2. Системы управления базами данных

Значительная часть работы специалиста по рекламе сводится к поиску информации. Тщательный поиск позволяет находить новые сферы применения товара, узнавать о новых рынках, замечать новые тенденции. В современном обществе оперативный доступ к сведениям о рыночной ситуации является очевидным конкурентным преимуществом. В связи с этим особое значение приобретает эффективность способов организации хранения, поиска и обработки накопленных данных.

Современные информационные технологии основаны на повсеместном применении ЭВМ и оргтехники, активном участии пользователей (непрофессионалов в области вычислительной техники и программировании) в информационном процессе, широком использовании пакетов прикладных программ, на возможности для пользователя доступа к базам данных, в том числе и удаленным, локальным и глобальным компьютерным сетям.

Менеджеры различных направлений, инженеры-проектировщики, бухгалтеры, экономисты, журналисты и издатели, научные работники, создатели рекламы, студенты и многие другие повышаю эффективность своей работы с помощью персонального компьютера и его периферийных устройств.

Одной из главных возможностей ЭВМ является хранение и обработка больших объемов информации, причем на современных компьютерах происходит накопление не только текстовых и графических документов (рисунки, чертежи, фотографии, географические карты), но и web-страниц глобальной сети Internet, звуковых и видео файлов. Эти возможности реализуются с помощью информационных систем, которые предназначены для организации хранения и комплексного использования данных – банков и баз данных. Базы данных (БД) играют особую роль в современном мире. Все, с чем мы сталкиваемся в нашей жизни, да и мы сами зарегистрированы в какой-нибудь базе данных, а, скорее всего и не в одной. Например, любой студент может быть зарегистрирован в своем учебном заве­дении (в деканате, библиотеке, бухгалтерии), налоговой инспекции, пенсионном фонде, медицинском учреждении, банке и т.д. Главное достоинство электронных баз данных – возможность быстрого поиска, сортировки, отбора информации, создания отчета по заданной форме. Например, по номерам зачеток легко определить фамилии студентов или по фамилии писателя составить список его произведений.

Всякая информационная система имеет дело не с самими объ­ектами как реальными сущностями, а с их знаковыми отображениями-идентификаторами, позволяющими отличить объект в группе однородных объектов. Поэтому при информационном отображении предметных сред можно и нужно говорить не об объектах и их свойствах, а об отношениях объектов, так как все идентификаторы в записи можно рассматривать симметрично, а не ориентироваться на один специально выделенный объект.

При информационном отображении реального мира весьма важно, в каких количественных пропорциях могут осуществляться отношения объектов. Четкое понимание того, к какой категории относится отношение объектов, позволяет сделать заключение о возможном характере связи между соответствующими данными. Фиксация этой стороны при информационном отображении предметной области определяет одну из сторон модели данных. Характер отношений одних и тех же объектов может измениться и тогда изменится характер связей между элементами данных, который может оказать существенное влияние на структуру банка данных, как логическую, так и физическую. Усложнение характера связей между данными делает более сложными программы их обработки.

Совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз и коллектива специалистов, обеспечивающих функционирование системы, образует автоматизированный банк данных.

Основные функции банка данных – это информационное отображение предметной области, обеспечение хранения, обновления и выдачи необходимых данных пользователям. Составными частями любого банка данных являются база данных (БД), система управления базой данных (СУБД), прикладное программное обеспечение, администратор базы данных.

База данных – это совокупность хранимых в памяти ЭВМ и специальным образом организованных взаимосвязанных данных, отображающих состояние предметной области. База данных также предназначена для обеспечения информационных нужд определен­ных пользователей. Примерами БД может служить телефонная книга, книжный каталог в библиотеке, справочно-правовая система и т. д.

Для обеспечения полного цикла операций с данными в базе данных необходим дополнительный комплекс прикладного программного обеспечения, который называется системой управления базами данных (СУБД). Система управления базами данных – это универсальное программное средство, предназначенное для организации хранения и обработки логически взаимосвязанных данных и обеспечения быстрого доступа к ним. СУБД дают возможность программистам и системным аналитикам быстро разрабатывать более совершенные программные средства обработки данных, а конечным пользователям осуществлять не­посредственное управление данными. К универсальным СУБД относятся, например системы Microsoft Access, Microsoft Visual FoxPro, Borland dBase, Borland Paradox, Oracle.

