Контрольное упражнение
1. В файле Электронная таблица.х1s раскройте лист Календарь, созданный в контрольном упражнении предыдущего занятия (рис. 2.6).
2. Щелкните в ячейке G3, введите формулу, вычисляющую среднее значение чисел строки 3 календаря, и нажмите клавишу Enter.
Рисунок 2.6 - Лист Календарь
3. В ячейку НЗ выведите целую часть этого среднего значения.
4. Продублируйте две полученные формулы во всех строках календаря.
5. В ячейке G1l сосчитайте сумму средних значений, а в ячейке Н11 с помощью функции ПРОИЗВЕД произведение целых частей средних значений.
6. В ячейке F11 с помощью функции СУММ подсчитайте сумму всех ячеек третьей и четвертой строк листа Excel.
7. Скопируйте содержимое ячейки F11.
8. Щелкните на ячейке F13 и вставьте в нее формулу из буфера обмена.
Вопросы для самоконтроля
Что такое формула?
Опишите шаги использования Мастера функций.
На какие категории делятся функции Excel?
Укажите способы задания диапазона ячеек.
Укажите различия между абсолютными и относительными ссылками.
Назовите методы копирования и перемещения содержимого ячеек.
Как продублировать формулы двух ячеек в нескольких строках?
Как задать в качестве аргумента функции две строки листа?
Лабораторная работа № 3 графики и диаграммы в microsoft excel
Цель и содержание работы: изучить приёмы построения диаграмм, иллюстрирующих данные листа Excel; познакомиться со способами задания источника данных, приёмами форматирования текста и рядов данных.
Теоретическое обоснование
Диаграммы предназначены для облегчения восприятия числовых данных, поэтому на их внешний вид следует обращать особое внимание. Правильное форматирование диаграммы выделяет существенные данные и приглушает менее важные.
Аппаратура и материалы. Для выполнения лабораторной работы необходим персональный компьютер со следующими характеристиками: процессор Intel с тактовой частотой 800 МГц и выше, оперативная память - не менее 64 Мбайт, свободное дисковое пространство - не менее 500 Мбайт, монитор типа Super VGA (число цветов - 256) с диагональю не менее 15 ². Программное обеспечение – операционная система WINDOWS 98/ NT/ ME / 2000 / XP.
Указания по технике безопасности. Техника безопасности при выполнении лабораторной работы совпадает с общепринятой для пользователей ПК. В частности: самостоятельно не производить ремонт ПК, установку и удаление программного обеспечения; в случае неисправности ПК сообщить об этом обслуживающему персоналу лаборатории; соблюдать правила техники безопасности при работе с электрооборудованием; содержать рабочее место в чистоте.
Методика и порядок выполнения работы
Откройте файл Электронная таблица.xls и разверните лист Клиенты. В упражнениях этого занятия будет добавлена и отформатирована диаграмма, представляющая данные этого листа в графической форме.
Упражнение 1. Мастер диаграмм Excel
Для создания диаграммы проще всего воспользоваться соответствующим мастером.
Чтобы указать мастеру диаграмм источник данных, выделите прямоугольную область ячеек A1:G7.
Исходные числовые данные для диаграммы следует выделять вместе со строкой и столбцом заголовков таблицы, чтобы соответствующие названия автоматически появлялись в легенде и на оси категорий диаграммы.
Выберите команду Вставка ► Диаграмма. Откроется первое окно диалога мастера диаграмм, в котором нужно указать тип диаграммы, задающий её оформление, и конфигурацию элементов, отображающих данные.
В списке Тип выберите пункт Линейчатая, в разделе Вид щёлкните на левом верхнем квадрате, задающем подтип диаграммы.
Щёлкните на кнопке Далее.
