1. Знание принципов и средств сглаживания.

Сглаживание представляет собой уникальный подход к организации рабо­ты. Поначалу оно может вызывать отторжение, но необходимо хотя бы попытаться его применить, и со временем сглаживание будет приносить успешные результаты.

2. Соблюдение правильной последовательности действий.

До того как приступать к сглаживанию потока, убедитесь в том, что все методы и средства анализа потребительского спроса и обеспечения непре­рывности потока на соответствующих фазах этапа 6 применены в пра­вильной последовательности и там, где необходимо. Может оказаться, что в некоторых обстоятельствах сглаживание не потребуется. В иных случаях могут понадобиться изменения в способах сглаживания.

3. Применение простых и низкотехнологичных систем.

Следует всегда помнить старую поговорку компьютерщиков: «мусор на входе — мусор на выходе», т.е. совершенство компьютерной системы цели­ком определяется качеством вводимой в нее информации. Это справедли­во и по отношению к сглаживанию. Опыт показывает, что наиболее долго живущими и быстро окупающимися являются самые простые си-стемы без слишком сложных технологий.

4. Гибкость и быстрота реагирования на все возникающие проблемы. Ключи к успеху всегда находятся в руках исполнителей. Если они пони­ мают намерения руководства и ощущают его поддержку, то все процессы планирования и внедрения любых инициатив протекают гладко.

Этап 7.

РАЗРАБОТКА КАЙДЗЕН-ПЛАНОВ СПРОСА

Японский термин кайдзен (процесс непрерывного совершенствования) со­стоит из двух иероглифов: кай (разбирать на части) и дзен (улучшать). Таким образом, при применении методологии кайдзен вы «разбираете» свои процессы, чтобы их улучшить. Планы совершенствования, или кайдзен-планы, могут от­носить как ко всему проекту внедрения бережливого производства, так и к его более простым составляющим, например к первой фазе внедрения системы 5S. В первую очередь необходимо улучшить процесс для придания устойчивости проводимым усовершенствованиям и гарантии, что усилия работников офиса будут признаны и вознаграждены. В течение этапа 6 было определено будущее состояние совершенствуемого потока ценности, а на этапе 7 разрабатывают пла­ны по переводу потока в это состояние.

Кайдзен-планы должны быть просты и понятны тем, кому их предстоит реализовывать. Прежде всего необходимо помнить, что нет необходимости раз­рабатывать безупречные планы будущего состояния потока и безупречные кайд­зен-планы его достижения. Вполне достаточно, чтобы они были хорошо про­думаны и позволяли приступить к конкретным действиям. По мере проведения усовершенствований и дальнейшего освоения принципов бережливого произ­водства предварительный план может быть изменен и доработан. Настоящий раздел содержит необходимые рекомендации по созданию работоспособных кайдзен-планов.

СТРАТЕГИЧЕСКИЕ СВЯЗИ

Этап 7 следует начинать с анализа деловых обоснований необходимости про­ведения тех или иных мероприятий по управлению потоком ценности. Чтобы подтвердить стратегическую необходимость внедрения бережливых методов ра­боты, следует получить ответы на следующие вопросы:

• Почему требуется внедрить бережливые методы в рассматриваемый поток ценности?

• Как повлияет внедрение бережливых методов на потребителей?

• Какого улучшения качества можно ожидать в результате внедрения этих методов?

• Какая экономия будет достигнута?

• На достижение каких стратегических целей ориентирован данный проект?

I62 Д Теппинг, Т. Шукер. Бережливый офис. Управление потоками создания ценности

В поиске ответов на эти вопросы может помочь анализ характеристик береж­ливого производства, введенных на этапе 5, а сами полученные ответы, будучи достаточно обоснованными, помогут утвердить разработанные планы у руково­дителей предприятия в ходе переговорного процесса, осуществляемого по про­цедуре catchball.

Далее наступает самое подходящее время для установления целевых значений характеристик совершенствуемого потока ценности, чтобы указать их на рас­кладном стенде. Для этого следует проанализировать информацию, содержащу­юся на карте будущего состояния потока, и выявленные связи со стратегически­ми целями предприятия, после чего можно будет установить целевые значения этих характеристик на ближайшее полугодие. Их знание также полезно для раз­работки кайдзен-планов.

ПЛАНИРОВАНИЕ ПОЭТАПНОГО ВНЕДРЕНИЯ УСОВЕРШЕНСТВОВАНИЙ

Очевидно, что невозможно одновременно внедрить все идеи, связанные с со­вершенствованием рассматриваемого потока ценности. Поэтому целесообразно разбить их внедрение на несколько последовательных этапов, или фаз. Авторы рекомендуют использовать при этом те же три фазы, что и при планировании будущего состояния потока ценности, т.е.:

1. планирование гарантированного удовлетворения потребительского спроса;

2. планирование совершенствования потока ценности в целях обеспечения его непрерывности;

3. планирование сглаживания работ.

Планирование в указанной последовательности позволит обеспечить эф­фективное и наименее дорогостоящее внедрение разработанных кайдзен-пла­нов. Например, глубокое изучение потребительского спроса поможет более рационально распределить операции по производственным участкам и соот­ветствующим образом модифицировать разработанные планы. Точно так же накопление определенного опыта в обеспечении непрерывности потока цен­ности может кардинально изменить используемые подходы к его сглаживанию, а приобретенные новые знания — потребовать модернизации составленных планов.

Кайдзен-планы с разбивкой по месяцам

Можно начать планирование с составления кайдзен-планов по месяцам, уста­навливающих последовательность и сроки проведения основных мероприятий, относящихся к трем указанным выше фазам (планированию спроса, обеспечению непрерывности потока и его сглаживанию). В планах должны быть отражены все

Этап 7. Разработка кайдзен-планов спроса

163

заслуживающие внимания аспекты совершенствования потока, отмеченные на карте его будущего состояния. Пример типового бланка для составления кайдзен-плана по месяцам приведен в табл. 7.

Контрольные точки

После того как установлена базовая структура плана, разбитого на разделы, относящиеся к изучению спроса, обеспечению непрерывности и сглаживанию потока ценности, должны быть определены особые моменты или события в ходе реализации каждого раздела плана (контрольные точки), последовательность и сроки их достижения и другие относящиеся к этим событиям детали.