Тема. Довідково-інформаційні документи план
Вступ
Телеграма
Доповідна і пояснювальна записки
Протокол. Витяг з протоколу
Вправи на закріплення вивченого
1. Вступ
До довідково-інформаційних документів належать анотація, відгук, рецензія, висновок, довідка, огляд, доповідна записка, пояснювальна записка, запрошення, звіт, лист, оголошення, план, протокол, витяг з протоколу, стаття, прес-реліз, наукова робота, реферат, тези, конспект, телеграма, адреса, телефонограма, радіограма, факс.
2. Телеграма
Телеграма — це вид кореспонденції з гранично стислим текстом, викликаний необхідністю негайного втручання в певну справу, термінового інформування когось про щось. Текст телеграми містить лише словесну інформацію.
Телеграма пишеться суцільним текстом, без абзаців і переносів. Для складання тексту телеграми слід вибирати короткі слова, а службові взагалі пропускати. Розділові знаки ставити лише тоді, коли їх відсутність змінює зміст; вони пишуться скорочено, малими літерами: «крп», «км», «лпк» (крапка, кома, лапки). Числа у тексті пишуться літерами. Заперечення не не вилучають. Окрім цього, треба бути особливо уважними з добором слів не лише у зв'язку з потребами економії мовних засобів, а й з пошани до норм літературної мови.
Службові телеграми пишуться у двох примірниках. Перший примірник надсилають до відділення зв'язку, другий (копію) підшивають до справи.
Переважна більшість телеграм пишеться на спеціальних бланках і лише з лицьового боку.
Телеграми бувають звичайні, термінові, урядові.
Реквізити в телеграмі розмішуються відправником у такій послідовності:
• позначка про категорію телеграми (термінова, урядова тощо);
• позначка про вид телеграми («Вручити ...», «Повідомлення телеграфом» тощо);
• назва пункту призначення (із зазначенням номера відділення зв'язку, якщо телеграму адресовано у місто; із зазначенням району та області, якщо телеграму адресовано у сільську місцевість);
• повна адреса;
• прізвище, ім'я та по батькові адресата;
• текст телеграми;
• підпис відправника (за бажанням адресанта);
• внизу на бланку вказується повна адреса, номер відділення зв'язку та прізвище, ім'я та по батькові адресанта. У телеграмах підприємствам, установам, організаціям замість детальної адреси й повної назви адресата можна використовувати
Інформаційні документи їх умовні чи скорочені позначення, які реєструються відділенням зв'язку.
У цьому разі адреса зазначається у такій послідовності:
• пункт призначення, номер відділення зв'язку;
• умовна або скорочена адреса, присвоєна адресату та зареєстрована ним у відділенні зв'язку, з яким укладено договір доставки телеграм;
• посада або прізвище адресата.
Кількість слів у телеграмі не може перевищувати трьохсот.
Телеграми «До запитання» приймаються тільки на адреси приватних осіб із зазначенням їх прізвища, ім'я та по батькові.
У телеграмах, адресованих у міста, на номер абонентської скриньки, військової частини, «До запитання», обов'язково зазначається пункт призначення та номер міського відділення зв'язку.
Не дозволяється приймати телеграми «До запитання» на адреси військових частин та установ, на які покладено виконання покарань.
У телеграмі, адресованій на номер телефону або телефаксу, необхідно зазначати повну адресу абонента.
Телеграма повинна бути написана ручкою або надрукована на друкарській машинці, комп'ютері без виправлень та перекреслень.
Підприємство зв'язку може засвідчити будь-який факт, про який повідомляється в телеграмі, підпис адресанта або доручення, яке пересилається телеграмою. Адресант має пред'явити офіційну довідку чи посвідчення, де засвідчується факт, про який ідеться у телеграмі.
Прізвище і адреса відправника (не оплачується і каналами зв'язку не передається).
Наприклад: