4. Пример разработки информационной системы

Рассмотрим основные этапы разработки ИС, основанной на БД, в архивном агентстве, пропуская некоторые подробности для простоты изложения.

Формирование требований к АИС. Миссией предприятия является учет и обеспечение сохранности архивного фонда РФ. Целью является расширение возможностей архивного агентства и увеличение числа пользователей. Задачи: качественное хранение документов; качественное предоставление услуг пользователям. Сотрудники архива действуют на основании свода правил.

Характеристика организации.

Виды деятельности:

1. отбор документов,

2. прием документов,

3. систематизация документов,

4. хранение документов,

5. исполнение запросов научного или социально-правового характера,

6. публикация документов.

Применяемое оборудование: Стеллажи, коробки, тележки, компьютеры, сейфы и пр.

Внешняя среда: поставщики: ведомственные архивы, фондообразователи – организации или личности. Органы государственного регулирования: архивное агентство Иркутской области, Министерство культуры Иркутской области, Правительство Иркутской области.

Политика организации осуществляется на основании регламента Росгосархива.

Технология планирования деятельности: составление ежегодного плана по учреждению с разбивкой на кварталы. Каждый отдел составляет аналогичные планы. Архивное агентство утверждает план учреждения. Планирование осуществляется по следующим видам деятельности: заполнение БД личного фонда, прием документов, проверка наличия документов, план по реставрации, по описанию документов.

Прогноз развития: перенос документации с бумажных носителей на электронные носители.

Описание организационной структуры

Организационная структура представлена на рис.1. Опишем все подразделения архива и их функции.

Директор архива

- осуществляет общее руководство (производственной, хозяйственной, финансовой деятельности организации),

- назначает на должности заместителей и начальников,

- несет персональную ответственность перед коллективом и перед архивным агентством.

Заместители

- осуществляют непосредственное руководство над основной деятельностью, хозяйственной частью, финансами.

Отдел социально-правовых запросов

- исполняет запросы от организаций и частных лиц, выдает справки правового характера.

Отдел информационного и научного использования документов

- исполняет запросы от организаций и частных лиц, выдает справки научного характера.

Отдел работы с ведомственными архивами

- принимает от ведомственных архивов документы постоянного хранения (приказы, распоряжения и пр.), ставит на учет, передает в отдел обеспечения сохранности документов и фондов.

Рис. 1. Описание организационной структуры

Отдел отдела обеспечения сохранности документов и фондов

- принимает документы, фиксирует их в журнале приемки о фонде, определяет место документа на стеллажах, записывает в постеллажных карточках данные о расположении (номер стеллажа, сторона – левая, правая, полка и единицы хранения),

- выдает документов другим отделам,

- составляет описи личного происхождения.

Отдел реставрации

- реставрирует документы.

Отдел централизованного учета

- содержит информацию по всем фондам их переименования в течение времени,

- ведет учет фондов (количество фондов, единиц хранения).

Общая задача: ведение базы данных личного фонда (№ фонда, № описи, № дела), ряд документов просто оцифровываются, например, метрические книги.

Критических фактором успеха является автоматизация учета и поиска документов.

Первичные виды деятельности:

- прием документов;

- обработка документов;

- выполнение запросов.

Сильные стороны предприятия:

- самый крупный архив в области,

- достаточно известный,

- удачное местоположение,

- сильный кадровый состав.

Слабые стороны предприятия:

- материально-техническое оснащение,

- отсутствие автоматизации.

Список приоритетных проблем:

- автоматизация постановки на учет документов, поиска;

- техническое оснащение.

Описание существующей ИС предприятия

- технические средства обработки информации: персональные компьютеры.

- топология сети: сеть отсутствует.

- применяемое программное обеспечение: Архив персональных данных.

- автоматизированные функции управления: поиск персональных данных.

- набор информационных услуг и порядок их предоставления: местоположение документов, персональные данные, оцифрованные документы – фонд пользования.

- система хранимых данных: Архив персональных данных, разработанный в среде Access, хранимый на ПК.

2. Анализ существующих информационных услуг и технологий:

- полнота автоматизации. Все специалисты снабжены ПК, сети нет, сервера нет.

- степень интеграции различных подсистем – отсутствует.

- соответствие современному уровню информационных технологий – не соответствует.

