Планування і прогнозування потреби в персоналі

Планування потреби в персоналі – одне з найважливіший напрямів кадрового планування, що дозволяє встановити на заданий період часу якісний і кількісний склад персоналу.

Планування потреби в персоналі включає наступні етапи:

- узагальнений аналіз різних видів планів організації, що мають вплив на кадрове забезпечення (наприклад, плани виробництва і реалізації, плани інвестицій і т.п.);

- аналіз статистики по персоналу, включаючи інформацію про його ділову оцінку і просування;

- визначення фактичного стану по кількості і якості персоналу на плановий період;

- розрахунок якісної і кількісної потреби в персоналі на той же плановий період;

- порівняння даних, отриманих на двох попередніх етапах планування;

- планування заходів по покриттю потреби в персоналі.

Джерела потреб організації в персоналі.

Щоб визначити потреби організації в людських ресурсах, необхідно розуміти, під впливом яких чинників вони формуються. Оскільки організації є відкритими соціальними системами, їх потреби в робочій силі виникають під впливом як внутрішніх (внутрішньоорганізаційних), так і зовнішніх чинників.

Внутрішньоорганізаційні чинники

Потреби організації в робочій силі залежать, перш за все, від цілей, що стоять перед нею, для реалізації яких необхідні людські ресурси. Цілі організації можуть бути представлені у вигляді довгострокового стратегічного завдання, бізнес-стратегії або бізнес-плану. Чим конкретніше організаційна мета, тим легше визначити потребу в робочій силі, яка необхідна для її реалізації. У компанії із стабільною довгостроковою стратегією потреби в робочій силі не зазнають серйозних змін з року в рік і планування людських ресурсів не представляє особливої складності. І, навпаки, якщо організація міняє стратегію – переходить до випуску нової продукції, освоєння нових ринків, ліквідації окремих сегментів бізнесу, потреби як в чисельності, так і в кваліфікації робочої сили, можуть істотно змінитися.

Ще одне джерело змін потреб організації в робочій силі - внутрішньоорганізаційна динаміка робочої сили:

1. звільнення за власним бажанням

2. виходи на пенсію

3. декретні відпустки і т.і.

Відділ людських ресурсів повинен відстежувати цю динаміку і завчасно передбачати зміни.

Зовнішні чинники. Серед безлічі зовнішніх чинників існує декілька найбільш важливих, таких, що роблять безпосередній вплив на стан ринку праці – джерела робочої сили для більшості сучасних організацій.

Макроекономічні параметри – темпи економічного зростання, рівень інфляції і безробіття, структурні зміни (розвиток одного сектора народного господарства за рахунок скорочення іншого) – мають сильний вплив як на стратегію компанії (потреби в людських ресурсах), так і на ситуацію на ринку праці (пропозиція людських ресурсів).

Наприклад: Стійке економічне зростання, як правило, приводить до збільшення платоспроможного попиту в економіці і, отже, надає компанії можливості для збільшення обсягів реалізації. Одночасно з цим спостерігається зростання попиту на працю і, відповідно, заробітної плати. У економічно розвинених країнах існують детальні прогнози еволюції різноманітних макроекономічних параметрів, тому завдання відділу людських ресурсів полягає, перш за все, у визначенні впливу передбачуваної динаміки макроекономічних показників на потребу в людських ресурсах даної організації.

У нашій країні, де економічні прогнози розвинені недостатньо, завдання ускладнюється – часто необхідно визначити не тільки вплив відомої макроекономічної динаміки на потребі організації в робочій силі, але і передбачити, якою буде динаміка.

Розвиток техніки і технології може кардинально змінити потреби організації в робочій силі. Досить пригадати приклад персональних комп'ютерів, що замінили мільйони рахівників у всьому світі. Фахівці з людських ресурсів повинні працювати в тісному контакті з технічними експертами компанії, щоб завчасно оцінити вплив можливого впровадження нової техніки або технології на потребі організації в персоналі.

Політичні зміни можуть вплинути на потреби в людських ресурсах і положення на ринку праці через зміну законодавства (податкового режиму, системи соціального страхування, трудового законодавства), регулювання макроекономічних параметрів, створення певного політичного клімату в країні.

Конкуренція і стан ринку збуту, що змінюються під впливом безлічі чинників, роблять найпряміший вплив на потреби компанії в людських ресурсах. Посилення конкуренції на стабільному або такому, що скорочується, ринку, як правило, означає, що компанії необхідно подумати про скорочення чисельності своїх співробітників. І навпаки, попит на продукцію організації, що швидко росте, є індикатором необхідності набору додаткової робочої сили. Мистецтво прогнозу полягає в даному випадку в здатності визначити тенденції розвитку ринку і їх вплив на потребу в персоналі раніше конкурентів і скористатися цією перевагою. Наприклад, наперед почати підбір кваліфікованих фахівців, очікуючи збільшення попиту на продукцію організацію.