Функционирование системы управления базой данных основано на введении двух уровней организации базы данных – логического и физического. Эти два уровня соответствуют двум аспектам организации данных: физическому с точки зрения хранения данных в ЭВМ и логическому с точки зрения использования данных в прикладных приложениях.

Описание логических организаций БД определяет взгляд пользователей на организацию данных в системе, которые отображают состояние некоторой предметной области. Структуры физической и логической организации данных могут не совпадать. Существует много различных способов физической организации данных в запоминающей среде, с помощью которых можно обеспечить соответствие некоторой модели.

Создание баз данных обеспечивает интеграцию данных и возможность централизованного управления данными. В базы данных собирается информация, организованная по определенным правилам, которые предусматривают общие принципы описания, хранения и манипулирования данными для того, чтобы с ними могли работать различные пользователи и программы.

Специалистов, работающих с базами данных, можно разделить на три категории:

1) конечные пользователи (те, кто вводят, извлекают и используют данные);

2) программисты и системные аналитики (те, кто пишут прикладные программы обработки данных, определяют логическую структуру БД);

3) администраторы.

Администратор базы данных – это лицо, отвечающее за выработку требований к базе данных во время ее проектирования, реализацию БД в процессе создания, эффективное использование и сопровождение БД в процессе эксплуатации, т.е. это связующе звено между первыми и вторыми.

Виды баз данных

1. По технологии хранения данных различают два вида баз данных: централизованные и распределенные. Централизованные БД размещающиеся в памяти одной вычислительной системы. Распределенные БД состоят из нескольких частей, при этом отдельные части общей базы могут храниться на различных компьютерах.

2. По способу доступа к данным БД различают БД с локальным доступом и с удаленным (сетевым) доступом. Для систем централизованных БД с сетевым доступом существуют два типа архитектуры: файл-сервер и клиент-сервер. В системе файл-сервер одна из вычислительных машин (сервер), служит хранилищем централизованной базы данных, а доступ к базе осуществляется с других компьютеров (рабочих станций), т.е. на файл-сервере хранятся совместно используемые файлы, а на каждом ПК работает своя копия СУБД. Подобная архитектура обеспечивает коллективный доступ к общей базе данных на файловом сервере. Запрошенные данные в виде файлов базы данных передаются с файлового сервера на машины, осуществившие запрос, где затем средствами СУБД и выполняется их обработка. В системе клиент-сервер центральной машине отводятся не только функции хранения базы данных, но и задачи обработки данных в соответствии с запросом. Машина-клиент посылает запрос к базе данных, он передается по сети на сервер баз данных, где осуществляется поиск нужной информации. Найденные и обработанные данные передаются от сервера к клиенту. При этом файлы базы данных никуда не пересылаются, на клиентских машинах выполняется только отображение итоговой информации.

Модели баз данных

Организация данных в БД требует построения информационно-логической (инфологической) модели данных, систематизации разнообразной информации и отражения ее свойств по структуре, содержанию, связям и т. п. При построении модели выделяются информационные объекты; представляющие собой информационное описание объектов и процессов моделируемой предметной области. В зависимости от способа организации (модели) данных в базах данных их разделяют на:

• иерархические,

• сетевые,

• объектно-ориентированные

• реляционные.

Аналогично в зависимости от типа БД разделяются и СУБД.

Иерархическая модель БД обычно изображается в виде упорядоченного набора деревьев, вершины которого связаны вертикальными отношениями подчинения нижнего уровня высшему. Каждому элементу (объекту) соответствует только одна связь с элементом (объектом) более высокого уровня, т.е. один объект является главным, а остальные, находящиеся на низших уровнях иерархии, – подчиненными. Между главным и подчиненными объектами устанавливается взаимосвязь «один ко многим». Примером может служить модель предприятия, состоящего из несколь­ких отделов, в каждом из которых работает несколько сотрудников. Типичными операция­ми обработки иерархически организованных данных являются поиск указанного дерева (например, планово-финансового отдела), переход от одного дерева к другому (от одного отдела к другому), переход от одной записи к другой внутри дерева (от отдела к первому сотруднику). Достоинствами иерархической модели являются простота и бы­стродействие.

