Оперативний план роботи з персоналом.

Оперативний план роботи з персоналом - комплекс взаємопов'язаних кадрових заходів, які направлені на реалізацію конкретних цілей організації і кожного працівника і охоплюють планування всіх видів роботи з персоналом в організації. Складається, як правило, на рік.

Для його розробки необхідно за допомогою спеціальних складених анкет зібрати наступну зведену інформацію: інформація про постійний склад персоналу (ім'я, по батькові, прізвище, місце проживання, вік, час прийому на роботу і ін.); про структуру персоналу (кваліфікаційна, статевовікова, національна структура, питома вага інвалідів, питома вага робочих, службовців, кваліфікованих робочих і т.п.); про плинність кадрів; про втрати часу в результаті простоїв, по хворобі; про тривалість робочого дня (повністю або частково зайняті, такі, що працюють в одну, декілька або нічну зміну, тривалість відпусток); про заробітну плату робочих і службовців (її структура, додаткова заробітна плата, надбавки, оплата за тарифом і понад тарифу); про послуги соціального характеру, що надаються державою (витрати на соціальні потреби, що виділяються відповідно до законів, тарифних договорів, добровільно).

Інформація про персонал є сукупністю всіх оперативних даних, а також процесів їх обробки для кадрового планування. Вона повинна відповідати наступним вимогам:

• простоти – інформація повинна містити стільки даних (і лише в тому об'ємі), скільки необхідно в даному випадку;

• наочності – інформація повинна бути представлена так, щоб можна було швидко визначити головне, уникати багатослівності. Для цього потрібно використовувати таблиці, графіки, кольорове оформлення матеріалу;

• однозначності – дані не повинні бути неясними, в їх тлумаченні слід стежити за семантичною, синтаксичною і логічною однозначністю матеріалу;

• зіставності – дані повинні приводитися в зіставних одиницях і відноситися до тих, що піддаються порівнянню об'єктів як усередині організації, так і поза нею;

• спадкоємності – дані про кадри, що подаються за різні періоди часу, повинні мати одну методику підрахунків і однакові форми надання;

• актуальності – відомості повинні бути свіжими, оперативними і своєчасними, тобто надаватися без запізнень.

Планування потреби в персоналі є початковим ступенем процесу кадрового планування і базується на даних про наявні і заплановані робочі місця, план проведення організаційно-технічних заходів, штатний розклад і план заміщення вакантних посад. При визначенні потреби в персоналі у кожному конкретному випадку рекомендується участь керівників відповідних підрозділів.

Планування залучення і адаптації персоналу – планування заходів щодо найму і прийому персоналу з метою задоволення потреби організації в кадрах за рахунок внутрішніх і зовнішніх джерел. Внутрішні джерела залучення персоналу дозволяють краще використовувати вже наявний в організації персонал в результаті появи додаткової роботи, перерозподілу завдань або переміщення, просування по службі працівників. Зовнішні джерела залучення персоналу – це наймання нових працівників.

Однією з проблем роботи з персоналом в організації при залученні кадрів є планування трудової адаптації. В ході взаємодії працівника і організації відбувається їх взаємне пристосування, основу якого складає поступове входження працівника в нові професійні і соціально-економічні умови праці.

Виділяють два види адаптації:

• первинна, пристосування молодих кадрів, які не мають досвіду професійної діяльності (як правило, в даному випадку йдеться про випускників учбових закладів);

• вторинна, тобто пристосування працівників, які мають досвід професійної діяльності (як правило, ті, що міняють об'єкт діяльності або професійну роль, наприклад, при переході в ранг керівника).

Планування вивільнення або скорочення персоналу має істотне значення в процесі кадрового планування. Унаслідок раціоналізації виробництва або управління утворюється надлишок робочої сили. Планування вивільнення персоналу дозволяє уникнути передачі на зовнішній ринок праці кваліфікованих кадрів і створення для цього персоналу соціальних труднощів. Даний напрям діяльності по управлінню персоналом до останнього часу практично не отримав розвитку у вітчизняних організаціях.

Планування роботи із співробітниками, що звільняються, ґрунтується на звільненні працівника з організації: за власним бажанням; за ініціативою працедавців або адміністрації; у зв'язку з виходом на пенсію. Завданням служб управління персоналом при роботі з працівниками, що звільняються, є всіляке пом'якшення зміни співробітником роду діяльності. Особливо це відноситься до останніх двох видів звільнень.

Відношення організацій до немолодих співробітників (так само як і відповідна державна політика) є мірилом рівня культури управління і цивілізованості економічної системи.

Планування використання персоналу здійснюється за допомогою розробки плану заміщення штатних посад. Разом з обліком кваліфікаційних ознак при визначенні місця роботи необхідно враховувати психічні і фізичні навантаження на людину і її можливості. Особливу увагу при плануванні використання кадрів слід приділяти питанням зайнятості молоді, жінок, немолодих працівників, осіб з обмеженими фізичними і психічними можливостями. Ці категорії працівників особливо важливо використовувати відповідно до їх кваліфікації і можливостей. З цією метою необхідно резервувати в організації відповідні робочі місця.

