Упражнение 3. Преобразование в другие форматы

Встроенные инструменты Power Point дают возможность рассылать слайды презентации по электронной почте, помещать их в общие папки Outlook, вставлять презентации в документы Word или преобразовывать в web-страницы, которые можно опубликовывать в интрасети или через Интернет.

Чтобы добавить презентацию в файл Microsoft Word, выполните следующие действия.

1. Откройте презентацию План.ppt.

2. Выберите команду Файл ► Отправить ► Microsoft Word.

3. В появившемся окне диалога Отправка в Microsoft Word выберите вариант размещения слайдов и заметок на страницах документа Word.

4. Переключатель Добавить слайды в документ Microsoft Word предлагает два режима вставки презентации:

• Вставить — добавляет в документ Word копию презентации, которая хранится в документе.

• Связать — связывает документ Word с презентацией. При этом вы видите содержание презентации в окне Word, но исходная информация остается в файле данных PowerPoint. При таком подходе обновление презентации влечет за собой одновременное обновление документа Word, однако, для переноса такого документа, например на другой компьютер, необходимо копировать не только документ Word, но и саму презентацию, связанную с этим документом.

5. Щелкните па кнопке ОК. В результате автоматически запустится приложение Word, откроется новый документ, в который будет вставлена презентация. Теперь, пользуясь широкими возможностями текстового процессора, вы сможете снабдить слайды необходимыми пояснениями и распечатать их на принтере.

Промежуточным вариантом между распечаткой прозрачных пленок и электронным слайд-шоу является презентация, сохраненная в формате HTML. Полученные таким образом web-страницы можно опубликовать на web-узле, предоставив к ним доступ через интрасеть или Интернет. Презентацией в виде web-страниц нельзя управлять, пользователь сам перемещается по слайдам. Но вы можете разместить на слайдах гиперссылки, подобные тем, которые были добавлены в файл План.ppt на предыдущем занятии. Гиперссылки помогают пользователю ориентироваться в презентации. Давайте сохраним презентацию План.ррt в формате HTML.

5. Выберите команду Файл ► Сохранить как web-страницу. В открывшемся окне диалога выберите папку для web-страниц и в качестве имени введите название главного HTML-файла, с помощью которого будет инициирован просмотр презентации.

6. Щелкните на кнопке Опубликовать. Откроется окно диалога Публикация веб-страницы.

8. Выберите положение Все перечисленные обозреватели переключателя Поддержка обозревателя, чтобы презентация одинаково хорошо смотрелась как в Internet Explorer, так и в Netscape Navigator.

9. Щелкните на кнопке Опубликовать.

PowerPoint создаст в указанной папке индексный файл с указанным именем и расширением HTML и добавит в эту папку вложенную папку, в которой разместятся остальные файлы web-страниц презентации.

12. Откройте Проводник, найдите в нем файл План.htm и дважды щелкните на нем.

Первый слайд презентации откроется в окне стандартного браузера Windows. Если вы не изменяли параметры Web, то в правую часть окна браузера будет выведена структура презентации, а снизу появятся кнопки навигации, позволяющие перемещаться по слайдам. В презентации План.ptt слайды можно также переключать щелчками на стрелках с гиперссылками, добавленными на предыдущем занятии.

Разработка слайд-фильма

В последнее время все большую популярность получают слайд-фильмы — скомпонованные последовательности слайдов со специальными эффектами, которые демонстрируются на большом экране с помощью компьютерного проектора или в интрасети.

Упражнение 4. Организация переходов

В обычном режиме слайды презентационной последовательности просто сменяют друг друга. Настроив переходы между слайдами, можно приукрасить этот процесс, заставив слайды плавно перетекать друг в друга.

1. Откройте файл План.ppt.

2. Выберите команду Показ слайдов ► Смена слайдов.

3. В списке Применить к выделенному слайду открывшегося в области задач окна Смена слайдов выберите один из доступных эффектов перехода, например пункт Наплыв вправо-вниз.

4. В списке Скорость раздела Изменить переход выберите положение переключателя среднее, чтобы задать среднюю скорость наплыва слайда. При этом настроенный переход будет показан в поле слайда. Если вы не успели рассмотреть переход, щелкните на надписи Просмотр, эффект перехода будет повторен.

5. Переберите все пункты списка Применить к выделенному слайду и отыщите тот вариант перехода, который лучше отвечает вашему вкусу.

6. В разделе Смена слайда установите флажок Автоматически после.

