Принципы рациональной организации работы бухгалтерского аппарата.

Успешная работа аппарата бухгалтерии зависит от правильной расстановки и использования ее работников, четкого выполнения ими своих обязанностей.

Требуемое количество работников учетного аппарата определяется в зависимости от объемов обрабатываемой информации по каждому из объектов учета.

Распределение обязанностей между работниками бухгалтерии тесно связано с планом выполнения учетных работ и осуществляется таким образом, чтобы нагрузка учетного аппарата в течение месяца была равномерной.

При распределении обязанностей учитывают сложность выполняемых работ, стаж и квалификацию исполнителей, а также необходимость обеспечения взаимозаменяемости работников.

Обязанности работников бухгалтерии конкретизируются путем разработки должностных инструкций. Должностная инструкция четко определяет и закрепляет конкретные обязанности, права и персональную ответственность каждого работника бухгалтерии. Наличие таких инструкций позволяет обоснованно проводить подбор и расстановку кадров, повышение их квалификации, мероприятия по улучшению условий труда.

Должностные инструкции для работников бухгалтерии разрабатываются главным бухгалтером. Процесс разработки должностных инструкций требует большой подготовительной работы и активного участия в ней всех работников бухгалтерии. Прежде всего, нужно провести классификацию учетных работ по уровню сложности, что позволит равномерно распределить обязанности между отдельными исполнителями. Более ответственные участки работы следует поручать квалифицированным работникам.

Важным этапом организации работы учетного аппарата является разработка индивидуальных графиков выполнения учетных работ, составляемых главным бухгалтером (руководителем группы, отдела) для каждого должностного лица, выполняющего учетный процесс, исходя из объема работ, предусмотренных должностной инструкцией.

Индивидуальные графики работы отдельных работников учетного аппарата должны быть согласованы между собой с таким расчетом, чтобы работа каждого исполнителя строилась успешно и не зависела от недостатков в работе работников бухгалтерии и других служб менеджмента.

Наличие индивидуальных графиков повышает ответственность исполнителей за порученную им работу, вносит четкость и организованность в работу учетного аппарата, позволяет использовать рабочее время учетных работников более рационально, без затрат его на ожидание сдачи документов или прибытия других работников, с которыми связана работа данного учетного работника.

Необходимым условием, обеспечивающим повышение качественного уровня организации бухгалтерского учета, рост профессиональных знаний учетных работников и повышение их ответственности за порученное дело, является оперативное планирование работы с учетными кадрами и материально ответственными лицами по повышению их профессиональной подготовки.

Большую роль в организации труда работников бухгалтерии имеют факторы, формирующие условия труда, которые подразделяются на физиологические и социально- психологические. К физиологическим относят факторы, обусловливающие нормальную организацию рабочего места для каждого работника бухгалтерии. Рациональная организация рабочего места означает: выбор габаритов, формы мебели и оборудования с учетом данных работника, обеспечивающих удобное положение тела при работе; оборудование рабочего места соответствующей оргоснасткой, оснащение современной вычислительной техникой и нормативно-справочными материалами; размещение мебели и оборудования с учетом последовательности выполняемых работ; создание благоприятных санитарно-гигиенических, эстетических и психологических условий труда.

Условия труда работников бухгалтерии определяются также социально­психологическими факторами. Сюда включают систему отношений в коллективе, психологический климат, режим работы и др. Отношения сотрудников друг к другу должны основываться на принципиальности, объективности, доброжелательности и взаимопомощи. Формирование здорового психологического климата в коллективе в значительной степени зависит от главного бухгалтера. Он должен обладать глубокими профессиональными знаниями и иметь высокую общеобразовательную подготовку, быть объективным, требовательным к себе и подчиненным, обладать выдержкой и терпением, умением признавать свои ошибки и принимать на себя ответственность, уметь сплотить коллектив, поддержать творческую инициативу сотрудников.

Для обеспечения рациональной организации бухгалтерского учета необходимо: совершенствовать документирование хозяйственных операций и документооборот; совершенствовать организацию учетных работ; улучшать организацию контрольно-аналитической работы; повышать квалификацию работников учетного аппарата.

В мероприятия по совершенствованию документирования хозяйственных операций и документооборота включаются работы по сокращению количества выписываемых первичных документов и реквизитов в них за счет применения накопительных унифицированных форм документов, по совершенствованию документирования хозяй­ственных операций в условиях применения современных ЭВМ и разработки наиболее оптимальных маршрутов движения документов.

Процесс совершенствования организации учетных работ предусматривает применение более рациональных способов и приемов учетных работ, новых форм учета и автоматизированной обработке всей учетной информации на основе использования современных информационных технологий.

Совершенствование организации контрольно-аналитической работы включает меры по применению более совершенных методик экономического анализа, повышению контрольно-аналитических функций бухгалтерского учета и улучшению оперативного контроля за хозяйственной деятельностью организации.