4 Техника, используемая в отделе международной почты

Для автоматизации производственного процесса отдел международной почты оснащен персональными компьютерами, работающие в среде WINDOWS XP. Находящееся на данных персональных компьютерах программное обеспечение позволяет автоматизировать функции по контролю полученных данных, сопоставлять, анализировать, получать соответствующие отчеты по имеющимся информационным документопотокам, наиболее полно и точно производить функции контроля за поступившей информацией. Все персональные компьютеры объединены в локальную сеть, что дает возможность производить быстрый обмен информацией с другими подразделениями.

Компьютерная сеть организуется по технологии ADSL. Эта технология использует телефонные линии и специальное устройство, устанавливаемое и на телефонной станции, и на Главпочтамте – ADSL-модем.

Электронная почта является новым современным средством передачи информации. В отличие от обычной почты, по электронной – передаются электронные копии сообщений, файлы, программы, различные данные те, информация, обработанная с помощью компьютера.

С помощью почтовой программы Outlook можно создавать сообщения, работать с адресной книгой, хранить и организовывать письма в папках, готовить файлы для пересылки и преобразовывать их в нужный формат после получения и др.

С помощью Outlook пользователь создает сообщение адресату, задает адрес, отправляет сообщение, для чего соединяется с почтовым сервером. Во время соединения почтовый сервер запрашивает имя пользователя. Иначе сеанс связи не состоится. После соединения подготовленная почта автоматически отправляется на сервер и далее через передачу от одного к другому почтовому серверу достигает адресата. Сразу после отправки корреспонденции автоматически происходят получение почты клиентом. Считанные в его область памяти сообщения и файлы сортируются и раскладываются по почтовым ящикам пользователей. Адресат при загрузке своего компьютера видит разложенные по палкам сообщения: входящие, исходящие, отправленные. Он может удалять, сортировать и классифицировать их.

Для вывода информации на бумажный носитель в отделе международной почты имеется два принтера. Принтеры бывают матричные, струйные и лазерные. Типы принтеров различают по качеству печати, по скорости печати, по использованию расходного материала. Принтер имеет следующие узлы и детали: панель управления с кнопкой включения и лампочками сигнализации о работе или об отказе работы принтера; систему печати; печатающие картриджи; схему электропитания; опоры для бумаги, направляющие для бумаги, лоток подачи бумаги. Основные технические характеристики принтера: скорость печатания; память; уровень шумов; потребляемая мощность. Принтер программируется и управляется персональным компьютером к которому подключен. На данном объекте почтовой связи используются следующие принтеры: HP LaserJet 1020, HP LaserJet 4250, HP;

- копировальный аппарат. Технические характеристики ксерокса: скорость копирования; время прогрева, формат копировании; система печати; плотность бумаги; масштабирование; рекомендуемый объем месячного копирования; возможность подключения внешних устройств; таких как автоподатчик бумаги, устройство двухсторонней печати, контейнер для бумаги, опция сканирования. Копировальные аппараты работают автономно;

• факсимильные аппараты. Факсимильный аппарат служит для передачи или приема графических и текстовых черно-белых изображений по телефонным линиям. Выглядит как большой телефонный аппарат, и им можно пользоваться как обычным телефоном. Но, в отличие от обычного телефона, в него устанавливается рулон термобумаги (для распечатки получаемого изображения), есть так же автоответчик. Можно пользоваться факсом одновременно и как телефоном, и как автоответчиком, и для приема/отправки факсовых изображений, для этого надо установить автоматическое срабатывание автоответчика и факса на пятый-шестой звонок телефона. Если успеть поднять трубку раньше, то можно разговаривать как по обычному телефону. Сканирование изображения осуществляется цифровым методом. Поэтому факс сообщение является растровым (точечным), причем пиксель является черно-белым. Предусмотрено три уровня разрешения. При передаче изображения применяется сжатие данных, что позволяет уменьшить размер файла на 80—90%. Скорость передачи составляет около 30 секунд на 1 страницу.

5 ВНУТРЕННИЕ И ВНЕШНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТОКИ.

ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ДРУГИМИ ОТДЕЛАМИ

Свою деятельность отдел международной почты осуществляет в тесном взаимодействии с другими структурными подразделениями предприятия, в том числе филиалами предприятия, а также с общественными организациями и с предприятиями связи РБ, иностранными назначенными операторами, международным бюро ВПС, Ассоциацией европейских государственных почтовых операторов ПостЕвроп, исполнительным комитетом Регионального содружества в области связи, иными международными организациями в рамках компетенции отдела.

Отдел взаимодействует со всеми подразделениями по вопросам эксплуатационной деятельности в части международной почты, статистически в части международного почтового обмена, информационных технологий в части международной почты, представления международному бюро ВПС, ИК РСС и Ассоциации ПостЕвроп различной необходимой информации.

В таблице 1 представлены подразделения, с которыми взаимодействует отдел международной почты, и перечень документов, которыми обмениваются подразделения.

Таблица 1 – Взаимоотношения с подразделениями

Наименование подразделения	Отдел международной почты
	Получает документы от подразделения, указанного в графе 1	Отправляет документы подразделению, указанному в графе 2
1	2	3
Управление бух. Учета и финансового контроля	Копии платежных поручений на произведенные выплаты	Счета – фактуры на оплату услуг, предоставляемый ВПС, а также взносов в кооператив EMS, телематический кооператив ВПС, Ассоциацию ПостЕвроп, за системы IPS и STEFI ВПС, литературу и пр., Табели учета рабочего дня
Юридический отдел	Сведения об изменении законодательства в части таможенных вопросов и вопросов заключения международных договоров (контракты)	Договоры с иностранными предприятиями на перевозку и доставку международной почты, приказы на правовую экспертизу и визирование.
Продолжение таблицы 1
1	2	3
Планово – финансовое управление	Прейскуранты «Тарифы на пересылку международных почтовых отправлений»; Статистическую информацию для международного бюро ВПС; выписку из штатного расписания отдела, коллективный договор.	Сведения о выполнении показателей премирования работниками отдела.
Управление почтовых технологий и логистики	Нормативы доставки отправлений письменной корреспонденции; Статистическая информация для международного бюро ВПС; Планы направлений исходящей и входящей международной почты на внутренних этапах прохождения.	Технологии процессов обработки международной почты. Циркулярные письма Международного бюро ВПС, касающиеся нормативных сроков.
Отдел международных расчетов	Исполненные циркулярные письма Международного бюро ВПС; Циркуляры МБ ВПС в рамках вопросов компетенции отдела; Статистика международного почтового обмена, статистика расчетов за международный почтовый обмен.	Циркулярные письма Международного Бюро ВПС на исполнение.
Отдел рекламации	Сведения, полученные в ответ на рекламации, направленные иностранным назначенным операторам, относительно розыска международных почтовых отправлений.	Циркулярные письма Международного Бюро ВПС на исполнение.
Центр информационных технологий	Технические задания на реализацию задач по международной почте для согласования.	Согласованные технологические задания на реализацию задач по международной почте.
Специальный сектор	Согласованные Программы пребывания иностранных делегаций в РУП «Белпочта»; Отчеты о пребывании в РУП «Белпочта» иностранных делегаций.	Программы пребывания иностранных делегаций в РУП «Белпочта» для согласования.
Продолжение таблицы 1
1	2	3
Отдел по управлению качеством	Документы СМК, изменения и дополнения к ним. Отчеты по внутренним аудитам отдела. Программа «Качество» РУП «Белпочта», другие документы по управлению качеством.	Отчеты по анализу данных по процессам СТП СМК 7.0.0-04 и СТП СМК 7.0.0-05 (поквартально, за год). Планы и отчеты по корректирующим и предупреждающим действиям, по результатам внешних и внутренних аудитов. Отчеты по выполнению мероприятий Программы «Качество».
Отдел кадров	Приказы, касающиеся организации труда на РУП «Белпочта».	Нормативные документы, заявления, докладные записки.
Областные филиалы	Сведения относительно эксплуатации в области международной почты.	Документы и информацию, касающиеся обработки международной почты.
Производство «Минская почта»	Сведения относительно эксплуатации в области международной почты.	Документы и информацию, касающиеся обработки международной почты.