Разработанная ИС должна способствовать увеличению скорости постановки на учет документов и выполнения запросов пользователе пользователей, улучшению качества. ИС должна быть основана БД, содержащей информацию о документах (название, № фонда, дата приемки, местоположение и пр.) и о пользователях (фамилия, имя, дата запроса и пр.).

Технический проект.

ИС должна выполнять следующие функции:

• поиск персональных данных,

• формирование отчетности,

• автоматическое отслеживание сроков хранения в соответствии с номенклатурой дел,

• упрощение проверки наличия и состояния,

• подготовка статистических сведений и аналитических материалов о динамике изменений объема,

• состава и состояния архивных документов,

• автоматический поиск данных о местоположении документов,

• автоматических запрос на выдачу дел,

• фиксирование всех запросов,

• ведение картотек читателей.

Согласно схеме документооборота на рис. 2. должны быть подсистемы для отдела информации, отдела снабжения и сохранности документов, отдела работы с ведомственными архивами.

В отделе информации должны быть:

• форма для специалиста этого отдела (регистрация пользователя),

• форма для пользователя (поиск дел, хранящихся в архиве, оформление требований)

В отделе работы с ведомственными архивами должна быть форма для регистрации документов.

В отделе снабжения и сохранности документов должны быть

• форма для дальнейшей регистрации документов;

• форма о выполнении требований.

Для простоты решения задачи объединим формы регистрации документов двух отделов в одну.

Схема документооборота представлена на рис. 2.

Построение функциональной модели ИС

Функциональная декомпозиция представлена на рис. 3.

Диаграмма потоков данных разрабатываемой ИС представлены на рис. 4. Специалист отдела с ведомственными архивами и специалист отдела снабжения и сохранности производят регистрацию документов, соответственно внося сведения о документах и сведения о местоположении документов. Данные о документах хранятся в базе данных. Специалист отдела информации выполняет запросы пользователей, внося запросы о местоположении документов в базу данных. Кроме того, специалист отдела информации регистрирует пользователей, соответствующие данные хранятся во второй базе данных. Пользователь оформляет требования, осуществляя поиск на наличие дел в архиве. При этом формировать требования он может только, если предварительно специалист отдела информации его зарегистрировал. Декомпозиция полученной диаграммы не имеет смысла, поскольку она достаточно подробная для конструирования ИС.

Построение модели данных

Сущности: фонды, дела, пользователи, требования.

Представление данных о заказах в реляционной модели данных

Таблица 2.

Фонды

Поле	Тип
№ фонда	Текстовый 5	Ключевое
Заголовок	Текстовый 255
Категория	Текстовый 50

Таблица 3.

Дела

Поле	Тип
№ описи	Текстовый 6	Ключевое
№ фонда	Текстовый 5	Ключевое
№ дела	Текстовый 5	Ключевое
Название дела	Текстовый255
Крайняя дата	Дата/время (Краткий формат даты)
Количество листов	Числовой Длинное целое
Примечание	Текстовый 255
№ Стеллажа	Текстовый 3
№ полки	Текстовый 3

Таблица 4.

Пользователи

Поле	Тип
Серия и номер паспорта	Текстовый 11	Ключевое
Фамилия	Текстовый 50
Имя	Текстовый 50
Отчество	Текстовый 50
Мест работы	Текстовый 50

Таблица 5.

Требования

Поле	Тип
№ требования	Счетчик	Ключевое
№ паспорта	Текстовый 11
Тема занятий	Текстовый 200
№ описи	Текстовый 6
№ фонда	Текстовый 5
№ дела	Текстовый 5
Выполнение требования	Логический

Рис. 5 демонстрирует связи между таблицами.

Чтобы создать спроектированную БД, воспользуемся СУБД Access 2010. В открытом окне MS Assess выбираем значок Новая база данных , а затем кнопку Создать, после чего откроется таблица, которая является основным объектом базы данных. Для того, чтобы определить поля и их свойства, открываем таблицу в режиме конструктора.

Рис. 6. Выбор режима конструктора

Вносим названия полей, их тип и размер, согласно таблицам 2-5. Чтобы добавить новую таблицу, в панели Создание нажимаем на кнопку Таблица. При этом автоматически выходит поле Код с типом данных Счетчик. Так как это поле не определено в таблицах 2-5, его нужно удалять. Если ключ состоит из нескольких полей, то выделяем сразу все эти поля и нажимаем на кнопку Ключ (рис. 7).

