13.5. Техніка особистої роботи

Тисячоліття історія розвитку менеджменту до середини минулого сторіччя базувалася на примітивних технічних засобах (папір, блокнот, олівець, ручка, рахівниці, арифмометри, часи, телеграф). Прийняті рішення передавалися частіше за все у вигляді усних розпоряджень або письмових наказів через кур’єрів. Концентрація виробництва, ріст числа управляючих, інтернаціоналізація бізнесу спонукали до розробки уніфікованої документації і технічних засобів, які б полегшували роботу менеджера.

У теперішній час відома велика кількість технологій і засобів організації управлінської праці, які в залежності від принципів фіксації інформації і техніки роботи можна розділити на п’ять поколінь.

Календар. Ідея пристосувати побутовий календар для конторської роботи виникла у минулому сторіччі у вигляді перекидного календаря у 1870 році. На кожен день відводилася одна сторінка календаря, де позначалися число, день, неділя, місяць і рік, а потім додали національні і релігійні свята і дні народження великих людей. Наявність вільного простору давала можливість робити необхідні записи: переговори, наради, зустрічі, заходи.

Майже 100 років перекидний календар був основним інструментом чиновника і менеджера. Однак з розвитком радіо і телебачення його роль як оперативного інформатора стала знижуватися, а стаціонарне розміщення на робочому столі було незручним для агентів, маклерів, комівояжерів. Результатом удосконалення перекидного календаря стали щоденники і щотижневики.

Щоденник – блокнот різного формату А4, А5, А6 з міцною обкладинкою. Щоденник можна брати з собою у відрядження. У ньому краще зберігається інформація. Ще більш корисним і зручним для керівника став щотижневик, у якому можна планувати робочі тижні і дні контролю за виконанням записаних заходів, аналізу використаного часу, швидкого пошуку інформації, яка групувалася по 52 тижням, а не 365 дням. У 80-ті роки ХХ сторіччя щотижневики майже повністю замінили календарі і одержали таке широке використання, що стали елементами ділового стилю підприємства.

Організатор об’єднує блокнот, календар і телефонну книжку. Найбільш зручними стали організатори формату А4 і А5, тому що дозволяли робити записи на стандартних листках і зберігати його в дипломатах. Велике практичне значення мало використання в організаторах з’ємного кільцевого механізму замість звичайного швидкозшивача або відривного блокноту. Це дозволяло багато разів використовувати довідкові дані (адреси фірм, телефони, нормативи) і легко замінювати їх при необхідності.

Переваги організатора:

- об’єднання у одному інструменті накопичувачів інформації і технічних засобів (календар, блокнот, адресна і телефонна книга, ручка, мікрокалькулятор);

- єдиний фірмовий стиль, компактність і зручність інструмента для роботи;

- доступна ціна для менеджерів нижчої і середньої ланки.

Недоліки організатора:

- відсутність чіткої класифікації і систематизації, велика кількість модифікацій з різним розміщенням компонентів і дизайном, що ускладнює користування інструментом;

- відсутність методів цільового планування і технології рішення «слонових задач».

«Тайм-менеджер» (Т-М). Інструмент був створений у 1975 році подружньою парою із Данії. Ними була матеріалізована головна ідея цільового планування особистих результатів на основі типового класифікатора функцій «ключових задач». Тайм-менеджер став інструментом третього покоління. Він створює єдину технологічну базу для прийняття і виконання рішень (цілі, функції, задачі, операції) на основі гнучкого календаря (плани на рік, місяць, неділю, день).

Переваги Т-М:

- дозволяє досягати поставлених цілей на основі повсякденного рішення слонових задач;

- дає можливість розставити пріоритети, мати огляд справ і раціонально використовувати свій час;

- дозволяє підвищити свій творчий потенціал, жити повноцінним життям і краще спілкуватися з оточуючими;

- допомагає розвинути у собі більш гнучке і спокійне ставлення до змін за рахунок оперативного внесення змін і використання змінних блоків бланків.

Недоліки:

- неможливість використання для широкого кола керівників і спеціалістів. Т-М неможливо використовувати не дуже організованим і мало дисциплінованим творчим людям;

- необхідність спеціального навчання на Т-М (мінімум 2-денний семінар) і додаткові витрати часу на внесення інформації в Т-М (не менше, як 30 хвилин в день);

- висока вартість інструмента і навчання.

Електронна записна книжка. Переваги використання:

1. Малий габарит.

2. Можливість програмувати події на декілька років.

3. Календар до 2099 року.

4. Звукове нагадування про заплановану подію.

5. Телефонний довідник.

6. Блокнот для ділової інформації.

7. Сітьовий графік, який формується автоматично при плануванні заходів на день, дає уяву про ресурс вільного часу.

8. Зручність роботи в «польових умовах».

9. Можливість резервного копіювання на диск комп’ютера і створення таким чином архіву інформації.

Комп’ютерні системи організації праці одержали розповсюдження на початку 80-х років минулого сторіччя. У програмне забезпечення закладені головні ідеї тайм-менеджера: цільове планування, ключові задачі, гнучкий календар, проблемно орієнтовані бланки. Програми дозволяють вирішити наступні задачі: календарне планування – заходи на рік, квартал, місяць, неділю, день з контролем досягнення результатів.

Документообіг – автоматизоване виготовлення, запис, пошук і друк вхідної і вихідної інформації, при цьому пошук інформації здійснюється по цілій сукупності реквізитів (назва, дата, підприємство, прізвище і т.і.).

Довідник – адреси і телефони юридичних і фізичних осіб з можливістю їх автоматизованого пошуку.

Калькулятор забезпечує арифметичні і логарифмічні розрахунки у процесі роботи по основній задачі користувача. При цьому зберігаються зміни інформації, вона друкується на принтері і захищається паролем.

Переваги комп’ютерної системи:

- практично необмежений об’єм пам’яті, який дозволяє записувати значний об’єм інформації, зберігати довгі роки і здійснювати пошук у режимі реального часу, що особливо ефективно на великих підприємствах і в державних органах;

- можливість обміну всередині підприємства по інформаційним мережам і через модемний зв'язок з іншими архівами у країні і в світі;

- повна уніфікація і систематизація процесів і отримання любих розрізів інформації (підрозділ, функція, день, проект, період часу);

- автоматизована переробка довгострокових цілей і планів і завдання на тиждень і день, різке скорочення затрат часу на рутинні операції пошуку і запису заходів, концентрація зусиль на рішенні ключових задач.

Недоліки:

- прив’язка до робочого столу менеджера, так як вони є невід’ємною частиною комп’ютера;

- необхідність володіння персональним комп’ютером у режимі користувача і додаткове вивчення програм;

- висока ціна організації робочого місця.