Успішно вирішити дану задачу можна за рахунок тісної взаємодії фахівців з людських ресурсів і маркетингу, що займаються дослідженням ринкової динаміки.

Розуміння динаміки чинників, які впливають на потреби організації в робочій силі, є основою планування людських ресурсів. Сучасні організації використовують різні методи планування – від найпростіших до складних багатофакторних моделей.

Екстраполяція – найбільш простий метод, що часто вживається, полягає в перенесенні сьогоднішньої ситуації (пропорцій) в майбутнє. Привабливість методу екстраполяції полягає в загальнодоступності. Обмеженість полягає в неможливості врахувати зміни в розвитку організації і зовнішнього середовища. Цей метод підходить для короткострокового планування для підприємства із стабільною структурою і стабільним навколишнім середовищем.

Скоректована екстраполяція враховує зміни відносно чинників, що визначають чисельність співробітників, підвищення продуктивності праці, підвищення цін і т.д.

Приклад: Планування чисельності організації по технічному обслуговуванню.

Експертні оцінки – це метод, що ґрунтується на використанні думок фахівців для визначення потреби в людських ресурсах.

Залежно від чисельності організації і числа лінійних керівників можуть використовуватися різні методи – групове обговорення, письмовий огляд або метод Дельфі – це письмовий діалог між експертами і відділом людських ресурсів, який склав питання. Процедура повторюється до тих пір, поки не буде досягнута згода.

Перевага методу експертних оцінок полягає в участі лінійних керівників; їх знання і досвід надають плану додаткову вагу в очах вищого керівництва. Недоліки в трудомісткості процесу збору і обробки думок експертів, а також суб'єктивність їх думок.

Комп'ютерні моделі - це набори математичних формул, які дозволяють одночасно використовувати методи екстраполяції, експертних оцінок, а також інформацію про динаміку чинників, що впливають на потребу організації в робочій силі. Такі моделі застосовують при обгрунтуванні диверсифікації виробництва, скороченні або збільшенні об'ємів робіт.

При плануванні визначається якісна і кількісна потреба в персоналі.

Якісна потреба, тобто потреба по категоріях, професіях, спеціальностях, рівні кваліфікаційних вимог до персоналу, розраховується, виходячи з:

1) загальної організаційної структури, а також організаційних структур підрозділів;

2) професійно-кваліфікаційного розподілу робіт, зафіксованих у виробничо-технологічній документації на робочий процес (інструкції, технічні умови, технологічна документація);

3) вимог до посад і робочих місць, закріплених в посадових інструкціях або описах робочих місць;

4) штатного розкладу організації і її підрозділів, де фіксується склад посад;

5) документації, яка регламентує різні організаційно-управлінські процеси з виділенням вимог по професійно-кваліфікаційному складу виконавців.

Кількісна потреба в персоналі здійснюється шляхом визначення розрахункової чисельності і її порівняння з фактичною забезпеченістю на певний плановий період.

Початковими даними для визначення потреби в працівниках, їх професійного і кваліфікаційного складу є:

1. Виробнича програма (обсяг продукції, що випускається).

2. Норми виробітку, обслуговування.

3. Заплановане зростання продуктивності праці.

4. Структура робіт.

При укрупнених розрахунках загальна потреба організації в кадрах визначається відношенням обсягів виробництва ( ) до запланованого виробітку на одного працюючого (В).

Для точніших розрахунків необхідно проводити окремі розрахунки по категоріях персоналу:

1) робочих, виходячи з трудомісткості продукції, фонду робочого часу і рівня виконання норм;

2) погодинних працівників з урахуванням закріплених зон і трудомісткості нормованих завдань, фонду робочого часу;

3) учнів з урахуванням потреби в підготовці нових робочих і планових термінів навчання;

4) обслуговуючого персоналу і пожежної охорони з урахуванням типових норм і штатного розкладу.

Можна виділити декілька основних методів розрахунку кількісної потреби в персоналі по нормах виробітку, обслуговування робочих місць і нормативній чисельності

1) Метод, заснований на використанні даних про час трудового процесу

Ч_р = ( Т_н / Т_кор ) × К₂

2) Метод розрахунку по нормах обслуговування

Число агрегатів × коефіцієнт загрузки

Коефіцієнт перерахунку

явочної чисельності в облікову

Чисельність =

×

Норма обслуговування

Норма обслуговування = Т_{корисне} / ( Σⁿ_i=1 (t_од × n_рi ) + Т_дод)

n – кількість видів робіт по обслуговуванню об’єкту;

n_рi – кількість одиниць об’єму і-того виду робіт на одиницю обладнання;

t_од – час, необхідний для виконання одиниці об’єму і-того виду робіт;

Т_кор – корисний фонд часу робітника за одну зміну;

Т_дод час, необхідний для виконання робітником додаткових функцій, які не включаються в t од.