Вопросы к лабораторной работе №4

1. Для чего можно использовать отчеты в СУБД Microsoft Access?

2. Какие типы отчетов можно использовать в СУБД Microsoft Access, для чего они предназначены?

3. Для чего предназначен мастер создания отчетов в СУБД Microsoft Access и его основные возможности?

4. Для чего предназначен конструктор отчетов в СУБД Microsoft Access и его основные возможности?

5. Какие основные свойства можно задать для отчета в СУБД Microsoft Access, как они подразделяются и для чего предназначены?

6. Из каких основных разделов может состоять отчет в СУБД Microsoft Access, какие основные свойства можно для них задать?

7. Какие элементы можно использовать в отчетах СУБД Microsoft Access, для чего они предназначены?

8. Какие основные свойства можно задать для элементов в отчетах СУБД Microsoft Access, как они подразделяются и для чего предназначены?

9. Для чего предназначена сортировка и группировка в отчетах, как их можно задать?

10. Как задать порядок сортировки результирующего набора данных в запросе и отчете?

11. Для чего в запросе и отчете можно использовать вычисляемое поле?

12. Что такое запрос и отчет с параметром, и как его можно задать?

13. Для чего предназначены групповые операции, как их можно задать в запросе и отчете?

Пример выполнения лабораторных работ №1-4

Вариант № 0

Предметная область: Бухгалтерия (учет расхода горюче-смазочных материалов).

Основные предметно-значимые сущности: Горюче-смазочные материалы, Подразделения.

Основные предметно-значимые атрибуты сущностей:

• горюче-смазочные материалы – название;

• подразделения - название.

Основные требования к функциям системы:

• вывести расходы на горюче-смазочные материалы по подразделениям.

Отчет по выполнению лабораторных работ № 1-4

Тема работы: система управления базами данных Microsoft Access.

Цель работы: знакомство с возможностями СУБД Microsoft Access по созданию таблиц и связей между ними, форм, запросов и отчетов.

Порядок выполнения работы:

2. Создаем новую базу данных «Расход ГСМ.mdb» и в ней таблицы с соответствующими полями: ГСМ (горюче-смазочные материалы) с полями КодГСМ, ИмяГСМ; Подразделения (подразделения учебного заведения) с полями КодПодразделения, ИмяПодразделения.

3. Поскольку нам необходимо хранить информацию о расходе ГСМ определенным подразделением за определенную дату, то необходимо создать дополнительную таблицу с соответствующими полями: РасходГСМ (Расход горюче-смазочных материалов по подразделениям) с полями КодРасходаГСМ, КодГСМ, КодПодразделения, Цена, Количество, Дата. Поля Цена и Количество должны располагаться в этой таблице, поскольку они изменяются с течением времени.

4. Определяем типы данных (счетчик, текстовый, числовой и т.д.), описание и другие необходимые свойства полей (размер поля, подпись, обязательное поле и т.д.) созданных таблиц:

Таблица 3

Таблица: ГСМ (Горюче-смазочные материалы)

Имя свойства	Имя поля
	КодГСМ	ИмяГСМ
Тип данных	Счетчик	Текстовый
Размер поля	Длинное целое	50
Подпись	Код	Название ГСМ
Обязательное поле	-	Да
Индексированное поле	Да (Совпадения не допускаются)	Да (Совпадения не допускаются)

Таблица 4

Таблица: Подразделения (Подразделения предприятия)

Имя свойства	Имя поля
	КодПодразделения	ИмяПодразделения
Тип данных	Счетчик	Текстовый
Размер поля	Длинное целое	50
Подпись	Код	Название подразделения
Обязательное поле	-	Да
Индексированное поле	Да (Совпадения не допускаются)	Да (Совпадения не допускаются)

Таблица 5

Таблица: РасходГСМ (Расход горюче-смазочных материалов по предприятиям)

Имя свойства	Имя поля
	КодРасходГСМ	КодГСМ	КодПодразделения	Цена	Количество	Дата
Тип данных	Счетчик	Числовой	Числовой	Денежный	Длинное целое	Дата / время
Размер поля/ число десятичных знаков	Длинное целое	Авто	Авто	2	Авто	-
Подпись	Код	ГСМ	Подразделение	Цена	Количество	Дата
Обязательное поле	-	Да	Да	Да	Да	Да
Индексированное поле	Да (Совпадения не допускаются)	Да (Допускаются совпадения)	Да (Допускаются совпадения)	Нет	Нет	Нет

5. Определяем первичные ключи в созданных таблицах: ГСМ – КодГСМ, Подразделения – КодПодразделения, РасходГСМ - КодРасходГСМ.