Сетевая модель сложнее иерархической и позволяет любому объекту быть связанным с любым объектом, т. е. в ней существуют и горизонтальные связи. Графическое представление модели напоминает сеть.

Объектно-ориентированная модель появилась в результате развития объектно-ориентированного программирования; она обеспечивает доступ к различным источникам данных. Такие модели применяются в системах автоматизированного проектирования (САПР), моде­лировании, мультимедиа, телекоммуникациях, издательском деле.

Реляционная модель (relation – отношение) достаточно универсальна, в значительной степени ориентирована на интересы пользователя и программиста и совершенно не несет в себе черт реального отображения на физическую память. Эта модель возникла позже других, она значительно упрощает структуру базы данных и облегчает работу с ней. Реляционная модель получается путем формализации иерархической модели. В этой модели все связи между объектами задаются путем явной фиксации идентификаторов объектов в записях. Достоинством реляционной БД является сравнительная простота инструментальных средств ее поддержки, недостатком – жесткость структуры данных и зависимость скорости ее работы от размера базы данных.

Реляционные базы данных

В последнее время наибольшее распространения получили реляционные СУБД, которые представляют собой совокупность двумерных таблиц, информация в которых хранится в виде упорядоченного набора записей – строк таблицы.

Реляционная таблица обладает следующими свойствами:

• все элементы в столбце имеют одинаковый тип (числовой, символьный и т.д.) и длину;

• одинаковые строки в таблице отсутствуют;

• порядок следования строк и столбцов может быть произвольным.

Таблица, как правило, содержит информацию о некотором понятии предметной области. Каждая строка в таблице (называется запись) – конкретная реализация (значение) этого понятия. Столбцы таблицы (называется полем) – свойства (атрибуты) данного понятия. Поля базы данных не просто определяют структуру базы – они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Поле может быть задано уни­кальным (т.е. совпадения не допускаются). Для задания ключевых полей, которые служат для связи таблиц в базе данных, выбирают обязательно уникальные поля.

Технология работы с базами данных включает в себя следующее:

1) построение инфологической модели базы (определение на­значения и цели создания БД);

2) создание структуры таблиц базы данных (определение необ­ходимых таблиц и их связей, полей, задание ключа);

3) ввод, поиск и обработка данных, содержащихся в таблицах (создание форм, фильтров и запросов);

4) вывод информации из базы данных (создание отчетов).

СУБД Access

СУБД Access работает с БД реляционной модели с использова­нием технологии «клиент-сервер». Аналогично другим SQL-базам данных СУБД Access для каждой базы данных использует один файл, содержащий множество таблиц и других объектов БД. Одна­ко это не значит, что она является сервером базы данных. В много­пользовательской системе каждый клиент Access должен сам извле­кать записи из разделяемого хранилища и обрабатывать их на своем компьютере.

К достоинствам СУБД Access следует отнести и гибкость. Почти все сложные операции в Access выполняются с помощью мастеров. Можно даже без труда создавать простые программы. Для более сложных программ можно использовать язык программирования.

Этапы проектирования базы данных в Microsoft Access

Процесс создания базы данных можно представить в виде следующих основных этапов.

1. Определение цели создания базы данных.

На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить назначение базы данных, как она будет использоваться, и какие сведения она должна содержать, дается словесная и документальная характеристика данной предметной области. Зная это, можно определить, какие сведения будут храниться в таблицах и в полях таблиц. База данных должна отвечать требованиям конечных пользователей. Для этого нужно определить темы, которые должна раскрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать. Необходимо проанализировать формы, которые в настоящий момент исполь­зуются для записи данных.

2. Определение таблиц, которые должна содержать база данных.

Разрабатываемая модель предметной области обычно представляется в виде графической схемы, начерченной на бумаге. При разработке таблиц рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

• сведения не должны дублироваться в таблице или между таблицами;

• данные, хранящиеся только в одной таблице, обновляются только в этой таблице;

• каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему.

