2. Структура, форми подання та відображення економічної інформації

Структура економічної інформації достатньо складна і може включати різні комбінації інформаційних сукупностей, які володіють певним змістом. Під інформаційною сукупністю розуміють групу даних, яка характеризує об'єкт, процес, операцію.

Розглянемо структуру, форми подання та відображення економічної інформації. Економічна інформація може бути подана таким чином:

Символ  реквізит  показник  масив  і нформаційний потік   інформаційна база

Символ — елементарний нетрадиційний сигнал інформації, який немає самостійного значення. Наприклад — цифра, літера, знак.

Реквізит — найпростіша структурна одиниця інформації, яка є неподільною на смисловому рівні. Вони бувають двох видів:

• реквізит-основа — містить кількісну характеристику суттєвості і позначаються великими літерами алфавіту і слугує основним елементом при побудові формул. Наприклад — кількість, ціна, сума..

• реквізит-ознака — містить якісну характеристику суттєвості і позначається маленькими літерами алфавіту і слугують в якості індексів у формулах. Наприклад — склад, одиниця виміру, назва матеріалу.

Виходячи з вищесказаного можемо сказати що економічний показник — це інформаційна сукупність яка складається із реквізитів-ознак і реквізитів-основ, тобто, інформація яка має остаточний економічний зміст. На основі показників складаються документи. Документи, які використовуються в процесі управління, планування , обліку, можуть включать один або декілька показників.

Набір взаємопов'язаних даних однієї форми з усіма її значеннями являє собою масив даних. Наприклад — сукупність даних про рух грошових коштів на підприємстві.

Сукупність масивів, що стосуються однієї ділянки управлінської роботи, називається інформаційним потоком.

Сукупність інформаційних потоків, які характеризують управлінську роботу, пов'язану з виконанням певної функції називають інформаційною базою.

2.3. Система класифікації та кодування економічної інформації.

Важливою складовою інформаційного забезпечення являється система класифікації і кодування.

Класифікація обов’язковий етап попередньої підготовки економічних даних до автоматизованої обробки, а також передумова раціональної організації інформаційної бази і моделювання інформаційних процесів.

Її можна визначити як складову інформаційного забезпечення будь-якої інформаційної системи, яка належить до мовних засобів управління. Тому класифікація є основою для кодування інформації і наступного її пошуку.

Система класифікації — це сукупність методів і правил розподілу множини об'єктів (М) на підмножину(М_ij) в відповідності з признаками подібності або розходження.

Об’єкт класифікації — елемент класифікаційної множини.

Класифікаційне групування — підмножина об’єктів, які отримані в результаті класифікації.

Класифікатор має вигляд, поданий у табл. 2.1.

Таблиця 2.1

Коди	Назви класифікаційних угрупувань та об’єктів класифікації
01	Адміністрація
0101	Директор
0102	Головний бухгалтер
02	Склад
0201	Завскладом
0202	Комірник

Класифікатори можуть створюватися системним або лока­льним способом. За системним способом створення класифіка­торів враховуються вимоги різних рівнів управління (підпри­ємств, міністерств, відомств тощо), за локальним способом - ви­моги у межах одного підприємства.

Прикладом системних класифікаторів є національні статистичні класифікатори України: класифікатор валют (КВ), класифікатор ос­новних фондів (КОФ), класифікатор форм власності (КФВ) тощо.

Прикладами локальних класифікаторів є: класифікатор контра­гентів, класифікатор ТМЦ, класифікатор співробітників тощо.

При розробці класифікаторів рекомендується дотримуватися таких принципів:

• зміст назв об’єктів класифікації має відповідати вимогам дер­жавних стандартів або інших регламентів;

• значність кодів повинна бути мінімальною в цілях економії ча­су на їх введення, перевірку, обробку;

• класифікаційні ознаки мають бути єдиними для всієї множини об’єктів;

• кожний код має позначати лише один об’єкт класифікації і для кожного об’єкта призначається лише одне місце у класифіка­торі;

• система класифікації і кодування інформації має забезпечити необхідний резерв для новостворених об’єктів без зміни струк­тури класифікатора;

• коди об’єктів, які вибули, не повинні бути присвоєні новим об’єктам;

• система кодів має бути єдиною для різних рівнів управління;

• система кодування має передбачати виявлення програмним способом помилок при введені або записі кодів.

Розрізняють два методи класифікації — ієрархічний і фасетний метод класифікації.

Ієрархічний метод класифікації — це послідовний поділ множини об’єктів на підлеглі класифікаційні групування.

Переваги: логічність побудови, чіткість виділення ознак, великий обсяг інформації, зручність використання.

Недоліки: жорстка структура, відсутність резервного обсягу.

Фасетний метод класифікації — паралельний поділ множини об’єктів на незалежні класифікаційні групування.

Фасет — набір значень одного признаку класифікації. Фасети взаємно незалежні. Кожен об'єкт може одночасно входити в різні класифікаційні угрупування.

Переваги: гнучкість структури (пристосування до змін у задачах), дає можливість включати нові фасети чи видаляти старі).

Недоліки: недостатньо повне використання обсягу.

Рис. 2.1. Ієрархічна класифікація

ФАСЕТИ

Значення	Ф 1	Ф 2		Ф k
1	//////////////////
2
3
4
5
...

Рис.2.2. Фасетна класифікація

Наприклад, розглянемо фасетну класифікацію контрагентів у разі використання двох ознак (фасет): за галузями економіки, за характером відносин з підприємством (табл. 2.2).

Таблиця 2.2