Лекция 5. Информационные системы и технологии для разработки и презентации рекламного продукта

1. Обеспечение офисной работы в целях рекламы

5.1.1. Текстовый процессор Microsoft Word

Рекламная деятельность требует подготовки большого числа текстовых документов: отчетов, объявлений, приглашений, буклетов, различной деловой документации. Все они представляют собой блоки текста, которые состоят из обычных и специальных символов, могут включать в себя рисунки, таблицы, сноски, колонтитулы, оглавления и т.д. Для подготовки такого рода документов предназначены специальные программы – текстовые процессоры, позволяющие вводить, редактировать, форматировать и выводить на печать как документ целиком, так и его фрагменты. Ввод текста, как правило, осуществляется с помощью клавиатуры и позволяет перевести исходный текст в электронный вид, т.е. в файл, хранящийся в памяти компьютера. Другим вариантом ввода текста является сканирование с бумажного оригинала с последующим распознаванием его и преобразованием графического изображения в текстовый формат.

В процесс редактирования введенного текста входят такие операции, как: добавление или удаление фрагментов текста, перестановка частей документа, проверка орфографии и правописания, исправление ошибок и т. п. Ввод и редактирование формируют содержание текстового документа. Операции форматирования текста: выбор шрифта, задание полей, красной строки, расстояния между строками, выделение заголовков и др. – определяют вид документа, подготовленного к печати. Для подготовки тек­стов на ПК используются области текстовые процессоры Lexicon (из пакета «Русский офис»), Word Perfect, Microsoft Works, Multi-Edit и др. Несомненным лидерам среди них является Microsoft Word, вхо­дящий в состав Microsoft Office.

Microsoft Word содержит большое количество меню, включающего команды работы с файлами, с буфером обмена, таблицами, управления видом экрана, вставки различных объектов и т.д. Кроме меню существуют дополнительные средства управления – панели инструментов с основными функциями редактирования и форматирования. Как правило, в ходе работы чаще всего используются панели инструментов Стандартная и Форматирование, Рисование. В случае необходимости можно открыть и другие панели инструментов.

Приведем несколько примеров форматирования текстовых документов в MS Word:

1. Маркированные и нумерованные списки.

Ряд документов содержит в себе упорядоченную информацию, которую удобно представлять в виде списков. Списки можно использовать при составлении должностных инструкций, перечня предметов или действий, при оформлении отчетов, резюме и т. п. Microsoft Word поддерживает три вида списков:

• маркированные списки, в которых каждый пункт перечня отмечается одинаковым маркером,

• нумерованные списки, где пункты последо­вательно нумеруются,

• многоуровневые списки, где последо­вательно нумерованные пункты имеют несколько уровней вложения.

Маркированные списки используются тогда, когда не важен порядок следования пунктов, а нумерованные и многоуровневые тогда, когда порядок следования имеет большое значение и не может быть нарушен. Так как списки – это перечисление, то пункты должны быть разделены знаками препинания (запятой или точкой с запятой). Например, перечисление характеристик целевой аудитории можно сделать в виде маркированного списка, а план рекламной кампании – в виде нумерованного списка.

Социально-демографические характеристики целевой аудитории:

• пол,

• возраст,

• социальная группа,

• образование и т.д.

План рекламной кампании:

1. Определение общего рекламного бюджета;

2. Определение целевой аудитории и целевого поведения аудитории;

3. Разработка концепции товара, позиционирование;

4. Разработка рекламного обращения и выбор каналов его распространения.

5. Контроль рекламной кампании и оценка ее эффективности.

2. Вставка графических объектов

При оформлении рекламных объявлений, листовок, буклетов и т.п. применяются различные графические эффекты: цвет символов, цвет и узор фона, обрамление текста, вставка рисунка из коллекции или из файла, оформление надписи фигурным текстом и т.д. Все эти действия выполняются с помощью панели инструментов Рисование.

3. Применение шаблонов

При создании пользовательских документов, таких как письмо, записка, факс, отчет и многих других, можно не придумывать собственные стили, а использовать готовые шаблоны, которые позволяют существенно сэкономить время подготовки документов. Шаблон – это особый тип документа, на основе которого можно оформить множество документов, имеющих ту же структуру и оформление. На основе шаблона в рекламной деятельности создаются анкеты, опросные листы, бланки, предназначенные для распространения в электронном виде с помощью электронной почты и для заполнения на компьютере. В MS Word имеется библиотека разнообразных встроенных шаблонов (резюме, календари, брошюры, письма и т.д.). Кроме этого пользователь может создавать собственные шаблоны для дальнейшего их многократного использования. Например, это может быть шаблон брифа, листовки и т.п.

4. Разработка форм документов

Форма – это документ, содержащий постоянную информацию и предназначенные для заполнения пустые места (поля формы), в которые вводятся данные. Бумажные формы или бланки часто бывает трудно заполнять, нелегко читать и главное, обрабатывать. Электронные бланки свободны от недостатков, свойственных бумажным формам. С помощью специальных средств Word можно быстро и аккуратно разработать электронные формы. Сохраняя такую форму как шаблон можно получить документ, который можно использовать многократно. Создав привлекательную и удоб­ную для использования форму, можно ее распечатать, отправить в локальную сеть для совместного использования или в сеть Internet.

Для разработки форм предназначена панель инструментов Форма, которая предлагает три вида полей формы: текстовое поле, флажок и раскрывающийся список, а также несколько дополнительных возможностей (свойства и затенение полей, защита формы). Текстовые поля служат для ввода строк текста и могут содержать фиксированное или неограниченное количе­ство символов. Кнопки-флажки указывают на положительный или отрицательный ответ, т.е. имеют два состояния «да» и «нет» , раскрывающиеся списки позволяют выбрать один из нескольких вариантов ответов.

Задание дополнительных свойств полям формы определяет их конкретную характеристику: тип, размер и формат текстового поля, размер и состояние флажка по умолчанию, список для выбора значений и т.д. Затенение полей формы позволяет легко находить на экране поля, которые требуется заполнить, однако это затенение не выводится при печати формы. У созданного экранного бланка можно установить защиту, так, что заполняющие его респонденты могут лишь вносить информацию в поля, но не изменять текст или формат бланка не могут.

Помимо простейших форм, создаваемых средствами панели инструментов Формы, можно создавать более сложные формы, используя макросы.

Рекламист, обладая сайтом в WWW, может помещать туда электронные бланки (анкеты) с целью сбора информации о потребителях, предложениях товаров, а также узнавать, например, мнения потребителей о продукции фирмы или провести другое анкетирование.

5. Подготовка серийных документов и документов для массовой рассылки

Редактор Word предоставляет пользователю эффективное средство подготовки составных (серийных) документов. Серийные документы – это однотипные документы, которые можно разослать различным адресатам. Допустим, необходимо отправить письмо сразу нескольким корреспондентам. Используя процедуру слияния Word, можно легко и быстро это сделать. При этом в редакторе создается два документа: основной текст письма и перечень имен и адресов корреспондентов (если имеется база данных адресов, то можно использовать и её). Затем программа самостоятельно объединит текст с реквизитами каждого получателя и сформирует множество писем, готовых к отправке.

Процесс создания составных документов состоит из 3-х этапов:

• Создание основного документа;

• Создание (открытие) документа данных;

• Объединение (слияние) документов.