3. Определение необходимых в таблице полей.

Каждая таблица содержит сведения по конкретной теме, а каждое поле в таблице содержит конкретный факт по теме таблицы. При составлении схемы полей для каждой таблицы необходимо учитывать следующее:

• каждое поле должно быть связано с темой таблицы;

• не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения;

• таблица должна содержать все необходимые сведения;

• данные следует разбить на наименьшие логические единицы (например, поля Имя и Фамилия, а не общее поле Имя).

4. Определение полей с уникальными значениями в каждой записи.

Для связывания сведений, хранящихся в разных таблицах, например для связывания данных о клиенте со всеми его заказами, каждая таблица базы данных должна содержать поля или набор полей, однозначно определяющих каждую запись. Такое поле или набор полей называют первичным ключом.

5. Определение связей между таблицами.

После разбиения сведений на таблицы и определения ключевых полей необходимо выбрать способ, которым СУБД будет объединять связанные сведения. Для этого следует определять связи между таблицами базы данных Microsoft Access.

6. Усовершенствование структуры базы данных.

После создания нужных таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными. При обнаруже­нии проблем необходимо доработать структуру БД,

7. Ввод данных (наполнение базы реальными данными).

Ввод и редактирование данных могут производиться двумя спо­собами: с помощью специальных форм и непосредственно в табли­це без использования форм.

8. Создание форм, отчетов и запросов для операций с введенными данными.

Обработка информации в базе данных производится путем вы­полнения запросов или в процессе выполнения специально разра­ботанной программы. Запрос – это команда, адресованная к СУБД, в которой содержится требование представить пользователю опре­деленную, сформулированную в запросе информацию. Запросы предназначены для поиска и получения информации из БД по раз­личным критериям.

При работе с запросами можно выделить два этапа: проектиро­вание (формирование) запроса и выполнение. Запросы бывают раз­ных типов: на выборку, на удаление, перекрестный, итоговый, па­раметрический и др.

При выполнении запроса выбирается информация из всех таб­лиц БД в соответствии с критериями запроса. Результатом выпол­нения запроса является таблица с заказанным набором данных (ди­намический набор). При этом записи динамического набора могут включать поля из одной или нескольких таблиц.

Для конечного пользователя данные, хранимые в таблицах и за­просах, оформляются в виде отчета. Вывод информации из базы данных может осуществляться на основе таблиц и (или) сформиро­ванного запроса. Отчет позволяет представлять информацию на печать в удобном для пользователя формате. Его можно дополнить рисунками и графиками, которые сделают данные отчета более на­глядными и привлекательными.

Типы межтабличных связей в Microsoft Access

Существует четыре основных типа информационных связей между таблицами.

1. Связь типа один-к-одному означает, что каждому значению атрибута А соответствует одно и только одно значение связанного с ним атрибута В, и наоборот. Например, в БД кадровой службы предприятия каждому значению атрибута Табельный номер соответствует единственное значение атрибута ФИО работника, и наоборот. Такой тип связи обычно используется для разделения таблиц, имеющих большое число полей, или для отделения части таблицы, доступ к которой необходимо ограничить. На графической схеме модели предметной области эта связь изображается одинарными стрелками и обозначается 1:1.

2. Связь типа один-ко-многим означает, что каждому значению атрибута А соответствует ноль, одно или несколько значений атрибута В, а каждому значению атрибута В соответствует одно и только одно значение атрибута А. Например, в базе данных рекламного агентства для менеджера, курирующего несколько фирм-рекламодателей, будет задаваться связь данного Типа: одному значению атрибута ФИО менеджера соответствует несколько значений атрибута Название фирмы-рекламодателя. Обозначение такой связи 1:∞, а графически изображается одинарной стрелкой со стороны один и двойной – со стороны много.

3. Связь типа многие-к-одному (∞:1) является обратной к связи «один-ко-многим».