7. Введите в одноименное поле число 6. Теперь каждый слайд презентации будет демонстрироваться ровно 6 секунд, после чего автоматически появится следующий слайд.

8. Чтобы озвучить процесс перехода между слайдами, выберите в списке Звук один из предлагаемых звуков.

Установленный флажок по щелчку разрешает смену слайда щелком мыши до истечения установленного срока демонстрации.

9. Щелкните на пункте Применить ко всем, при этом настроенный переход будет назначен всем слайдам презентационной последовательности.

Если разным слайдам необходимо назначить различные переходы или неодинаковое время демонстрации, то, игнорируя пункт Применить ко всем, переходите последовательно от слайда к слайду и настраивайте переход для каждого. Продолжайте этот процесс, пока не переберете все слайды.

10. Выберите команду Показ слайдов ► Начать показ и понаблюдайте за автоматической сменой слайдов и анимационными эффектами, прослушайте звуки, сопровождающие переходы.

Настроить переход от кадра к кадру можно просто щелкнув правой кнопкой на слайде в обычном режиме и выбрав в контекстном меню команду Смена кадра. При этом отображается область задач с окном Смена кадра.

Упражнение 5. Анимация объектов

В дополнение к переходам между слайдами PowerPoint позволяет настроить анимацию объектов слайдов. Давайте изучим возможности анимации на примере пунктов маркированного списка.

1. Перейдите ко второму слайду презентации, который называется Содержание доклада.

2. Выберите команду Показ слайдов ► Настройка анимации.

В области задач откроется окно Настройка анимации. В центре окна перечислены все объекты слайда — это заголовок Заголовок 2 и элементы маркированного списка (рис. 3.1). Ниже находятся две стрелки, позволяющие менять очередность анимации выделенного элемента.

Рисунок 3.1 - Настройка анимации

3. Щелкните на пункте Заголовок 2 списка элементов. Раскрывающийся список Изменить предлагает варианты способов применения эффектов анимации с набором готовых схем анимации. Выберите для заголовка вариант Вход ► Жалюзи.

4. Щелкните на треугольнике рядом с выделенным элементом. В раскрывающемся списке, щелкнув на команде Параметры эффекта, вызовите на экран окно диалога Жалюзи с тремя вкладками, позволяющими уточнить параметры установки выбранной анимации, а также задать интервалы времени, определяющие скорость автоматического появления объекта и анимацию текста. Кроме того, параметры выбранной анимации (в данном случае, направление и скорость) можно уточнить в разделе Изменить.

5. Аналогичным образом назначьте анимацию элементам маркированного списка.

6. Нажатием клавиши F5 запустите показ презентации.

Упражнение 6. Скрытие слайда

Некоторые слайды презентации могут играть вспомогательную роль и демонстрироваться слушателям только при необходимости детального разъяснения конкретного вопроса. Такие слайды можно скрыть, и они не будут появляться в презентационной последовательности, однако докладчик в любой момент сможет вызвать их на экран с помощью специальных команд. Давайте скроем слайды 5 и 6 презентации План.ppt.

1. Переключитесь в режим сортировщика и выделите слайд 6.

2. Щелкните па кнопке Скрыть слайд панели инструментов Сортировщик слайдов.

4. Аналогично скройте слайд 5. Обратите внимание, что теперь номера слайдов 5 и 6 перечеркнуты, что указывает на их скрытый статус.

Чтобы вернуть слайд в презентационную последовательность, выделите его и повторно щелкните на кнопке Скрыть слайд.

Режим сортировщика дает возможность быстро просмотреть все назначенные эффекты и хронометраж презентации. В этом режиме под слайдами выводится порядковый номер, значок перехода, а также время демонстрации, после которого выполняется автоматический переход к следующему слайду.

Демонстрация слайд-фильма

Режимы слайдов и сортировщика позволяют настраивать и просматривать все анимационные эффекты. Однако чтобы увидеть их на полном экране, протестировать гиперссылки слайдов, настроить время демонстрации и записать сопроводительную речь диктора, следует воспользоваться режимом полноэкранного просмотра, который применяется и при окончательной демонстрации презентационной последовательности.

Упражнение 7. Хронометраж

Если время доклада лимитировано, а ваша речь подготовлена, не имеет смысла тратить время на ручную смену слайдов. Эту задачу можно возложить на PowerPoint и воспользоваться инструментом настройки времени.

1. Щелкните на кнопке Настройка времени. PowerPoint запустит полноэкранную демонстрацию и откроет окно диалога Репетиция (рис. 3.2).

