Ряд преимуществ непрерывных потоков:

• сокращение времени исполнения заказов;

• радикальное уменьшение объемов незавершенного производства внутри про­цесса;

• сокращение времени ожидания в очередях;

• возможность более раннего выявления и устранения различных проблем;

• уменьшение объемов перевозок элементов работ и документов;

• сокращение документооборота и численности людей, занятых бумажной работой;

• гибкое реагирование на колебания размеров и времени такта потребительского спроса;

• простота выявления проблем;

• большая удовлетворенность работников содержанием и условиями труда.

Управление потоком работ

Доводилось ли вам посещать зону хранения товаров позади торгового зала какого-либо первоклассного супермаркета? Скорее всего, нет, поскольку в хоро­шо организованном торговом центре такой зоны не существует. Большинство товаров, нужных покупателям, прямо с колес поступает на полки торгового зала. Отсутствуют расходы на хранение, не требуются большие складские площади, товары всегда свежие.

Супермаркет служит посредником между покупателями и многочисленными поставщиками. Ему необходимо иметь определенный запас товаров на полках, чтобы компенсировать вариабельность спроса на них. С одной стороны, потре­битель должен затрачивать минимум времени на поиск товаров. С другой — для поставщиков и продавцов было бы неразумным иметь на полках всего по одной единице товара каждого наименования. Поэтому должна быть разработана раци­ональная схема заказов, устанавливающая минимальные и максимальные уровни запасов и поддерживающая равновесие между спросом покупателей на каждый товар и частотой и объемами его поставок в магазин.

Такая система называется вытягивающей, или системой, основанной на спро­се, в которой заказывается количество товара, компенсирующее то, что приоб­ретено покупателями. При этом для каждого товара существует определенный максимум запасов, который никогда не превышается. Изучение закономерности продаж с учетом сезонных поправок дает руководству супермаркета необходимую информацию о том, сколько должно быть того или иного товара на полках в произвольный момент времени.

124

Д. Твппинг, Т. Шуквр. Бережливый офис. Управление потоками создания ценности

Все сказанное выше в равной мере справедливо и для административных про­цессов, организуя которые, необходимо прежде всего изучить, что требуется ис­полнителям, находящимся ниже по течению потока работ, и организовать дея­тельность участков, находящихся выше по течению, чтобы удовлетворять спрос на ее результаты. (Более подробно о такой организации работы будет рассказано при рассмотрении учебного примера.)

Другой подход к управлению потоками работ между отдельными участками (про­цессами) заключается в использовании принципа FIFO. Например, полки с пакета­ми молока во многих супермаркетах имеют наклон в сторону покупателей. Подсоб­ные рабочие пополняют их запасы несколько раз в день. Пакеты, по мере того как покупатели разбирают расположенные в ближнем ряду, сползают по полкам вперед. Таким образом, те пакеты, которые были выставлены раньше других, продаются первыми, т.е. действие принципа FIFO поддерживается автоматически.

В хорошо организованных супермаркетах применяют еще один способ управле- ния потоками продаваемых товаров — карточки заказов (карточки канбан), располо­женные где-нибудь поблизости от полок (обычно в их передней части) и содержащие все данные, необходимые для дополнительного заказа израсходованных товаров. При этом не требуется ничего искать, нет никакой путаницы и ошибок в заказах. В теории бережливого производства такую систему принято называть системой канбан, и ее применение внесло революционные перемены в способы управления запасами. ] Применение систем, основанных на спросе, принципа FIFO и системы канбан за­ключает в себе гигантские возможности для управления потоками работ в офисах и экономии тысяч часов рабочего времени. Рассмотрим теперь более подробно, как эти подходы могут использоваться для бережливой организации работы офиса.

Супермаркеты внутри процессов

Если существуют препятствия для организации непрерывного потока работ, т.е. организации потока «в одно изделие», то для их преодоления применяют систему супермаркетов. Создание супермаркета внутри процесса может поддержать его непрерывность. Обычно супермаркеты создают при наличии существенных вариаций в значении времени цикла процессов, объединенных в один поток.