4. Связь типа многие-ко-многим (∞:∞) означает, что каждому значению атрибута А соответствует несколько значений атрибута В, и наоборот. Например, в базе данных рекламного агентства для фирмы-рекламодателя, реклама которой может размещаться в журналах, на радио и на телевидении, характерна следующая связь между описывающими этот объект атрибутами. Одному значению атрибута Название фирмы соответствует несколько значений атрибута Название места размещения, а в каждом месте размещения рекламы может размещаться реклама нескольких фирм. Этим же типом связи соединяются атрибуты Название рекламного агентства и Фирма-рекламодатель, так как рекламное агентство работает с несколькими фирмами, а рекламодатель может обращаться в разные агентства. Графически такой тип связи изображается двойными стрелками. Связь типа многие-ко-многим между двумя таблицами в Microsoft Access реализуется путем создания двух связей типа один-ко-многим с помощью промежуточной таблицы.

Свойства полей и типы данных таблицы

Записи в таблице отличаются значениями своих полей. Все поля обладают свойствами, от которых зависит, какие типы данных можно вводить в поле и какие операции с ними можно выполнять.

Каждое поле обладает, уникальным именем, характеризуется длиной, задаваемой в символах. Имена полей выбираются исходя из смыслового содержания поля. Поля (одно или несколько), по которым можно однозначно определить записи в таблице, называются ключевыми. Если первичный ключ состоит из одного поля, он называется простым, если из нескольких полей – составным ключом.

Различают несколько типов полей.

Текстовый тип служит для хранения символьных данных и имеет ограничение на число символов (обычно до 255). В числовое поле вводят­ся целые или действительные числа. В последнем случае кроме размера поля задается также размер десятичной части числа.

Поле типа Дата/ время служит для ввода даты или времени. С полями такого типа можно выполнять вычисления.

Поле логического типа может содержать одно из двух логических значений: Да или Нет (0 или 1; Истина или Ложь) и иметь длину в 1 байт.

Денежные суммы можно хранить в числовом поле, но в денежном формате с ними удобнее работать. Кроме указания точности вычислений, этот тип содержит обозначение денежной единицы.

Для хранения больших текстовых данных служит поле типа МЕМО. Этот тип может быть использован для описания различных объектов и процессов, например аннотации статьи или книги, описания основных направлений деятельности компании и т. п. Особенность этого поля в том, что на самом деле эти данные хранятся в другом месте, а в поле содержится только указатель на то, где расположен текст.

Поля типа Счетчик выполняют определенную функцию – автоматическую идентифи­кацию записей таблицы. Счетчик – это всегда число, наращивание которого происходит автоматически.

Поля типа Поле объекта OLE (Object Linking and Embredding) не хранят информацию как таковую, а содержат ссылки на объекты, которые могут быть включены в БД с помо­щью протокола обмена данными. Такими объектами могут быть, например, графические, звуковые файлы, видеозаписи, диаграммы.

Тип данных Гиперссылка предназначен для хранения адресов Web-страниц Internet или страниц, локально хранящихся на персональном компьютере.

При выборе типа данных, используемых в поле, необходимо учитывать следующее:

• какие значения должны отображаться в поле. Например, нельзя хранить текст в поле, имеющем числовой тип данных;

• сколько места необходимо для хранения значений в поле;

• какие операции должны производиться со значениями в поле. Например, суммировать значения можно в числовых полях и в полях, имеющих денежный формат, а значения в текстовых полях и полях объектов OLE – нельзя.

Основные свойства полей:

• Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).

• Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

• Размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле. При попытке ввести лишние символы появится предупреждение, а поле будет заблокировано, пока число символов не уменьшится до установленного предела.

• Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю, управляет отображением данных на экране и при печати, но никак не влияет на хранение данных.

• Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся и хранятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных). В маске 99/99/00;0 каждая 9 обозначает необязательную цифру, а 0 -обязательную. В режиме таблицы эта маска отобразится «_/_/_». То есть дата должна быть введена в формате 10/04/07, но сразу же после нажатия клавиши Enter содержимое поля будет преобразовано к виду, определенному в свойстве Формат.

• Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данно­го поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).

• Значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).

• Условие на значение – ограничение, используемое для про­верки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).

• Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выда­ется автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение).

• Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

• Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых стро­ковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, напри­мер к текстовым).

• Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что зна­чения в записях будут проверяться по этому полю на наличие повто­ров, это позволяет автоматически исключить дублирование данных.

Разработка и реализация базы данных средствами Microsoft Access

1. Создание таблиц.

Файл базы данных Microsoft Access имеет расширение mdb. Существует три способа создания таблиц;

* в режиме конструктора;

* с помощью мастера таблиц

* путем ввода данных в таблицу.

При использовании режима конструктора возможно указание различных параметров и условий для полей таблицы. В случае его выбора на экране появляется окно, в котором вводятся имя поля, его тип, задаются ключевые поля и другие параметры.

Мастер – программа, нацеленная на решение определенной задачи и работающая в режиме диалога с пользователем. Работа мастера состоит из нескольких шагов, на каждом из которых можно вернуться к предыдущему шагу или пропустить ненужный шаг.

При выборе третьего способа создания таблиц формируется таблица с десятью полями Поле1, Поле2, ..., Поле 10. После ввода данных каждому полю автоматически назначается тип и размер. Поля можно переименовать в соответствии с выбранными атрибутами.

2. Создание связей между таблицами

Для организации работы с группой взаимосвязанных таблиц необходимо разработать схему данных, которая является графическим изображением структуры БД. Окно Схема данных открывается при выборе одноименной команды в меню Сервис. Для ввода в схему связываемой таблицы нужно щелкнуть мышью по ее имени и нажать кнопку Добавить таблицу. Связь между полями устанавливается путем перетаскивания имени поля из одной таблицы в другую на соответствующее ему связанное поле. После перетаскивания открывается диалоговое окно Связи, в котором задаются свойства образующейся связи. Включение флажка Обеспечение условия целостности данных создает защиту от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные из других таблиц останутся без связи. Условиями целостности данных называют набор правил, которые СУБД использует для поддержания допустимых межтабличных связей и запрета на случайное изменение или удаление связанных данных. Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей позволяют одновременно обновлять или удалять данные во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.

3. Ввод данных в таблицы.

Кроме ввода данных с клавиатуры непосредственно в таблицы возможен импорт таблицы из другой БД или импорт электронных таблиц, созданных, например, в Ехсеl.

4. Создание запросов к БД

Запрос в БД – средство отбора данных из одной или нескольких таблиц при помощи определенных пользователем условий. Запросы позволяют выполнять не только поиск, но и расчеты. На основе запросов можно создавать новые таблицы, формы, отчеты.

В СУБД Microsoft Access, существует несколько видов запросов: запросы на выборку, запросы с параметрами, запросы на изменение (обновление, добавление и удаление записей) и др.

Для создания запроса необходимо перейти на объект Запросы в окне База данных. В СУБД Microsoft Access, существует два способа создания запросов: с помощью мастера и в режиме конструктора.

При работе с мастером запросов нужно выбрать имя таблицы, по которой осуществляется поиск, из доступных полей выбрать требуемые поля, указать имя запроса. После этого на экране появится результат его выполнения в виде таблицы.

В режиме конструктора открывается бланк запроса, в верхней части которой добавляется таблица, а в нижней формируется сам запрос.

В строке Поле перечислены используемые в таблице поля, а в строке Имя таблицы указана таблица-источник. Строка Сортировка предназначена для упорядочивания запи-сей в результирующей таблице. Используя флажок в строке Вывод на экран, можно вывести или убрать с экрана те или иные поля, участвующие в запросе. В строке Условие отбора вводится критерий выбора записей. Для выполнения запроса нужно вызвать команду меню Запрос/Запуск. В режиме конструктора можно просмотреть и модифицировать любой запрос.

5. Создание отчетов

Отчет – итоговый документ, создаваемый на основе базы данных. В отчет могут входить все или избранные данные. Отчеты можно создавать на основе таблиц и на основе запросов. При сохранении отчета сохраняется только его структура. Данные, выдаваемые отчетом, соответствуют текущему состоянию записей базы данных. В Microsoft Access существует три способа создания отчетов:

• с помощью автоотчета, когда пользователь выбирает только источник записей (исходная таблица или запрос) и макет документа (в столбец, ленточный или табличный);

• с помощью мастера отчетов, работа которого заключается в пошаговом формировании отчета на основании полученных ответов;

• с помощью конструктора отчетов, когда отчет полностью формируется пользователем.