Рисунок 3.2 - Настройка времени

2. Проговорите ту часть доклада, которая должна завершиться на фоне титульного слайда, и щелкните на кнопке Далее. Произойдет смена слайда.

3. Объясните содержание нового слайда и снова щелкните на кнопке Далее.

4. Продолжайте репетицию доклада в том же духе, пока не закончится презентационная последовательность.

В процессе записи временных интервалов в поле Время слайда выводится время показа текущего слайда, а в правую часть окна диалога Репетиция — общее время от начала презентации. Если вы сбились и хотите повторить репетицию речи для текущего слайда, щелкните на кнопке Повторить. PowerPoint сбросит поле Время слайда на ноль и начнет новый отсчет времени показа текущего слайда. Кнопка Пауза позволяет временно приостановить хронометраж. Повторный щелчок на этой кнопке даст возможность продолжить репетицию доклада.

Щелчок на кнопке Далее во время показа последнего слайда приведет к остановке хронометража и появлению окна диалога с запросом о необходимости обновления временных интервалов.

5. Чтобы подтвердить выбранную длительность показа слайдов, щелкните на кнопке Да. Новые интервалы демонстрации появятся под слайдами в режиме сортировщика.

Упражнение 8. Запуск слайд-фильма

Запустить демонстрацию слайд-фильма можно выбором команды Показ слайдов ► Начать показ или простым нажатием клавиши F5. Однако, готовясь показать презентацию перед большой аудиторией, следует настроить параметры демонстрации и научиться манипулировать слайдами.

1. Выберите команду Показ Слайдов ► Настройка презентации.

Переключатель и флажки раздела Показ слайдов открывшегося окна диалога позволяют задать следующие режимы:

• управляемый докладчиком — полноэкранный режим демонстрации;

• управляемый пользователем – демонстрация в окне;

• с полосой прокрутки - добавление полосы прокрутки в оконном режиме просмотра;

• автоматический - автоматически повторяющаяся бесконечное число раз демонстрация всей последовательности;

• непрерывный цикл до нажатия клавиши "Esc" - переход к первому слайду после показа последнего;

• без речевого сопровождения - отключение всех записанных звуковых сообщений;

• без анимации - отключение анимации объектов слайдов.

2. Чтобы демонстрировались только некоторые слайды, введите номера первого и последнего слайдов последовательности в счетчики от и до и выберите соответствующее положение переключателя.

3. Для отмены автоматической смены слайдов выберите положение переключателя вручную. Теперь презентация полностью находится под вашим контролем.

4. Завершив настройку, щелкните на кнопке ОК.

5. Нажатием клавиши F5 запустите показ презентации.

6. Для вызова меню управления слайд-фильмом щелкните на кнопке меню или щелкните правой кнопкой в произвольной точке экрана для вызова контекстного меню.

Чтобы во время демонстрации кнопка меню не появлялась на экране, выберите команду Сервис ► Параметры и на вкладке Вид сбросьте флажок Показывать кнопку контекстного меню. При этом проверьте, чтобы был установлен флажок Контекстное меню при щелчке правой кнопкой.

Команды Далее и Назад контекстного меню позволяют переходить на один слайд вперед и назад. Чтобы перейти к конкретному слайду (в том числе скрытому), раскройте подменю Переход ► Выбор слайда по имени и выберите слайд в появившемся списке.

2. Щелкая левой кнопкой мыши, пролистайте все слайды презентации. Если понадобится сделать перерыв, не стоит оставлять на экране текущий слайд. Команда Экран ► Черный экран отключает показ, заменяя слайд черным полем. Чтобы возобновить презентацию, просто щелкните мышью. Презентацией можно управлять и с помощью клавиатуры, пользуясь комбинациями, перечисленными в таблице 3.1.

Таблица 3.1 - Клавиши управления показом презентации

Клавиша или клавиатурная комбинация	Операция
Пробел, →, ↓ Page Down или N	Переход к следующему слайду
Backspace, ←, ↑ Page Up или P	Возврат к предыдущему слайду
Номер слайда +Enter	Переход к слайду с указанным номером
B или Точка	Черный экран/ возврат слайда
W или Запятая	Белый экран/ возврат слайда
Ctrl+P	Режим карандаша, позволяющий, протаскивать мышь по слайду, рисовать на нем прямо в режиме демонстрации
Ctrl+H	Скрыть указатель мыши
Ctrl+A	Возврат к обычному указателю мыши
S или Серый плюс	Остановка/ возобновление автоматической демонстрации
H	Показать скрытый слайд, расположенный вслед за текущим
Esc	Закончить демонстрацию