Краткое описание порядка составления организационно-распорядительных документов в подразделениях.
Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: на первой стадии генеральный директор определяет круг вопросов, которые необходимо отразить в документе. Помощник генерального директора осуществляет сбор информации по существу поставленных вопросов. Офис-менеджер осуществляет подготовку проекта документа и согласует его с генеральным директором. Генеральный директор подписывает распорядительный документ. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным офис-менеджером. Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя.
Характеристика информационных потоков.
Информация, поступившая от клиента, обрабатывается согласно уставу компании и законодательству. После этого, в зависимости от вида запрашиваемой услуги, обработанный заказ либо передается в соответствующую компанию, входящую в ООО «ГК БалтСиб», либо передается менеджерам компании, которые согласуют ее с поставщиками. Затем коммерческое предложение от поставщиков передается заказчику для рассмотрения и, в случае принятия условий договора, оказывается услуга или поставляется продукт.
Характеристика программно-технической платформы предприятия и коммуникаций.
Основными программно-техническими средствами, используемыми в ООО «ГК БалтСиб», являются стандартный пакет MS Office: Word, Excel, а также 1C Бухгалтерия, специализированный софт «банк-клиент» на съемных носителях информации (флеш карты) и почтовые программы (MS Outlook, The Bat). Так же стоит отметить наличие сайтов в интернете, которые работают под управлением Joomla и Wordpress (которые в свою очередь основаны на SQL Базе Данных и php технологии для исполняемых страниц).
Раздел III
Описание деятельности изучаемого отдела
До 2012 года отдел Информационных Технологий работал по системе аутсорсинга. Однако, в связи с расширением компании и необходимостью создания собственных информационных систем, руководством было принято решение создать внутренний отдел информационных технологий.
Данный отдел осуществляет:
текущее и перспективное планирование и прогнозирование своей деятельности,
сопровождение существующих на данный момент автоматизированных информационных систем,
проектирование различных специализированных программных систем, направленных на автоматизацию различных сфер деятельности компании,
поддержка веб-сайтов группы компаний,
текущее администрирование информационных ресурсов,
установка, обновление и поддержка программного обеспечения на рабочих компьютерах.
Отдел возглавляется и подчиняется Генеральному директору «ГК Балтсиб».
Эффективность работы данного отдела сказывается на результатах работы компании в целом, т.к. деятельность всех сотрудников организации зависит от корректной работы программного обеспечения ПК, информационных систем и своевременного доступа к информации.