Рис. 7. Выделение группы ключевых полей

Чтобы связать таблицы, открываем схему данных: на панели Работа с базами данных кнопка Схема данных (рис. 7). Связываем таблицы, как на рис. 5 и для каждой из связей устанавливаем флажки Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных поле, Каскадное удаление связанных полей (рис. 8). Для наглядности необходимо заполнить эти таблицы и закрыть (см. ниже таблицы 7-10).

Рис. 8. Установка связи между таблицами

Специалист отдела снабжения и сохранности документов должен отслеживать, какие документы необходимо выдать в отдел информации по невыполненным требованиям. Для этого необходимо создать запрос, совмещающий данные БД о размещении документов с запросами пользователей. На панели Создание нажимаем на кнопку Конструктор запросов. Поскольку поля № описи, № фонда, № дела определяют единственной искомое дело, то эти поля в таблице Дела должны совпадать с одноименными полями из таблицы Требования. При этом внесенное пользователем требование не должно быть выполнено. Следовательно выбираем поля и определяем условия согласно Таблице 6. Следует учесть синтаксис запросов: [название таблицы]![название поля].

Таблица 6.

Запрос на выборку данных

Поле	Условие отбора
[Дела]![№ описи]	[Требования]![№ описи]
[Дела]![№ фонда]	[Требования]![№ фонда]
[Дела]![№ дела]	[Требования]![№ дела]
[Дела]![Название дела]
[Дела]![Крайняя дата]
[Дела]![Количество листов]
[Дела]![Примечание]
[Дела]![№ стеллажа]
[Дела]![№ полки]
[Требования]![Выполнение требования]	нет
[Требования]![№ требования]

Полученный запрос закройте.

Далее создаем формы. Формы должны быть наиболее удобными для пользователей. Ниже предложены рекомендации по проектированию входных и выходных форм [3].

1. Минимизируйте объем ввода:

• Вводите только переменные данные. Не вводите постоянные.

• Не вводите значения, которые вычисляются.

• Используйте подходящие коды.

1. Формы должны быть удобны для заполнения

• Размещайте подсказки.

• Минимизируйте ручные действия (используйте переключатели, радиокнопки, поля с выпадающими списками).

2. Технология ввода должна быть простой

• Последовательность размещения должна совпадать с последовательностью ввода.

3. Выходные формы должны быть просты для понимания и использования.

• Должен быть заголовок документа.

• Должны быть заголовки колонок.

• Должны быть пояснения к сокращениям и условным обозначениям.

• Не следует использовать жаргон.

4. Включайте в форму дату и время формирования.

5. Выходная форма должна учитывать ее использование.

Для удобной работы с БД разработаем следующие формы.

1. Основная форма будет иметь вид, как на рис. 9.

Рис. 9. Стартовая форма

При нажатии кнопки Регистрация документов должна открыться форма, в которую специалисты отдела снабжения и сохранности документов должны вносить следующие данные: № фонда, Заголовок фонда, Категория, № описи, № дела, Название дела, Крайняя дата, количество листов, Примечание, № полки, № стеллажа. Для этого сделаем следующее. Создаем форму Дела с полями из таблицы Дела. Эту таблицу выделяем и на панели Создание выбираем всплывающее меню Другие формы (рис. 10), затем Таблица.

Рис. 10. Создание формы

В результате сформируется форма, в которой нужно убрать поле № фонда. Чтобы внести остальные поля на форму, сделаем следующее. Выделяем таблицу фонды, на панели Создание нажимаем на кнопку Конструктор форм. Получаем готовую форму, представленную на рис. 11.

Рис. 11.Форма Фонды

Для регистрации пользователей предназначена форма Пользователи, которая создается кнопкой Пустая форма на панели Создание (рис. 12).

Рис. 12.Форма пользователи

Пользователи, пришедшие в архив, могут осуществлять поиск данных по номеру фонда, заголовку фонда, категории (для простоты разработки выбраны только эти категории поиска, хотя они далеко не единственные), а затем по выбранным данным формировать требование. Для поиска данных создадим две формы – Поиск документов и Фонды*. Вначале создайте форму, аналогичную форме Фонды, но без полей № полки и № стеллажа, так как эта информация не для пользователей. Назовите эту форму Фонды* (рис. 13).