Рисунок 3.1 - Задание источника данных
Второе окно диалога мастера, показанное на рис. 3.1, позволяет выбрать или скорректировать источник данных. Выделенный при запуске мастера диапазон данных автоматически выбирается в качестве источника данных. Обратите внимание, что будущая диаграмма, общий вид которой отображается в окне диалога, содержит лишний ряд данных, появившийся из-за наличия в выделенной области пустой строчки 2.
Чтобы скорректировать источник данных, щёлкните на кнопке минимизации, расположенной в правой части поля Диапазон. Окно мастера свернётся в одну строчку, открыв доступ к листу Excel.
Выделите ячейки A1:G1 и A3:G7, нажав клавишу Ctrl.
Щёлкните на кнопке мастера диаграмм, чтобы вновь развернуть его окно диалога. Теперь в поле Диапазон появится формула =Клиенты!$A$1:$G$1; Клиенты!$A$3:$G$7, которая с помощью абсолютных ссылок задаёт две области из листа Клиенты.
Переключатель Ряды в позволяет группировать ряды данных по строкам или столбцам таблицы. Чтобы по вертикальной оси диаграммы выводились названия месяцев года, выберите положение строках этого переключателя.
Вкладка Ряд второго окна мастера диаграмм открывает доступ к инструментам, позволяющим перестраивать источник данных, добавляя и удаляя ряды данных и задавая ячейки с заголовками строк и столбцов таблицы.
Для перехода к окну диалога параметров диаграммы, показанному на рис. 3.2, щёлкните на кнопке Далее.
Рисунок 3.2 - Настройка параметров диаграммы
Заполните поля вкладки Заголовки в соответствии с рисунком.
С помощью других вкладок этого окна диалога можно настроить оси, линии сеток, легенду, подписи данных и режимов отображения таблицы данных. Щёлкните на кнопке Далее, чтобы перейти к четвёртому окну мастера, определяющему местоположение будущей диаграммы.
Чтобы помесить диаграмму на отдельный лист, выберите положение переключателя в отдельном.
В текстовом поле имени нового листа введите название Диаграмма.
Щёлкните на кнопке Готово. Результат показан на рис. 3.3.
Рисунок 3.3 - Готовая диаграмма на отдельном листе
Упражнение 2. Выбор типа диаграммы
Для лучшего отражения той или иной природы данных следует подобрать соответствующий тип диаграммы. Его, так же как и любые другие параметры, заданные при работе с мастером диаграмм, всегда можно сменить позже в процессе форматирования документа.
Чтобы выбрать другой тип диаграммы, выполните команду Диаграмма ►Тип диаграммы. Откроется окно диалога, похожее на первое мастера диаграмм.
Если вы не нашли подходящего типа в списке вкладки Стандартные, щёлкните на вкладке Нестандартные. Откроется дополнительный список типов диаграмм.
В списке Тип выберите пункт Вырезанные сектора.
Щёлкните на кнопке ОК.
Диаграмма выбранного типа может отображать только один ряд (строку) данных, поэтому давайте сменим источник данных и воспользуемся выбранным типом для представления итоговых данных листа Клиенты. Выберите команду Диаграмма ►Исходные данные.
Замените содержимое поля Диапазон на =Клиенты!$A$9:$G$9, что заставит Excel воспользоваться данными ячеек A9:G9 листа Клиенты.
Чтобы указать программе ячейки с названиями столбцов, раскройте вкладку Ряд, показанную на рис. 3.4.
Заполните поле Подписи оси Х, выделив на листе Клиенты группу ячеек B1:G1, содержащих заголовки столбцов.
Щёлкните на кнопке ОК.
Рисунок 3.4 - Настройка источника данных.
Теперь диаграмма будет выглядеть примерно так, как показано на рисунке 3.5. Заметьте, что с помощью довольно несложных действий можно полностью изменить практически все элементы диаграммы.
Рисунок 3.5 - Диаграмма с вырезанными секторами.