Планування потреби в навчанні включає перепідготовку і підвищення кваліфікації працівників. Планування навчання персоналу охоплює заходи щодо навчання всередині і поза організацією і самопідготовки. Планування навчання персоналу дозволяє використовувати власні виробничі ресурси нових висококваліфікованих кадрів, що працюють без пошуку, на зовнішньому ринку праці. Крім того, таке планування створює умови для мобільності, мотивації і саморегуляції працівника Воно прискорює прогрес адаптації працівника до умов виробництва, що змінюються, на тому ж самому робочому місці.

На практиці склалися дві форми навчання персоналу організації: на робочому місці і поза ним. Навчання на робочому місці є дешевшим і оперативним, характеризується тісним зв'язком з повсякденною роботою і полегшує входження в професію. Методи: наставництво, учнівство, інструктаж.

Навчання поза робочим місцем ефективніше, але пов'язано з додатковими фінансовими витратами і відволіканням працівника від його службових обов'язків. При цьому свідомо міняється середовище, і працівник відривається від повсякденної роботи. Методами навчання поза робочим місцем є: читання лекцій, проведення ділових ігор, розбір конкретних виробничих ситуацій, проведення конференцій і семінарів, формування груп по обміну досвідом, створення кружків якості.

Планування ділової кар'єри, службово-професійного просування полягає в тому, що, починаючи з моменту зарахування працівника в організацію і закінчуючи передбачуваним звільненням з роботи, необхідно організувати планомірне горизонтальне і вертикальне його просування за системою посад або робочих місць. Працівник повинен знати не тільки свої перспективи на короткостроковий і довгостроковий період, але і те, яких показників він повинен добитися, щоб розраховувати на просування по службі.

Планування безпеки персоналу, турботи про нього здійснюється з метою збереження хорошого психофізичного стану, а також професійних якостей персоналу організації. Для цього необхідні відповідні зусилля організації в галузі планування. Імідж організації і мікроклімат в колективі багато в чому залежать від успіху цієї сфери кадрового планування. Крім того, до цього комплексу проблем і завдань відносяться всі заходи в сфері соціальної інфраструктури, необхідні для тривалого забезпечення використання кадрів в гідних людини умовах. Створення і розширення гуманних умов для виробництва і праці вимагає, наприклад, відповідної підготовки працівника до виконання виробничого завдання, облаштування робочого місця, техніки безпеки, виробничої медицини, дотримання вимог фізіології і психології праці, дієтології, соціально-гігієнічних умов і багато іншого.

При плануванні витрат на персонал в першу чергу слід мати на увазі наступні статті витрат: основна і додаткова заробітна плата, відрахування на соціальне страхування, витрати на відрядження і службові роз'їзди; витрати на підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації кадрів; витрати, пов'язані з доплатами на громадське харчування, житлово-побутовим обслуговуванням, культурою і фізичним вихованням, охороною здоров'я і відпочинком, забезпеченням дитячими установами, придбанням спецодягу. Слід також планувати витрати на охорону праці і навколишнє: середовище, на створення сприятливіших умов праці (дотримання вимог психофізіології і ергономіки праці, технічної естетики), здорового психологічного клімату в організації, витрати на створення робочих місць.

Якщо: плинність кадрів велика, то з'являються додаткові витрати, пов'язані з пошуком нової робочої сили, її інструктажем і освоєнням робіт. При високій плинності кадрів росте розмір оплат наднормових робіт, збільшуються брак і простої, підвищується рівень захворюваності, виробничого травматизму; наступає рання інвалідність. Все це підвищує витрати, пов'язані з персоналом, приводить до зростання собівартості продукції і зниження її конкурентоспроможності.

Витрати на персонал є основою для розробки виробничих і соціальних показників організації. Частка витрат на персонал в собівартості продукції має тенденцію до зростання, що обумовлене: відсутністю прямої залежності між продуктивністю праці і витратами на персонал; впровадженням нових технологій, що пред'являє більш високі вимоги до кваліфікації персоналу, який стає дорожчим; зміною законодавства в області трудового права, появою нових тарифів, підвищенням цін на товари першої необхідності.

По мірі розвитку ринкових відносин з'являється необхідність враховувати новий вид витрат, пов'язаний за участю працівників в прибутках і капіталі організації.

Початковими даними для розрахунку витрат на утримання персоналу (вартості робочого місця) є:

- штатний розклад організації;

- бухгалтерський баланс за попередній рік;

- кошторис доходів і витрат (фактично за звітний рік);

- розрахунок чисельності персоналу на плановий рік;

- річний рівень інфляції (плановий і фактичний);

- кошторис накладних витрат організації з розшифровками.

Методика розрахунку полягає в калькуляції найбільш крупних витрат на утримання одного робочого місця.