отчетов и характеристик – три дня после окончания практики.

Преддипломная практика завершается защитой, для чего по ее окончании создается комиссия из представителей учреждений, являющихся руководителями практики, и преподавателя-руководителя от академии. На заседании комиссии на основании отчетов студентов подводятся итоги по проделанной работе. В отчетах дается характеристика базы практики, своевременность прибытия на практику, итоги защиты, выполнение программы практики, предложения по организации и совершенствованию практики. На заседании комиссии руководитель практики от вуза дает свою характеристику о прохождении практики студентами. По итогам заседания комиссии по защите практики составляется протокол защиты практики (приложение № 1) с итоговой оценкой работы каждого студента. Эти оценки преподаватель проставляет в ведомости деканата и зачетные книжки студентов. Отчеты предоставляются в деканат не позднее 7 дней после окончания практики.

Студенты, не выполнившие программу практики по уважительной причине, направляются на практику вторично в свободное от учебы время.

Студенты, не выполнившие программу практики без уважительной причины или получившие отрицательную оценку, отчисляются из академии как имеющие академическую задолженность в порядке, предусмотренном уставом вуза.

Каждый студент должен знать время и место прохождения практики, ее программу, а также фамилию преподавателя-руководителя от академии и организации.

Во время практики студент-практикант обязан:

• подчиняться действующим в учреждении правилам охраны труда и внутреннего трудового распорядка;

• выполнять все задания, предусмотренные программой практики;

• вести учет своей работы и своевременно отчитываться о ее выполнении;

• изучить и строго выполнять правила техники безопасности в работе с устройствами, компьютерной техникой, используемой в ходе практики.

В случае болезни или других уважительных причин, имевших место в ходе практики, студент обязан отработать все пропущенные рабочие дни

в полном объеме по согласованию с руководителем практики.

1.2. Примерный план-график практики

Наименование тем	Кол-ство дней
Знакомство с учреждением, его историей, задачами, функциями и его структурой Изучение функций, структуры и должностного состава службы делопроизводства (службы ДОУ). Анализ нормативно-правовой и нормативно-методической документации учреждения Выявление особенностей документирования деятельности учреждения Описание и анализ организации документооборота Описание правил оформления и регистрации документов и построения информационно-поисковой системы Отображение классификации и систематизации документов, формирование дел в текущем делопроизводстве, правила хранения документов в архиве предприятия. Экспертиза ценности документов, подготовка дел сдачи в архив Проектирование унифицированных форм документов, УСД, системы ИДО, АСУ, разработка нормативно-правовой и нормативно-методической документации конкретного учреждения, разработка документационного обеспечения маркетинговой деятельности предприятия, разработка формализованных и неформализованных текстовых документов для конкретной организации	1 3 2 2 2 1 8
Подведение итогов практики и ее защита	1
Итого	20

II. Методические рекомендации по выполнению заданий преддипломной практики

2.1. Содержание преддипломной практики и методические рекомендации по выполнению заданий

Знакомство с учреждением: история, функции, структура

На знакомство с учреждением (история учреждения, задачи учреждения, направления деятельности учреждения, структура учреждения, организация делопроизводства, история образования архивных фондов) отводится один день. Эта информация может быть получена в ходе беседы/ лекции с руководящими работниками учреждения, экскурсии по учреждению, его отделам. Необходимо обратить внимание на историю создания организации, ее задачи, направления деятельности, структуру и организацию делопроизводства в целом. Если учреждение имеет архив и историческую справку о фондообразователе, необходимо изучить их. Цель: получить представление о взаимосвязи структурных элементов организации делопроизводственной службы. Полученные данные фиксируются в дневнике практики (см. приложение 2). В конце первого дня практики происходит распределение по рабочим местам, знакомство с сотрудниками. Итогом первого дня становится составление структурной схемы организации, так как структура учреждения определяет его документооборот.

Изучение функций, структуры и должностного состава службы делопроизводства (службы ДОУ). Анализ нормативно-правовой и нормативно-методической документации учреждения

Изучение функций, структуры, должностного состава службы делопроизводства (ДОУ) предполагает: анализ документов, регламентирующих деятельность службы делопроизводства, изучение структуры делопроизводственной службы и составление ее графической схемы, определение должностного и численного состава службы делопроизводства и соответствие функций и должностных обязанностей сотрудников организации должностным инструкциям, выявление наличия автоматизации делопроизводственных процессов, названий и версий программ. В состав документов, которые необходимо изучить во время практики могут быть включены положения, инструкции по делопроизводству, должностные инструкции, номенклатуры дел и др.

