Табло соблюдения питча

Под табло соблюдения питча (visual Pitch Board) понимают визуализированный метод контроля потока работ, выполняемых в течение одного рабочего дня.

Для создания табло (рис. 61) суммарный дневной объем работ подразделяют на более мелкие элементы в соответствии с расчетным питчем, равным 14 сче­там/ч. Далее табло указывает распределение элементов работы между исполни­телями. Заметим, что реальное значение расчетного питча является дробным и равно 14,3 счета/ч. Чтобы компенсировать недостающие 0,3 счета/ч, сотрудникам отдела приходится обрабатывать дважды в день (с 8:00 до 9:00 и с 12:00 до 13:00) по одному лишнему заказу.

Заметим, что работник А регулярно получает на обработку на один счет меньше работников Б и В. Это обусловлено следующим: в его обязанности входит отвечать на вопросы и телефонные звонки. Он дольше всех проработал в отделе и способен давать любые разъяснения. Отдел обязан обработать в течение часа не менее 14 счетов до поступления на обработку следующих 14.

Но введение табло соблюдения питча еще не означает переход отдела на ра­боту по принципу вытягивания. Для этого должна быть внедрена система канбан.

Этап 6. Фаза III. Построение карты будущего состояния потока ценности. Сглаживание потока

151

Следует помнить, что при проведении сглаживания не ставится задача проталки­вания чрезмерных объемов работ через систему. Если спрос начинает превышать ее производительность, это должно быть известно немедленно, чтобы иметь воз­можность оперативно отреагировать на его увеличение.

Анализ стандартизованных работ

После внедрения в отделе кредиторской задолженности непрерывного потока обработки счетов были нормализованы все связанные с этим операции. Ввели специальные папки — носители поступающих счетов с момента их поступления в отдел и вплоть до утверждения менеджером и отправки по почте. Внутри папки на левой внутренней стороне обложки наклеена диаграмма стандартизованного распределения работ и блок-схема процесса, четко устанавливающие процедуру обработки счетов, а также прочая необходимая исполнителям информация. Эти папки исполняют функции карточек канбан.

Цветовое кодирование папок

Поскольку счета должны распределяться между исполнителями, было введено цветовое кодирование папок:

• исполнителю А соответствуют красные папки;

• исполнителю Б — синие;

• исполнителю В — зеленые.

Раз в час каждый получает папку соответствующего цвета со всеми счетами, которые ему предстоит обработать в течение часа, а также с сопроводительными письмами и прочей информацией. Получение папки служит точкой отсчета вре­мени питча, в течение которого должны быть обработаны все содержащиеся в ней счета.

Система почтовых ящиков

Существует одно важное правило (позволяющее всей описываемой системе работать надлежащим образом), согласно которому не следует перегружать

152

Д. Теппинг, Т. Шукер. Бережливый офис. Управление потоками создания ценности

систему излишними объемами работ. Для соблюдения этого правила систему канбан необходимо дополнить системой почтовых ящиков.

На рабочих столах всех сотрудников имеются ящики для входящих папок со счетами, размеры и форма которых должны соответствовать табло соблюдения питча. Все работники имеют также ящики, в которые складывают папки с об­работанными счетами, подлежащими передаче на последующие операции. Си­стема работает следующим образом. Допустим, сотрудник Б вытягивает в 11:00 из соответствующей ячейки ящика для входящих документов папку с пятью сче­тами, поступившую в 10:00. Если он ее не забрал, то следующую по очереди папку некуда будет поместить и автоматически запускаются процедуры рассле-дования и устранения затора. В обсуждаемом нами отделе кредиторской задолжен­ности такими процедурами могут быть:

• выяснение причин, по которым работник Б своевременно не забрал пап­ку со счетами, и обсуждение, сумеет ли он забрать ее в течение ближай­ших 10 мин;

• оказание ему помощи со стороны коллег;

• перебрасывание необработанных счетов супервайзеру.

Другие проблемы смогут быть связаны с ящиками для выходных документов. Если к 11:00 в ящике отсутствует папка с обработанными счетами, которой пора там находиться, то это ведет к замедлению работ, проводимых ниже по течению потока обработки счетов. В этом случае также автоматически должны запускать­ся заранее выработанные процедуры устранения задержек.

Как видно из предыдущего примера, система канбан предусматривает визуа­лизированное управление процессом, основанное на изучении потребительского спроса и командной организации труда. Но сглаживание потока на этом не за­канчивается.