Рис. 13. Форма Фонды*

Для создания формы Поиск документов создаем пустую форму. На панели Конструктор выбираем кнопку Поле . Назовем это поле № фонда*. Также наносим на форму кнопку , при этом загружается мастер кнопок. Эта кнопка должна отрывать форму Фонды* с только теми записями, которые имеют искомый номер фонда, указанный в созданном поле № фонда*. Поэтому в мастере выбираем категорию Работа с формами, действие Открыть форму. Далее выбираем форму Фонды* и выбираем переключатель Открыть форму для отобранных записей. Устанавливаем соответствие между полями № фонда* (поле под каким-то номером) и № фонда (рис. 14).

Рис. 14. Мастер создания кнопок

Далее выбираем либо текст, либо рисунок на кнопку, и кнопка готова.

Аналогичные действия выполните для организации поиска по заголовку фонда и по категории (рис. 15).

Рис. 15. Форма Поиск документов

После того, как пользователь найдет нужные ему документы, он должен оформить требование. Создайте самостоятельно форму Требование, рис. 16.

Рис. 16. Форма Требования

Система должна отслеживать выполнения по требованию – специалист отдела сохранности на своей рабочей форме должен видеть, какие требования нужно еще выполнить. Если требование выполнено, то должна ставиться отметка о выполнении, и соответствующая запись не должна высвечиваться. Для этого ранее был создан запрос Выполнение требований. Форму сделаем следующим образом. Выделяем этот запрос, на панели Создание выбираем всплывающее меню Другие формы и запись Несколько элементов (рис. 17). Поскольку форма была создана на основе запроса на выборку по полю Выполнение требования, то это поле из формы удаляем. Чтобы отмечать выполнение требования создадим кнопку с таким же именем, при нажатии на которую будет открываться форма Выполнение с полем Выполнение требований (рис. 18).

Рис. 17. Форма Выполнение требований

Форма Выполнение (рис. 18) создается на основе таблицы Требования. Эту таблицу выделяем, на панели Создание нажимаем кнопку Форма. Лишние поля убираем, оставляем только поле Выполнение требований. Кнопка Выполнение требований создается аналогично кнопкам Поиск на форме Поиск документов, где выбор данных осуществляется по равенству полей Номер требований (рис. 19).

Рис. 18. Форма Выполнение

Рис. 19. Мастер создания кнопок

Теперь сделаем кнопочную форму АРХИВ (рис. 9.), которая позволяет открывать соответствующие формы. На пустой форме создаем кнопки на открытие форм со всеми записями.

СУБД Access позволяет делать отчеты на основе данных. Наиболее просто создавать отчеты с помощью мастера отчетов. На панели создание находится соответствующая кнопка .

Работа архивного агентства регламентировано нормативными документами. В Приложении 1 представлены некоторые из них [15]. Составим форму карточки постеллажного топографического указателя. Каждый стеллаж снабжен такой карточкой. Разработанная БД должна автоматически обновлять эти карточки и выводить на печать. При этом данные должны быть сгруппированы по стеллажам (см. Приложение 1.а.), а также должны вычисляться границы диапазонов, в которых определены номера дел (единиц хранения), хранящихся на данном стеллаже.

Для определения границ диапазонов создадим запрос в режиме конструктора, как на рис. 20. Данный запрос включает групповую операцию (кнопка Итоги на панели Конструктор, см. рис. 20). Подведение итого происходит по полю № дела с поиском максимума и минимума. Остальные поля однозначно определяют набор дел из одного фонда и описи на одной полке определенного стеллажа. На рис. 20 запрос включает также поле № дела с групповой операцией Сount, которое нужно для проверки правильности составленного запроса. Это поле в отчет мы не будем включать.

Рис. 20. Запрос Карточки постеллажного топографического указателя

Отчеты разделены на области:

• заголовок отчета, расположен вверху первой страницы отчета;

• верхний колонтитул, надпись встречется ввсерху каждой тсраницы отчета;

• область данных, здесь расположены данные выбранных полей;

• нижний колонтитул, надпись встречется внизу каждой тсраницы отчета;

• заголовок группы, существует, если отчет содержит руппировку по выбранному полю.

Наиболее просто формировать с помощью мастера создания форм на панели Создание, а затем редактировать в режиме конструктора. В мастере выбираем созданный запрос Карточки постеллажного топографического указателя. Выбираем все поля, кроме Count-№ дела. Группируем по номеру стеллажа. Сортируем сначала по полю № полки, затем по полю № фонда, затем по полю № описи. Далее выбираем макет Структура. Отчет почти готов, рис. 21.