Упражнение 3. Подписи рядов данных
Любая диаграмма состоит из элементов, к которым относятся такие объекты, как область построения диаграммы, оси, координатная сетка, маркеры данных, заголовки. Щелчком мыши можно выделить любой элемент, а щелчком правой кнопки – раскрыть его контекстное меню. Кроме набора стандартных элементов, которые практически всегда присутствуют на диаграмме, Excel позволяет добавлять разные дополнительные компоненты, усиливающие наглядность диаграммы и повышающие её информативность. К таким вспомогательным элементам относятся подписи рядов данных.
Щёлкните правой кнопкой мыши на любом секторе диаграммы и выберите в контекстном меню команду Формат рядов данных.
Раскройте вкладку Подписи данных. В разделе Включить в подписи можно установить один или несколько флажков, чтобы определить, что именно будет содержаться в подписи.
Так как секторные диаграммы не имеют осей, на них автоматически добавляются подписи данных, показывающие соответствие сектора тому или иному столбцу (строке) данных. В рассматриваемом примере подписями данных являются названия категорий Январь, Февраль и т.д.
Чтобы добавить к названиям категорий процентную долю сектора каждого месяца в общем объёме продаж, установите флажки на пунктах имена категорий и доли.
Сбросьте флажок Линии выноски. Этот флажок выводит линии, связывающие подписи с соответствующими маркерами данных, но в данной ситуации и без них понятно, какому сектору соответствует та или иная надпись, а линии лишь загромождают диаграмму.
Щёлкните на кнопке ОК. Теперь рядом с названиями месяцев появятся числа, характеризующие долю, занимаемую соответствующим сектором в целом круге и выраженную в процентах.
Упражнение 4. Форматирование текста
В верхней части диаграммы присутствует заголовок Итого, но он слишком мелкий и сливается с фоном, так как окрашен в тёмный цвет. Сам текст заголовка непонятен и скорее запутывает, чем разъясняет смысл диаграммы. Давайте исправим эти недочёты.
Щёлкните на слове Итого правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Формат заголовка диаграммы.
Раскройте вкладку Шрифт. В списке Размер выберите число 20, а в раскрывающемся списке – белый цвет. Щёлкните на кнопке ОК.
Надпись Итого сменит цвет и останется выделенной (то есть будет окружена габаритным прямоугольником с маркерами).
Чтобы перейти в режим редактирования надписи, щёлкните на ней. Габаритный прямоугольник исчезнет, а вместо него появится текстовый курсор.
Сотрите старую надпись и введите текст Продажи по месяцам.
Чтобы завершить редактирование текстового элемента, щёлкните мышью за его пределами.
С помощью операций, описанных в шагах 1 – 5, измените подписи рядов данных. Установите белый цвет и подходящий размер шрифта.
Чтобы вывести долю каждого сектора в виде дроби, выберите на вкладке Число в списке Числовые форматы пункт Дробный. В появившемся списке Тип щёлкните на пункте Сотыми долями. Затем щёлкните на кнопке ОК.
Обратите внимание, что при форматировании одной надписи синхронно меняются и другие подписи того же ряда данных. Однако подписи данных можно модифицировать и по отдельности. Давайте выделим курсивом подпись сектора Июнь (поскольку это итоговая величина для полугодия). Чтобы выполнить задуманное, нужно сначала выделить элемент в группе подписей.
Щёлкните на тексте Июнь 15/100, чтобы вокруг него появился габаритный прямоугольник с надписями. (При этом предполагается, что группа подписей данных диаграммы уже была выделена. Если это не так, щелчком выделите все подписи, затем немного подождите и повторным щелчком выделите указанный текст.)
Выберите команду Формат ►Выделенные подписи данных. На вкладке шрифт открывшегося окна диалога выберите в списке Начертание пункт Полужирный курсив. В списке Размер щёлкните на числе 22, а в раскрывающейся палитре Цвет выберите жёлтый квадрат.
Щёлкните на кнопке ОК. Выполненное форматирование повлияет только на выбранную подпись.
