4. Содержание отчета

В отчете по настоящей работе должны быть представлены название темы, исходные данные, промежуточные итоги, виды всех заполненных таблиц.

Лабораторная работа №6 Физическое проектирование бд технологических процессов обработки металлов

1. Цель работы: Создание базы данных в программной среде MS Access.

2. Краткое теоретическое содержание

Кроме, собстенно, хранения информации, одной из основных задач создания и использования баз данных является предоставление на запросы пользователей необходимой информации.

Начиная с Access 2002 для описанных целей предназначены запросы, формы и отчеты. Запрос предоставляет пользователю данные в виде обыкновенной таблицы. Названия полей таблицы могут быть либо заданы пользователем вручную, либо будут присвоены по умолчанию.

Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например итоговые суммы. Следует отметить, что ни запрос, ни отчет не позволяет изменять данные в источнике данных. Для изменения данных в источнике используют формы.

Отчеты и формы Access имеют много общего. Различие их заключается, как уже говорилось, в том, что отчеты не предназначены для ввода и правки данных в таблицах (в источниках данных). Они позволяют лишь просматривать и печатать данные. В отчете невозможно изменить исходные данные с помощью элементов управления, как это можно сделать с помощью форм. Хотя в отчетах можно использовать такие же элементы управления для указания состояния переключателей, флажков и списков.

Отчет, запрос, форма могут быть созданы двумя способами: с использованием мастера и в конструкторе.

Разделы отчета подобны разделам формы и включают заголовок и примечание отчета, область данных, а также верхний и нижний колонтитулы. В примечание отчета помещают поля с итоговыми значениями. Форматирование и группировка элементов управления доступно и для запроса, и для отчета, и для формы. Формы могут содержать подчиненные формы, а отчеты могут содержать подчиненные отчеты.

Автоматическое создание отчета на основе таблицы или запроса (с использованием «Мастера»)

Автоматически создаваемый на основе таблицы или запроса отчет называется автоотчетом. MS Access позволяет автоматически создавать отчеты двух видов: в столбец и ленточный. Разница в создании разных видов отчета заключается в одном шаге.

Чтобы создать автоотчет, необходимо:

Войти во вкладку «Отчеты» («Reports») панели и нажать кнопку Создать (New). Появится диалоговое окно Новый отчет (New Report).

В списке диалогового окна «Новый отчет» («New Report») выбрать один из элементов: «Автоотчет: в столбец» («AutoReport: Columnar») или «Автоотчет: ленточный» («AutoReport: Tabular»).

В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчет (New Report), выбрать источник данных: существующую таблицу или отчет.

Нажать кнопку ОК.

В результате MS Access автоматически создаст отчет на основе выбранного источника данных, используя ленточный формат или формат в столбец. Ленточный формат располагает поля выводимых записей в строку. Формат в столбец располагает поля выводимых записей в столбец. Автоотчет, созданный с использованием любого из этих двух форматов, будет включать все поля и записи, имеющиеся в выбранном источнике данных.

Чтобы созданный отчет можно было использовать в дальнейшем, его необходимо сохранить.

Мастер форм разбивает процесс создания формы на несколько этапов. На каждом этапе требуется установить определенные параметры в одном из диалоговых окон мастера, каждое из которых определяет один шаг создания формы. Если на каком-нибудь шаге была допущена ошибка или возникла необходимость изменения каких-либо установленных параметров, для возвращения к предыдущему шагу нажмите кнопку Назад (Back). Кроме того, в любой момент можно нажать кнопку Отмена (Cancel) для отказа от создания формы и возвращения к окну базы данных.