Для создания отчета нужно и щелкнув на кнопке Создать в диалоговом окне Новый отчет выбрать один из трех способов создания отчета. Отчет состоит из разделов.

Раздел заголовка служит для печати общего заголовка отчета.

Раздел верхнего колонтитула можно использовать для печати подзаголовков, если отчет имеет сложную структуру и занимает много страниц. Здесь можно также помещать и номера страниц, если это не сделано в нижнем колонтитуле.

В области данных размещают элементы управления, связанные с содержимым полей таблиц базы. В эти элементы управления выдаются данные из таблиц для печати на принтере. Порядок размещения и выравнивания элементов управления тот же, что и при создании структуры форм.

Раздел нижнего колонтитула используют для тех же целей, что и раздел верхнего колонтитула. В нем размещают нужные элементы управления (например, дату или порядковый номер листа отчета).

Раздел примечания используют для размещения дополнительной информации, поясняющей отчет для пользователей и не имеющей отношения к данным таблиц и запросов, на основании которых он создан.

6. Создание форм

Для упрощения работы с таблицами создаются формы, которые, по сути, представляют собой электронный бланк, имеющий поля для ввода данных. Формы обеспечивают пользователям возможность ввода и корректировки данных без необходимости знать, как устроена таблица. Форма – это средство создания удобного интерфейса пользователя. Одна форма может содержать данные многих таблиц, благодаря чему обеспечивается возможность ввода данных в разные таблицы из одного места. Макет формы можно выполнить таким образом, что форма на экране будет выглядеть точно так же, как первоисточник: заявление о приеме, бланк регистрации, заполняемый клиентами, прочие документы, используемые для сбора данных, подлежащих вводу в базу. Благодаря этому во много раз уменьшается число ошибок при вводе и значительно снижается утомляемость персонала.

Для создания формы перейти на объект Формы в окне База данных. Существуют следующие способы создания форм:

• Автоформа – автоматическое создание форм;

• Мастер форм – создание формы с помощью мастера;

• Конструктор – создание формы вручную в режиме конструктора.

Автоформа – самый простой вид автоматических форм. Для создания автоформы нужно щелкнуть на кнопке Создать, откроется окно Новая форма. В диалоговом окне Новая форма выбирают нужную таблицу и вид автоформы (табличная, ленточная или в столбец).

Мастер форм создает форму в четыре этапа:

• выбор полей, данные для которых можно будет вводить в форме;

• выбор внешнего вида формы;

• выбор фонового рисунка формы;

• задание имени формы.

На каждом этапе Мастер подробно запрашивает и объясняет все действия. Созданные мастером формы являются функциональными.

Конструктор используется в основном не для создания формы, а для просмотра и редактирования ранее созданной формы. Именно в режиме Конструктора происходит создание новых или изменение имеющихся элементов управления, их взаимного расположения, оформление заголовка, вставка внешних объектов по технологии OLE (например, фотографий, видеозаписей, музыкальных фрагментов). Структуру формы составляют ее разделы, а разделы содержат элементы управления. В структуре формы три раздела: раздел заголовка формы, область данных и раздел примечания формы. Все, что содержится в области данных, является элементами управления. Фоновый рисунок, лежащий под элементами управления, показывает размер рабочего поля формы. Размеры разделов и размеры рабочего поля формы можно изменять с помощью мыши или с помощью комбинации курсорных клавиш с клавишами Shift (меняет размеры элементов управления) и Ctrl (меняет расположение элементов управления). В форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, флажки и прочие) для автоматизации ввода данных. При создании формы вручную элементы управления размещают на ней так, как удобно проектировщику. Чтобы созданные группы элементов управления формы располагались ровными рядами, их выделяют при нажатой клавише Shift и выравнивают с помощью команды Формат/Выровнять.