21. Пресс-конференция: характеристика и назначение

«специальные мероприятия как тщательно спланированную акцию, которая проводится в рамках общей коммуникационной программы, обеспечивающая паблисити и внимание широкой аудитории. Организация мероприятия направлена не только на привлечение внимания общественности и СМИ. Не менее важными целями являются: создание, поддержание и развитие положительного имиджа компании или ее продукта; взаимодействие с целевыми общественными группами; получение обратной связи, что позволяет провести анализ эффективности деятельности и стратегии; демонстрация уровня развития компании, масштабов ее деятельности; создание дополнительного источника информации о компании». Пресс-конференция представляет собой «встречу журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур, имеющая целью предоставить СМИ фактографическую, проблемную и комментирующую информацию о презентуемом проекте. Пресс-конференция предполагает авторитетность источника новостей, получение информации «из рук в руки», возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов».

«Цель организации при проведении пресс-конференции - это расширение и углубление контактов в сфере деятельности компании, получение необходимой информации, формирование положительного имиджа организации во внешней деловой среде..Создание информационного поводаОпределив цели и основное назначение пресс-конференции нужно создать повод, важную тему. Информационным «крючком» может являться информирование о мероприятиях, проводимые организацией, или событиях вокруг них; 3. Пресс-релизКогда существует информационный повод, нужно приглашать журналистов. Это делается с помощью пресс-релизов(содержащий актуальное сообщение.)Анонс пресс-релиза стоит дать за десять-семь дней и продублировать его за два дня до мероприятия. Рассылку лучше осуществлять в режиме автоматической рассылки по факсу с дублированием по электронной почте. Затем не позднее, чем за сутки до пресс-конференции целесообразно позвонить в СМИ, чтобы напомнить о предстоящем событии и узнать будет ли присутствовать на ней представитель из данной редакции4. Подготовка к пресс-конференции. РепетицияПо мнению А. Пронюшина, перед тем, как проводить пресс-конференцию, стоит проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию мероприятия.Следующий важный момент при подготовке к пресс-конференции – это вопрос ролевого распределения в команде.Первый вопрос, который надо решить – определить, кто будет ведущим. Из группы говорящих всегда выделяется один участник, который исполняет роль модератора. В его обязанности входит: следить за временем, давать слово журналистам, передавать ответ на конкретный вопрос своему коллеге, открывать и завершать пресс-конференцию. Важным моментом является определение, на какие группы вопросов кто отвечает. Время же зависит от того, на какие СМИ ориентируется организация. Если необходимо, чтобы материал вышел в утренние газеты, то начало пресс-конференции должно быть с 11 часов, максимум с 13 часов. Если организация проводит мероприятие для телевидения, радио, еженедельников или ежемесячников, то лучшие часы – с 14.30 до 16.30

Так же организаторам необходимо сделать пресс-кит, который выдается журналистам перед началом мероприятия. Пресс-кит — один из основных PR-документов для прессы. Задача пресс-кита — предоставить журналистам исчерпывающую информацию о происходящем событии.

По словам М.В. Гундарина, иногда в пресс-кит приходится оперативно вносить изменения – кто-то из обещанных в пресс-релизах спикеров не пришел, вместо него явился другой. Соответственно поменялся и сценарный план пресс-конференции. Старая информация, не соответствующая тому, что происходит на самом деле, журналистов раздражает [2, c. 205].Следует сделать таблички-указатели места проведения пресс-конференции, а организаторы и представители данного мероприятия должны иметь при себе бейджи.

5. Сценарий проведения пресс-конференции Сценарий пресс-конференции – это документ, план, который содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени, отводимого на каждую из частей единого мероприятия: открытие, представление организаторов пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления спикеров и приглашенных гостей; вопросы и ответы; закрытие; неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов, возможно фуршет [5].

Общая продолжительность пресс-конференции не должна превышать 30-60 минут.

После пресс-конференции – Фуршет.