Рис. 21. Форма Карточки постеллажного топографического

указателя в режиме конструктора

Полученную форму необходимо преобразовать в форму, как на рис. 22.

Рис. 22. Форма Карточки постеллажного топографического

указателя в режиме конструктора после преобразования

Для этого очистите область заголовка отчета. В заголовке группы внесите соответствующие надписи. Измените ширину полей, так чтобы получилась стандартная таблица. В результате получается отчет, состоящий из отдельных таблиц для каждого стеллажа. Аналогичным образом создается отчет, представленный в Приложении 1.б. Для построения формы из Приложений 1.в и 1.г необходимо внести в таблицы БД недостающие поля. Разработайте самостоятельно эти отчеты.

После того, как конструирование БД завершено, необходимо провести отладку полученной ИС: «разыграть» возможные варианты работы с БД. Для этого нужно заполнить таблицы. Предлагается внести записи, согласно следующим таблицам.

Таблица 7

Дела
№ описи	№ фонда	№ дела	Название дела	Крайняя дата	Количество листов	Примечание	№ стеллажа	№ полки
1	1	1	О заслуженных работниках образования	22.11.1978	12		1	2
1	1	2	Приказы с 1978-1988 гг.	11.02.2011	11		1	2
1	2	1	Распоряжения с 1958-1985 гг.	22.11.1995	33		4	8
1	3	1	О закрытии БЦБК 2000-2010	14.02.2000	45		14	3
11	3	4	О создании БЦБК	17.05.1999	10		3	4
11	4	5	Об утверждении статуса университета	01.02.1997	100		33	5
12	10	9	О представлении к наградам	09.10.2000	12		8	9
2	1	1	О проведении конференции 23 марта 2000 г.	22.03.2011	55		4	5
24	8	1	По донесению управляющего кяхтинским градоначальством с листом следующим из Пекинского трибунала внешних сношений в наш Правительствующий Сенат	19.12.2000	67		8	5
25	7	12	Приказы 1995-2005	27.05.2003	38		6	11
3	5	7	О катастрофе самолета Руслан	12.01.1987	204		14	9
31	7	53	О становлении театра	23.02.1988	43		7	10
4	6	66	О хрустальных и фарфоровых вещах отправленных из кабинета его величества в 1854 г. для подарков Ургинским пограничным правителям	11.12.2010	57		23	9
5	10	12	О встрече с Н. Г. Николаевым 22. мая 1958	05.09.1998	39		5	6
5	9	4	Личные дела Иркутского района 1960-1970	12.03.1990	12		9	7

Таблица 8

Пользователи
Серия и номер паспорта	Фамилия	Имя	отчество	Место работы
1010 2578	Сергеева	Анна	Владимировна	Иркутский государственный педагогический университет
2135 5678	Воробьева	Виктория	Борисовна	Иркутский государственный университет
2345 4368	Никифоров	Владимир	Антонович	Новосибирский государственный университет
2500 1167	Николаева	Ирина	Васильевна	Томский государственный университет
2678 345672	Миронов	Виктор	Викторович	ООО «Эврика»
3456 4456	Андрейчиков	Николай	Александрович	Иркутский краеведческий музей
3465 5434	Виноградов	Анатолий	Михайлович	Иркутский драматический театр

Таблица 9

Требования
№ требования	№ паспорта	Тема занятий	№ описи	№ фонда	№ дела	Выполнение требования
1	1010 2578	Иркутск	1	1	1	Нет
2	1010 2578	Музеи Иркутска	4	6	66	Нет
3	1010 2578	Искусство	2	1	1	Да
4	1010 2578	Знание	1	1	2	Да
5	1010 2578	Искусство	1	1	2	Да
6	2678 345672	Искусство	5	10	12	Да
7	1010 2578	Иркутск	1	1	1	Да
8	1010 2578	Знание	1	3	1	Да
9	1010 2578	Знание	1	1	2	Да

Таблица 10

Фонды
№ фонда	Заголовок	категория
1	Иркутский государственный университет	образование
10	Известные иркутяне	личности
2	Маломорский рыбозавод	промышленность
3	Байкальский целлюлозный комбинат	промышленность
4	Иркутский государственный лингвистический университет	образование
5	Иркутский авиационный завод	промышленность
6	Иркутский краеведческий музей	культура
7	Иркутский драматический театр	культура
8	Монголия	наука
9	Личные данные	личности