Вопрос 4.

Совещание – совместное обсуждение с кем-либо чего-либо;

заседание, посвященное обсуждению каких-либо вопросов, действий, мер

Синонимы: пятиминутка, летучка, оперативка, планерка.

Так как в принятии решений задействовано много работников, такой вид управленческой деятельности - наиболее дорогостоящий, т.к. стоимость совещания складывается из заработка всех его участников, заработка всех готовящих его и обслуживающих, затрат на аренду (использование) помещения, оргтехнику и др. накладные расходы.

Поэтому совещание должно быть тщательно подготовлено.

Технология организации и проведения делового совещания

Этапы

Элементы

1.Подготовка 2.Проведение 3. Подведение итогов и принятие решения 4. Контроль за выполнением решения

Определение целесообразности проведения совещания (определяется также тема и цель совещания) Определение повестки дня Определение состава участников (кто и какую подготовительную работу должен вести) Назначение даты и времени совещания Определение места проведения Подготовка участников совещания Продолжительность совещания Регламент (порядок ведения заседания, правила его ведения) Протокол Выводы Определение тех, кто и в какие сроки должен выполнить определенный объем работ Определение формы подведения итогов совещания Способы выработки решения Определение лиц, осуществляющих контроль за выполнением решения

Функции совещаний:

1. Планирование является необходимым элементом управления организацией и создает предпосылки для эффективной работы

2. Четкое распределение обязанностей позволяет конкретизировать роль каждого члена организации в работе, экономит время и способствует эффективной деятельности

3. Получение максимально полной информации обусловливается присутствием на совещаниях широкого круга лиц

4. Принятие решений проводится с помощью голосования или полного соглашения всех участников

5. Непременный обмен опытом между представителями руководящего состава и подчиненными

6. Обсуждение текущего производственного процесса, когда оценивается состояние дел на текущий момент, идет поиск путей решения возникших проблем

7. Реагирование на претензии, обсуждение жалоб клиентов и потребителей, нахождение способов удовлетворения претензий и возможностей их не повторения

8. Согласование действий, когда они подчиняются одной цели – повышению результативности труда (согласовывается работа представителей всех звеньев)

Типы совещаний

1. Планерка. Цель – составление планов текущей работы. Планирование обычно отнимает слишком много времени, поэтому этот тип совещания очень эффективен тем, что встречи проводятся небольшими рабочими группами. Проводятся планерки регулярно, в определенный день недели, либо ежедневно, в начале или середине дня. Планерки носят менее формальный характер, что представляет возможность для общения и участия рядовых сотрудников в управлении организации.

2. Деловое совещание. Цель – принятие решений. Характеризуется четким соблюдением формальных процедур, ролей, правил. На этих встречах происходит обмен информации, обсуждение и принятие какого-либо решения по поставленной проблеме.

3. Инструктаж. Цель – передача информации сотрудникам о характере и цели работы, предупреждение об ответственности. На этих совещаниях не принято обсуждение вопросов – решения уже приняты вышестоящими инстанциями. От руководителей требуется лишь проинструктировать людей, ответить на вопросы и проверить, правильно ли понята всеми участниками совещания их роль.

4. Производственные совещания проводятся с целью коллективного обсуждения проблем, На таких встречах подводятся итоги проделанной работы, обсуждаются ситуации, возникшие в той или иной рабочей группе. Характеризуются ненормируемыми временными рамками и непринужденностью обстановки. Обычно на них не приглашаются посторонние.

5. Консультации собираются на производстве с целью выяснения дополнительной точки зрения и получения информации от специалистов по какому-либо вопросу. На эти встречи приглашаются клиенты, сотрудники, представители общественных организаций – все, кто может дать нужную информацию. Важно создать атмосферу доверия и непринужденности, способствующую раскрепощению людей и возникновению у них чувства сопричастности к процветанию организации.