Рисунок 3.6 - Форматирование подписей
Переместите указатель на рамку габаритного прямоугольника, нажмите кнопку мыши и перетащите рамку вправо и чуть вверх. Подобным перетаскиванием можно перемещать любые надписи диаграммы.
Чтобы снять выделение подписи, щёлкните за пределами габаритного прямоугольника. Теперь диаграмма будет выглядеть примерно так, как показано на рис. 3.6.
Упражнение 5. Добавление данных другого листа
Диаграмма Excel может отображать данные сразу нескольких листов. Например, на одном листе Excel может располагаться таблица расходов со строкой итогов, а на другом – аналогичная таблица доходов. Итоговые строки двух таких листов легко выводятся на одну диаграмму. Чтобы добавить в диаграмму другого листа, выполните следующие шаги.
Выберите команду Диаграмма ► Добавить данные. Откроется окно диалога Новые данные.
Разверните лист формулы. Обратите внимание, что корешок листа Диаграмма остаётся светлым, что символизирует смысловую связь выполняемой операции с диаграммой.
Щёлкните на ячейке В3 (рис. 3.7).
Рисунок 3.7 - Добавление данных другого листа
Нажмите клавишу Shift и, не отпуская её, щёлкните на ячейке G3, чтобы выделить строку ячеек, заголовки столбцов которых соответствуют подписям секторов диаграмм.
Щёлкните на кнопке ОК окна диалога Новые данные.
В появившемся окне диалога Специальная вставка щёлкните на кнопке ОК, подтвердив выбранные по умолчанию значения параметров.
Excel автоматически вернёт вас на лист Диаграмма. На первый взгляд кажется, что ничего не изменилось, но это не так. Новые данные не видны, потому что диаграммы секторного типа способны отображать только один ряд данных. Чтобы увидеть добавленные значения, требуется изменить тип диаграммы.
Щёлкните правой кнопкой мыши в свободной области диаграммы и выберите в контекстном меню команду Тип диаграммы.
В списке Тип вкладки Стандартные выберите пункт Цилиндрические.
В разделе Вид щёлкните на нижнем левом квадрате (при этом должна появиться подпись Объёмный вариант гистограммы со столбцами в виде цилиндров). Затем щёлкните на кнопке ОК.
В результате такого преобразования секторы круговой диаграммы превратятся в высокие столбцы. Сзади каждого такого столбца появятся столбцы пониже. Они демонстрируют данные листа Формулы. Заметьте, что диаграмма приобрела третье измерение – глубину. Теперь давайте приведем все эти элементы обновленной диаграммы к надлежащему виду.
Щёлкните правой кнопкой мыши в пустой области диаграммы и выберите в контекстном меню команду Формат области диаграммы.
Обратите внимание, что при перемещении указателя мыши по окну диаграммы возникает всплывающая подсказка, показывающая, на каком элементе диаграммы в данный момент находится указатель. Это помогает пользователю активизировать нужный элемент диаграммы.
На вкладке Вид открывшегося окна диалога выберите положение Прозрачная переключателя Заливка. Затем щёлкните на кнопке ОК. Это приведёт к исчезновению тёмного фона диаграммы, и вы увидите чёрные линии и подписи осей, появившихся в результате смены типа диаграммы. Заметьте, что объёмная диаграмма обладает не двумя, а тремя осями.
Щелчком на крупной надписи Июнь выделите все подписи и нажмите на клавишу Delete, чтобы удалить их. В новом варианте диаграммы они нам не понадобятся. Аналогичным образом удалите подписи второго ряда данных и заголовок диаграммы.
Дважды щёлкните на одной из подписей меток вертикальной оси. С помощью вкладки Шрифт окна диалога Формат оси настройте размер чисел, чтобы они хорошо смотрелись на экране. Проделайте ту же операцию с подписями горизонтальной оси и оси глубины. В результате диаграмма должна стать примерно такой, как показано на рис. 3.8.
Рисунок 3.8 - Диаграмма цилиндрического типа