Порядок приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера.

В соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником главный бухгалтер относится к категории руководителей.

В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете и отчетности» «прием и сдача дел при назначении на должность и освобождении от должности главного бухгалтера оформляются актом», поэтому целесообразно при этом провести проверку состояния бухгалтерского учета и отчетности, а также инвентаризацию имущества и обязательств организации.

Прием и сдача дел главными бухгалтерами осуществляется на основании приказа руководителя организации, где обязательно указываются следующие данные: ФИО лица, принимающего обязанности главного бухгалтера; характер исполнения обязанностей - временный или постоянный; период, в течение которого организуется прием-передача дел; персональный состав комиссии по приему-передаче дел; необходимость привлечения третьих лиц (представителей аудиторской компании, вышестоящей организации и др.); к приказу прилагается регламент (график) работы комиссии.

Привлечение к участию в процедуре передачи дел аудиторской организации оправдано и в тех случаях, когда организация является крупной, имеющей сеть структурных подразделений в различных регионах или различного назначения, а также если увольнение главного бухгалтера сопровождается наличием конфликтной ситуации (несоответствие занимаемой должности и др.). Тогда в ходе передачи дел аудитор может сразу составить программу мер по устранению выявленных нарушений и даже начать работу по восстановлению бухгалтерского учета.

В период приема-передачи дел все документы (кассовые, банковские, расчетные и др.), требующие наличия подписи главного бухгалтера, чаще всего подписываются действующим главным бухгалтером (либо временно исполняющим обязанности на период приема-передачи дел), новый главный бухгалтер принимает на себя обязанность контроля составления и подписи документов после того, как приступает к обязанностям главного бухгалтера (после утверждения акта приема-передачи дел).

Перед началом передачи проверяется состояние кассы. По результатам проверки кассы оформляется отдельный акт, который прилагается к акту приема-сдачи дел. Его подписывают оба бухгалтера, кассир и представитель администрации. Затем главный бухгалтер, сдающий дела, освобождается от руководства бухгалтерией. Одновременно преемник получает право подписи платежных поручений, чеков и других банковских и финансовых документов.

Передача дел предполагает контроль выполнения и документального обоснования бухгалтерских записей с начала текущего года.

В процессе передачи дел проверяется наличие журналов регистрации определенных документов в организации, например:

• журнала (книги) регистрации доверенностей;

• журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

• журнала (книги) регистрации бланков ценных бумаг - векселей, путевок, билетов и т.д.

« журнала регистрации командировок;

• приходно-расходной книги по учету бланков строгой отчетности;

• документов по работе с контрольно-кассовыми машинами (книга кассира- операциониста, оператора, которые регистрируются в налоговой инспекции, и

др-);

• книги учета проверок (ревизий и др.).

Если в ходе приема-передачи дел выяснилось, что некоторые из перечисленных журналов и книг отсутствуют, то об этом делается соответствующая запись в акте, а журнал (книга) заводится с даты приемки дел (естественно, при наличии тех операций, которые в этих книгах должны регистрироваться).

В процессе передачи дел обращается внимание на наличие в организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов, перечня ТМЦ, относящихся к категории дорогостоящих или дефицитных (отпуск которых контролируется особо тщательно), утвержденных приказами руководителя организации.

Несмотря на то, что в процессе приема-передачи дел правильность бухгалтерских записей и налоговых расчетов, выполненных в предыдущие годы, не проверяется, тем не менее, должна быть проверена полнота бухгалтерских и налоговых документов, сданных в архив.

Помимо архива главный бухгалтер должен передать принимающему дела другие документы, которые в соответствии с организацией дел на предприятии хранятся у главного бухгалтера. Такие документы также должны быть включены в опись для сдачи новому бухгалтеру.

Прием и сдача дел при замене главного бухгалтера оформляется актом приема- передачи дел после проверки состояния бухгалтерского учета и достоверности отчетности. Дела передаются на основе последнего баланса, полностью проверяется состояние материального и денежного учета, расчетных статей баланса, а также отчетности организации.

Акт состоит из двух частей - общей (вводной) и основной. В первой части акта указывается организационная и методическая характеристика бухгалтерского учета.

Вторая часть акта - основная — включает перечень передаваемых бухгалтерских и первичных документов, а также архива с указанием, за какой период они составлены. Все первичные документы и регистры бухгалтерского учета должны быть сброшюрованы в папки за определенный период в соответствии с установленным порядком.

В акте приема-сдачи дел указывается наличие или отсутствие книг, регистров и первичных документов.

Подписывая акт, бухгалтер, освобождаемый от должности, может сделать мотивированные оговорки о своем несогласии с какими-либо его положениями. Представитель администрации должен дать свое письменное заключение по указанному разногласию. Если в администрации к уходящему бухгалтеру есть вопросы или претензии, нужно предложить ему внести исправления в учет, либо привлечь в установленном законодательством порядке к дисциплинарной, материальной или уголовной ответственности.