2. Официальный запуск проекта управления выбранным потоком ценности

Ответственный должен присутствовать на первом собрании основных членов команды, чтобы разъяснить им, ради чего она была сформирована и по каким признакам отбирались ее участники. Его обязанность также — убедительно обо­сновать необходимость внедрения на предприятии методов и средств бережливо­го производства. Обоснование должно включать разъяснение причин выбора для совершенствования именно этой области деятельности компании или, иными словами, данного потока ценности. Среди причин могут быть появление на рын­ке конкурентоспособных товаров других производителей, требования потребите­лей в отношении снижения цен на продукцию компании или сокращения сроков исполнения заказов и т.д. Наконец, ответственный должен разъяснить, каким образом деятельность команды и выполняемый ею проект будут поддерживать стратегию компании и способствовать достижению стоящих перед ней целей.

Этап 1. Приверженность идеям бережливости

зз

Очень важно на самом первом совещании сообщить членам команды максимум четкой информации о ее предназначении и возлагаемых на них ожиданиях.

Необходимо убедиться в том, что все члены команды правильно понимают цель совместной работы. Следует также сообщить им, что они по мере необхо­димости и в соответствии с решаемыми задачами имеют право расширять или сокращать состав команды. К числу других вопросов, затрагиваемых на первом совещании команды перед запуском проекта, относятся:

• обзор принципов и инструментов создания бережливого производства, которые будут использованы в дальнейшей работе, и их значение для команды;

• ожидаемая продолжительность проекта;

• планируемые коммуникации внутри команды и с другими службами ор­ганизации;

• ресурсы, выделенные команде для достижения поставленных целей;

• способ выявления потока ценности, нуждающегося в совершенствовании;

• другие вопросы, поставленные членами команды.

Очень важно, чтобы процедура формирования команды и область деятель­ности были отражены в ее уставе (team charter,), представляющем собой документ, в котором указаны состав участников и распределение ролей между ними, четко сформулированы цели, ожидаемая продолжительность проекта, выделенные ре­сурсы, масштабы и границы проекта, механизм рассмотрения и оценки работы команды. Устав команды должен пересматриваться и обновляться, чтобы отражать изменения, например, в составе и численности команды, содержании проекта или в номенклатуре применяемых характеристик бережливости совершенствуе­мого потока ценности.

Помимо устава команды и раскладных стендов, в ходе выполнения проекта могут применяться другие информационные документы, включая информацию о совещаниях, отчеты о текущем состоянии проекта и итоговые отчеты.

Информационные бюллетени к совещаниям служат средством передачи всех данных, необходимых для успешного и эффективного проведения совещаний, включая материалы мониторинга действий команды с указанием лиц, ответствен­ных за их выполнение, и их контакты с другими членами группы.

Отчеты о текущем состоянии проекта предназначены для регулярного инфор­мирования ответственного относительно достижения «вех», установленных графи­ком проекта, и обо всех иных значимых событиях в ходе его выполнения. С по­мощью этих отчетов команда информирует ответственного обо всех проблемах, способных повлиять на своевременность достижения промежуточных и конечных сроков выполнения проекта, и о предпринимаемых командой мерах для возвра­щения хода выполнения проекта к первоначально установленному графику.

Итоговый отчет содержит обобщенные сведения о целях, стоявших перед командой, и ее достижениях. Эти отчеты могут служить источниками информации

34

Д- Теппинг, Т. Шукер. Бережливый офис. Управление потоками создания ценности

для исполнителей аналогичных или похожих проектов, сообщая им, что в ходе реализации данного проекта проходило гладко, а что вызывало затруднения.