Буферный и страховой запасы

Буферный запас — средство удовлетворения потребительского спроса при колебаниях ритма поступления заказов или времени такта производства.

Страховой запас — средство удовлетворения потребительского спроса при наличии внутренних ограничений или нарушений непрерывности производственно­го потока.

Буферный запас должен быть доступен для использования немедленно после возникновения в нем потребности. Его использование не должно увязать в трясине административных согласований графиков или бюджетов. К буферному запасу предъявляется единственное требование — он должен быть доступен для использо­вания всякий раз, когда у заказчиков возникает в нем потребность. Таким образом, важно, чтобы буферный запас был способен компенсировать любые ожидаемые пиковые значения спроса и гарантировать безусловное его удовлетворение.

Страховые запасы требуются для компенсации недостаточной внутренней эффективности процессов, которая может быть следствием применения несо­вершенных стандартов, неподготовленности работников, плохого планирования,

108

Д. Теппинг, Т. Шукер. Бережливый офис. Управление потоками создания ценности

изменений приоритетов и т.д. Страховые запасы нередко идентичны буферным. Вместе с тем одним из способов создания страховых запасов можно считать со­ставление планов действий в непредвиденных обстоятельствах. Буферный и страховой запасы могут включать:

• использование сверхурочных работ;

• наем временных работников;

• возвращение на работу ушедших на пенсию сотрудников;

• временное заимствование работников у других подразделений. Предположим, что четверо работников отдела обслуживания потребителей

должны обрабатывать по 100 заказов в день, но один из них неожиданно за­болел. Оставшиеся трое будут вынуждены по-прежнему ежедневно обрабатывать по 100 заказов. Чтобы они могли справиться с обработкой 25 лишних заказов в день, в отделе должен существовать план действий в непредвиденных обстоятель­ствах, который предусматривает:

• согласие всех сотрудников, работающих с потребителями, работать при необходимости сверхурочно;

• согласие руководителя отдела расходовать по 2 ч своего времени на об­работку заказов;

• получение секретарем руководителя отдела четких инструкций по оказа­нию сотрудникам помощи в обработке заказов.

Следует всегда иметь в виду, что планирование потребности в страховых и буферных запасах и документальное оформление соответствующих планов должны происходить раздельно. Это необходимо, чтобы всегда располагать точными сведениями о дополнительных затратах, связанных с компенсацией колебаний спроса и внутренними проблемами предприятия. Нужно также пом­нить о том, что буферный и страховой запасы служат временными средствами удовлетворения потребительского спроса, применяемыми до перехода предпри­ятия в будущее состояние. Любые инициативы, связанные с непрерывным со­вершенствованием предприятия, должны всегда иметь целью сокращение объ­емов указанных запасов.

Система 5S

Всегда полезно оценить, сколько времени вы сегодня потратили на непосред­ственное исполнение своих обязанностей и какая часть рабочего дня потеряна впустую на поиск необходимой информации, файлов с документами и т.д., сколь­ко минут или часов ушло на ходьбу в поисках свободного принтера, факса, пап­ки и т.п., какое количество ошибок совершено из-за отсутствия точной и акту­альной информации. Все перечисленные проблемы позволяет решить система наведения чистоты и порядка на рабочих местах (система 5S), с помощью которой происходит поэтапная последовательная реорганизация и стандартизация рабочих мест, нацеленная на сокращение потерь. Внедрение этой системы должно быть

Этап 6. Фаза !. Карта будущего состояния. Определение потребительского спроса

109

первоочередной задачей в процессе совершенствования потока ценности. В ре­зультате работники восстанавливают утраченный контроль своих рабочих мест (рис. 39 и 40).