3.10 Контроль розрахунків по претензіях та відшкодуванню матеріальних збитків

Пред'явлення претензій до боржників і відшкодування матеріального збитку — один із завершальних етапів реві­зій та перевірок, на якому реалізуються результати роботи контрольно-ревізійних служб.

Претензії до боржників пред'являють за недовантажені товарно-матеріальні цінності, порушення асортименту, неправильне застосування цін, націнок, знижок, тарифів,, порушення технічних умов і стандартів при постачанні цінностей, за виникнення зобов'язань по сплаті штрафів, пені, неустойок, у зв'язку з пору­шенням договірних умов тощо. Контроль розрахунків по претензіях здійснюють на основі даних рахунка 374 «Розрахунки за претензіями», а також інформації по взаємопов'я­заних рахунках 05. 06, 07, 08, 09, 10, 12, 46. 51. 60, 62 та ін., яка формується у журналах-ордерах 1 с.-г., 3 Б с.-г., у Головній книзі, Балансі або відповід­них машинограмах, а також первинної документації (рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні, комерцій­ні акти, договори, претензійні листи тощо). При цьому слід керуватися такими основними нормативно-правовими актами, Інструкціями про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання по кількості та якості, статутами залізниці, автомобільного транспорту, правилами укладання договорів та ін.

Спочатку перевіряють відповідність даних Балансу по рахунку 374 «Розрахунки за претензіями» записам в облікових регістрах. Потім контролер повинен встановити повноту і дотримання строків пред'яв­лення претензій. Зіставленням договірних цін, тарифів із да­ними первинних документів виявляють їх завищення поста­чальниками, підрядчиками або заниження покупцями та замовниками. При прийманні продукції, товарів, техніки і обладнання шляхом візуального огляду встановлюють невід­повідність їх стандартам, технічним умовам, сертифікатам, атестатам, технічним паспортам тощо, а при зважуванні і перерахунку — недопостачання. Крім того, виявляють пошко­дження, некомплектність, що може бути зазначено у розрахунково-платіжних документах або в наявних претензійних листах і заявах. Розмір штрафів і пені встановлюють згідно з умовами договорів та даними первинних документів про їх виконання (актів приймання робіт і послуг, товарно-транспортних накладних, рахунків-фактур, платіжних доручень та ін.). На виявлені відхилення від договірних цін та порядку розрахунків складають претензії.

Строки пред'явлення претензій передбачені статутами залізниці, зв'язку, авіа- й автотранспорту тощо. Наприклад, претензії до транспортних організацій пред'являють протя­гом 6 міс. і розглядаються протягом 3 міс, а якщо транспор­тування здійснювалося різними видами транспорту по одно­му документу — протягом 6 міс.

Якщо в установлені строки суми по претензіях не від­шкодовані, справу передають до суду, арбітражного суду або вищестоящої організації боржника. Необхідно встанови­ти, чи не пропускалися строки пред'явлення претензій і з чиєї вини, чи відшкодовувалися винними матеріальні збит­ки. У випадку підмови в позові з'ясовують її причини, ос­кільки відмова може бути викликана пропущенням строків позивної давності, неправильним оформленням справ, необґрунтованістю претензій та ін.

Ретельно перевіряють записи в обліку по списанню від­хилених претензій, їх обґрунтованість, а також законність , віднесення заборгованості на рахунок 374 «Розрахунки за претензіями». При цьому виявляють можливі випадки оформлення фіктивних актів на нестачу цінностей і приховування таким чином зловживань.

Одночасно перевіряють претензії до підприємства з боку покупців, замовників та інших організацій, їх обґрунтованість і мотиви. На завершення ревізії розробля­ють заходи по усуненню причин виникнення претензій та відшкодуванню матеріальних збитків винними особами.

Завданням контролю розрахунків по відшкодуванню ма­теріального збитку є встановлення законності, повноти і обґрунтованості віднесення на особові рахунки винних осіб нестач, розтрат, псування матеріальних цінностей, розбаза­рювання та привласнення коштів. Крім того, перевіряють, яких заходів вжито для запобігання нестачам і втратам. Зокрема, з'ясовують, чи укладені договори з особами про повну матеріальну відповідальність, чи забезпечені на­лежні умови для зберігання коштів та матеріальних цінно­стей, чи проводяться інструктажі, роз'яснювальна робота по обліку і контролю матеріальних цінностей. Належна орга­нізація внутрішнього контролю запобігає непродуктивним витратам.

При перевірці відшкодування матеріального збитку ке­руються такими нормативними актами: Кодексом законів-про працю України, Інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, Порядком визначення розміру збитків від розкрадання, знищення (псування) матеріальних цінностей, Положенням про ма­теріальну відповідальність робітників і службовців за шко­ду, заподіяну підприємству, установі, організації та ін.

Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків вивчають на основі даних рахунка 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків», в журналі-ордері 3 Б с.-г. або машинограмі.

По кожному особовому рахунку встанов­люють своєчасність та повноту записів по нарахуванню й утриманню матеріального збитку відповідно до первинних документів, наказів, розпоряджень, матеріалів інвентариза­ції, актів ревізій і перевірок, виконавчих листів та постанов правоохоронних органів, розрахунково-платіжних відомос­тей, касових ордерів та ін. Особливо уважно вивчають ма­теріали інвентаризації, повноту віднесення нестач і псування продукції та матеріальних цінностей на рахунок 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей», 716 «Відшкодування раніше списаних активів», а потім списання нестач з вини матеріально відповідальних осіб на рахунок 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків». При цьому перевіряють правильність визначення природних втрат (обґрунтованість використаної норми природних втрат у певних умовах збереження, дотримання методики розрахунків природних і понаднормативних втрат), порядок оцінки матеріальної шкоди, допущеної з вини матеріально відповідальної особи.

Розмір заподіяної шкоди визначається на підставі порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей. Звертають увагу на правильність стягнення нестач при колективній матеріальній відпо­відальності. Встановлюють правомірність визначення щомі­сячного розміру утримань матеріального збитку з оплати праці, їх регулярність і повноту, правильність відображення в обліку цих операцій.

Потрібно з'ясувати також правильність і своєчасність по­відомлень про виявлені нестачі, розтрати і крадіжки у пра­воохоронні органи, якщо вони є наслідком зловмисних дій чи заподіяні у великих розмірах; наявність випадків повер­нення правоохоронними органами матеріалів по нестачах, розтратах і крадіжках внаслідок неправильного оформлен­ня цих матеріалів; яких заходів вжито щодо винних осіб; як забезпечувався контроль за стягненням збитку на підставі виконавчих листів; чи немає завуальованих нестач і краді­жок на рахунках розрахунків із робітниками і службовцями, підзвітними особами. Особливу увагу звертають на обґрунтованість списання заборгованості з рахунка 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» на витрати виробництва або фінансові результати, оскільки за такими операціями можуть приховуватися зловживання та порушення чинного законодавства про відшкодування мате­ріального збитку. На завершення перевірки потрібно розробити рекомендації щодо запобігання нестачам, втратам, виправлення виявлених помилок і недоліків в обліку та звітності.