6. Определяем необходимые связи между таблицами и задаем параметры обеспечения целостности данных и вид объединения:

• РасходГСМ.КодГСМ=ГСМ.КодГСМ – тип отношения один-ко-многим с обеспечением целостности данных без каскадного обновления связанных полей и каскадного удаления записей. Параметры объединения: Объединение ВСЕХ записей из «РасходГСМ» и только тех записей из «ГСМ», в которых связанные поля совпадают.

• РасходГСМ.КодПодразделения=Подразделение.КодПодразделения – тип отношения один-ко-многим с обеспечением целостности данных без каскадного обновления связанных полей и каскадного удаления записей. Параметры объединения: Объединение ВСЕХ записей из «РасходГСМ» и только тех записей из «Подразделения», в которых связанные поля совпадают.

7. В схеме данных проверяем правильность созданных таблиц и связей между ними:

Рис. 1.Схема данных

8. В таблице РасходГСМ для полей КодГСМ и КодПодразделения запускаем мастер подстановок, который заполняет соответствующие свойства вкладки подстановка:

9. Заполняем созданные таблицы данными (минимум 10 записей на таблицу):

• ГСМ (Бензин АИ-76; Бензин АИ-80; Бензин АИ-92; Бензин АИ-93; Бензин АИ-95; Бензин АИ-98; Дизельное топливо; Моторное масло; Керосин; Трансмиссионное масло).

• Подразделения (Бухгалтерия; Отдел кадров; Административно-хозяйственная часть; Ректорат; Коммерческий отдел; Учебно-методическое управление; Плановый отдел; Отдел связи и телекоммуникаций; Библиотека; Столовая).

• РасходГСМ (Бензин АИ-76, Административно-хозяйственная часть, 11.20, 60, 25.10.2004; и т.д.).

Таблица 6

Поле: РасходГСМ.КодГСМ

Свойства поля	Значение
Тип элемента управления	Поле со списком
Тип источника строк	Таблица или запрос
Источник строк	SELECT [ГСМ].[КодГСМ], [ГСМ].[ИмяГСМ] FROM ГСМ;
Присоединенный столбец	1
Число столбцов	2
Заглавия столбцов	Нет
Ширина столбцов	0см;4,207см
Число строк списка	8
Ширина списка	4,206см
Ограничится списком	Да

Таблица 7

Поле: РасходГСМ.КодПодразделения

Свойства поля	Значение
Тип элемента управления	Поле со списком
Тип источника строк	Таблица или запрос
Источник строк	SELECT [Подразделения].[КодПодразделения], [Подразделения].[ИмяПодразделения] FROM Подразделения;
Присоединенный столбец	1
Число столбцов	2
Заглавия столбцов	Нет
Ширина столбцов	0см;4,974см
Число строк списка	8
Ширина списка	4,974см
Ограничится списком	Да

10. Создаем необходимые запросы, выполняющие основные требования к функциям системы.

Запрос - Расход ГСМ по подразделениям (Группирует расходы на горюче-смазочные материалы по подразделениям):

SELECT РасходГСМ.КодПодразделения, Sum([Цена]*[Количество]) AS Стоимость

FROM РасходГСМ

GROUP BY РасходГСМ.КодПодразделения;

Результат выполнения запроса:

Рис. 2.Окно «Запрос на выборку: расход ГСМ по подразделениям»

11. Будущим пользователям базы данных, возможно, пригодится запрос расходов ГСМ по виду ГСМ.

Запрос - Расход ГСМ по виду ГСМ (Группирует расходы на горюче-смазочные материалы по виду ГСМ):

SELECT РасходГСМ.КодГСМ, Sum([Цена]*[Количество]) AS Стоимость

FROM РасходГСМ

GROUP BY РасходГСМ.КодГСМ;

Результат выполнения запроса:

Рис. 3.Окно «Запрос на выборку: расход ГСМ по виду»

12. Сохраняем изменения в созданной базе данных, чтобы с ней в дальнейшем можно было работать.

13. Оформляем отчет о выполнении лабораторной работы.