Особое внимание необходимо обратить на степень автоматизации делопроизводственных процессов в организации: наличие компьютеров на рабочих местах, объединение их в сеть, использование специализированного программного обеспечения.

В результате изучение функций, структуры, должностного состава службы делопроизводства (ДОУ) студенту следует заполнить дневник практики, распределив информацию по следующим разделам:

• графическая схема структуры делопроизводственной службы организации. При отсутствии данной схемы в самой организации необходимо создать свою схему делопроизводственной службы на основе использования методов опроса и наблюдений

• наличие или отсутствие основных нормативных документов учреждения, степень регламентации производственных процессов, особенности организационной структуры службы ДОУ

• должностной и численный состав службы делопроизводства и соответствие функций и должностных обязанностей ее сотрудников должностным инструкциям: (использовать метод опроса)

• названия и версии компьютерных программ, имеющихся в организации, название автоматизированных делопроизводственных операций: регистрация, контроль исполнения, движение документов, хранение, информационно-поисковая работа и т.д. (методы наблюдения и опроса)

Выявление особенностей документирования деятельности учреждения

Применяя знания, полученные в процессе изучения курса «Доку-ментоведение» и прохождения учебной практики, необходимо выявить систему документации, используемую в организации, и основные виды документов, которыми оформляются различные функции. Следует отметить правильность оформления документов и их особенности. Кроме того, изучить техническую оснащенность процессов документирования, определить технические и программные средства, используемые для изготовления документов, передачи информации, степень оснащенности рабочих мест сотрудников организации и службы делопроизводства компьютерами, организационной техникой и средствами связи. Все полученные данные фиксируются в дневнике практики.

В дневнике практики необходимо описать имеющиеся в организации системы документации, виды документов, дать анализ одного из документов каждой группы.

Описание и анализ организации документооборота

На основе схемы организационной структуры учреждения необходимо анализировать движение входящего, исходящего и внутреннего документопотоков, определить способы получения документов и их отправки (почта, курьеры, факс, электронная почта), изучить основных корреспондентов. При изучении документооборота выяснить состав видов документов каждого документопотока. Необходимо изучить порядок первичной обработки поступающих документов (централизованный, децентрализованный, смешанный), ознакомиться с правилами приема, сортировки и отправки документов. Особое внимание необходимо уделить порядку передачи документов внутри организации.

В случае, если Вы работаете секретарем-помощником руководителя, вы дополнительно изучаете функции секретаря по документному и бездокументному обслуживанию руководителя и т. д.

К анализу делопроизводства в учреждении или структурном подразделении необходимо подходить критически, сопоставляя конкретную систему работы с документами с действующими требованиями нормативно-методической базы. Замеченные недостатки и несоответствия в документационном обеспечении управления обговариваются с руководителем практики от учреждения. Замечания необходимо внести в отчет и дневник практики по следующей схеме:

• порядок учета документов, процент корреспонденции, получаемый

организацией по почте, факсу и компьютерной почте

• рассчитать объем документации за предшествующий месяц по организации в целом или по структурному подразделению

Описание правил оформления и регистрации документов и построения информационно-поисковой системы

Изучение системы регистрации документов начинается со знакомства с ее организацией: централизованно или децентрализованно проводится регистрация, какие документы в каких структурных подразделениях подлежат регистрации. Необходимо выяснить, существует ли деление документов на регистрируемые и нерегистрируемые, закреплено ли это деление в инструкции по делопроизводству.

При наличии в организации автоматизированной системы регистрации необходимо выявить состав реквизитов, вносимых в карточку в автоматическом и полуавтоматическом режимах, изучить созданные базы данных, установить ведение параллельных форм регистрации. Необходимо также выяснить какое структурное подразделение (или отдельный сотрудник) выполняет функции контроля за сроками исполнения документов, выявить документы, регламентирующие данную систему контроля (например, инструкции по делопроизводству). По инструкции определить функции инспектора по контролю, технические операции, проводимые с контролируемыми документами, и аналитические по результатам контроля. Полученные данные, их соответствие установленным требованиям фиксируются в дневнике практики:

• применяемые в организации регистрационные формы документов, форм (приложение к отчету: образцы регистрационных форм)

• указать на каких носителях в организации создан справочно-информационный фонд, кто отвечает на запросы, какие категории сотрудников имеют право пользоваться информационно-справочной системой

• указать взаимосвязь регистрации и контроля документов

• указать перечни документов, подлежащих контролю, установить количественные данные и сроки исполнения документов.

Отображение классификации и систематизации документов, формирование дел в текущем делопроизводстве, правила хранения документов в архиве предприятия. Экспертиза ценности документов, подготовка дел сдачи в архив

Выявить и изучить применяемые в организации классификационные справочники (классификаторы, номенклатуры дел и др.), записать в дневниках тип классификатора, схемы классификации или их отсутствие, правильность составления в случае наличия. Выяснить структурное подразделение, ответственное за ведение номенклатуры дел (архив, канцелярия). Проанализировать порядок оформления дел, самостоятельно провести группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, если есть недостатки в оформлении номенклатуры дел или при оформлении дел – отразить в дневниковых записях: номенклатура дел организации, ее качество, наличие всей необходимой информации, порядок оформления дел.

Выяснить, создана ли в организации экспертная комиссия, есть ли положение о ней. При работе в данном направлении студент участвует в подготовке документов для сдачи в архив, готовит дела за предыдущие годы (проверка правильности оформления дел и их формирования), готовит внутренние описи и листы-заверители, нумерует листы, оформляет обложки дел, на подготовленные к сдаче дела составляет описи для сдачи дел в архив учреждения. В дневнике практики студент указывает:

• процедуру оформления результатов экспертизы ценности документов

• анализ ранее составленных описей дел за прошлый год, их соответствие установленным формам.

Проектирование унифицированных форм документов, УСД, системы ИДО, АСУ, разработка нормативно-правовой и нормативно-методической документации конкретного учреждения, разработка документационного обеспечения маркетинговой деятельности предприятия, разработка формализованных и неформализованных текстовых документов для конкретной организации

Проектная часть является необходимой составным компонентом преддипломной практики. Окончательное оформление проектной части предлагается в оргпроекте выпускной квалификационной работы. Оргпроект, предлагаемый студентом-практикантом, может коснуться как всей организационной структуры предприятия, так и отдельного структурного подразделения или направления документационного обеспечения управления. Это предполагает формулирование различных форм отчетности по оргпроектной части, в зависимости от области исследования. Данные материалы отражаются в отчете по практике, а в дневнике указываются только методы сбора и анализа информации, методы проектирования систем ДОУ по соответствующему направлении. Возможные схемы оргпроекта:

• Проверка надежности и достоверности содержащейся в документе информации и разработка стилистически-верных норм для формуляров различных документов при использовании методов внешнего и внутреннего анализа существующих документов (традиционные методы: статистический анализ, морфологичесикй анализ; контекстный анализ: информационный, проблемно-мотивационный, структурно-тектонический, контент-анализ); стилистика документов (функциональный: научный, официально-деловой, публицистический); стилистика делового документа и носитель информации: традиционный, современный, возвышенный, неформальный, примитивный и др. (этические нормы обращения, содержания, шрифтовое решение, использование формальных и неформальных реквизитов, цели, фактологическое содержание), разработка формализованных и неформализованных документов и др.

• Разработка приказов (выписка из приказов), инструкций, докладных записок по основной деятельности; документов по деятельности коллегиальных органов; подготовка деловой корреспонденции (инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.) и т.п.

• Разработка кадровых документов с использованием Альбома унифицированных форм: приказы по личному составу (простые, сводные) в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, Постановления Госкомстата от 05.01.2004 г.: оформление командировок, штатного расписания, создание форм первичной учетной документации, оформление документов при приеме сотрудников на работу и переводе на другую работу, оформление документов о предоставлении отпуска, поощрении сотрудников, оформление документов об увольнении сотрудников и др.

• Разработка нормативно-методических документов деятельности секретаря, делопроизводителя, архивиста, сотрудника кадровой службы и др.: составление и оформление должностной инструкции, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов организации, альбома форм документов организации,

• Разработка рациональных схем делопроизводства, деятельности специалистов-документоведов, секретарей-референтов, помощников руководителей, референтов и др. Разработка эффективных схем организации рабочего места, рабочего дня, способов обработки информации и др.

• Анализ существующей и разработка более совершенной структуры и состава информационного обеспечения управления (ИОУ) при использовании средств вычислительной и организационной техники, информационных технологий: структура и состав ИОУ; отбор источников информации (сбор первичных и вторичных данных, анализ информации, систематизация информации, построение модели ИОУ) и др.