4. Проектування адміністративних структур в адміністративному управлінні

Проектування в організації пов’язане з прийняттям рішень, що мають відношення до багатьох сфер життєдіяльності організації, а саме:

• Поділ праці та спеціалізація

• Департаментизація та кооперація

• Зв'язок між відділами та координація

• Норма керованості та контролю

• Ієрархія організації та її ланцюговість

• Розподіл прав і відповідальність

• Децентралізація та централізація

• Диференціація та інтеграція

Джон Гелбрейт визначив проектування організації як постійний пошук найбільш ефективного поєднання організаційних змін. Чинники, які впливають на цей процес, як правило має ситуаційний характер. Можна виділити 4 групи таких ситуаційних чинників:

• Стан зовнішнього середовища складність та його динамізм

• Технологія робіт всередині організації – невизначеність робіт, місця їх використання, невизначеність засобів виконання робіт

• Стратегічний вибір – вибір керівництвом стратегії для досягнення цілей(ідеологія управління, типи споживачів, типи ринків збуту, територіальне розміщення виробництва тощо)

• Поведінка працівників – потреби, кваліфікація, вмотивованість, культура організації

Зовнішнє середовище організації складається з двох рівнів – загальне та безпосереднє оточення. Інститути зовнішнього середовища, які безпосередньо контактують з організацією є підприємствами чи індивідуумами(приватні особи), які виконують роль посередників між силами загального оточення і підрозділами організації, формують через завдання, які вони вирішують попит на будь-яку функцію організації. Виявлення цих інститутів Є першим кроком у проектування організації. Другим кроком є оцінювання характеристик цих інститутів та їх важливості для організації.

Зовнішнє середовище характеризується складністю та динамізмом.

6.04.12

Складність зовнішнього середовища визначається тим, на скільки багато чинників впливає на проектування організації. Динамізм характеризується швидкістю зміни чинників, які впливають на проектування організації: чи залишаються вони сталими, стабільними чи змінюються.

На зовнішнє середовище значно впливає об’єктивне існування ситуації невизначеності.

Під технологією робіт розуміють не тільки дії робітників, але й матеріали та устаткування, які робітники використовують під час роботи. Проектування організації пов’язане із технологією у двох напрямках – поділ праці та групування робіт. Для опису і аналізу відношень між технологією роботи і проектування в організації використовують такі чинники:

• невизначеність у надходженні роботи і місця її виконання

• невизначеність у знанні того як робити роботу

• взаємозалежність робіт та організації

Спеціалізація-горизонтальний поділ праці. Зростання спеціалізації окремих робіт в організації обмежується можливостями щодо їх координації. У дуже малих організаціях спеціалізацію не можна досить чітко встановити. Однак, у великих організаціях спеціалізацію можна досить чітко прослідкувати, особливо її функцію та мету. Класичним зразком спеціалізації є розподіл праці на виробничих підприємствах:виробництво, маркетинг і фінанси. У великих організаціях чіткий горизонтальний поділ праці здійснюється за рахунок утворення підрозділів(група людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення загальної мети), які виконують конкретні специфічні завдання. Спеціалізація – Адам Сміт.

Вертикальний поділ праці призводить до формування рівнів управління.

Департаментизація – процес поділу організації на окремі блоки, які можуть називатися відділами, відділеннями та секторами. Відбувається на основі узагальнення(укрупнення) певних аспектів діяльності. Існує 2 види департаментизації – групування робіт навколо ресурсів, групування робіт навколо результатів діяльності. Функціональна Департаментизація – процес поділу організації на окремі елементи, кожен з яких має свою чітко визначену ціль та обов’язки.

Зв'язок між відділами та координація(менеджмент)

Норма керованості та контролю. На сьогодні для визначення оптимальної норми керованості використовується ситуаційний підхід, в основі якого лежить аналіз чинників. До першої групи чинників належать ті, які пов’язані з виконуваною роботою:

• схожість робіт

• територіальна віддаленість робіт

• складність робіт

Друга група чинників пов’язана з тим ким керують і хто керує. Перший чинник – рівень підготовки підлеглих, другий – рівень професіоналізму керівника

Третя група чинників має відношення до самого керівництва та організації: ясність у делегуванні прав та відповідальності, чіткість у постановці цілей, техніка комунікації, ієрархічний рівень організації, частота змін в організації. Для вищої ланки організації кількість підлеглих на одного керівника не має перевищувати 7 осіб. У нижній ланці норма керованості може досягати 20-30 осіб. Побудова адміністративної структури може здійснюватися на основі вузької та широкої норми керованості. Вузька норма керованості характеризується мінімальною кількістю підлеглих в одного керівника. Широка норма керованості передбачає максимально можливу кількість підлеглих одного керівника та мінімальну кількість рівнів ієрархії.

Ієрархія в організації та ланцюговість. Ієрархія – це розташування частин цілого в порядку від вищого до нижчого. Для організації – це структура влади або ланцюговість. Півнем управління організації вважають ту частину, у межах якої та відносно якої можуть прийматися самостійні рішення без їх обов’язкового узгодження з вищими або нижчими рівнями.

Високу конфігурацію застосовують у великих організаціях з вузьким масштабом керованості(висока конфігурація – велика кількість управління). Це наприклад науково-дослідні інститути, компанії інформаційних технологій. Плоску конфігурацію застосовують у великих організаціях з широкою нормою керованості, де кількість рівнів управління невелика і простежується спеціалізація праці та чіткий поділ на окремі операції. Якщо організація велика але на різних рівнях управління застосовується різні масштаби або норма керованості використовують Китайську конфігурацію організаційної структури(підприємства-інноватори)

Розподіл прав і відповідальності. Здійснюється на основі формування внутрішніх регламентів. До основних регламентів належать: базове положення про організаційну структуру компанії, пакет положень про окремі види діяльності(виробнича, фінансова, маркетингова), пакет положень по структурних підрозділах(цехи, відділи, департаменти), посадові інструкції, опис посад.

Основними розділами положення про організаційну структуру є:

• опис видів діяльності, продукції

• Перелік бізнес-функцій організації

• Перелік функцій менеджменту, які реалізуються в компанії(конкретні функції)

• Перелік організаційних ланок компанії

• Закріплення за структурними підрозділами організації видів діяльності, бізнес-функцій тощо

• Схема організаційної структури

Основними розділами положення про структурні підрозділи є:

• Загальні положення

• Напрямки діяльності

• Сама структура

• Функції і завдання

• Взаємовідносини з іншими підрозділами

• Права

• Відповідальність

Посадова інструкція складається з таких підрозділів:

• Загальні положення

• Напрями діяльності(основні завдання)

• Обов’язки і функції

• Взаємовідносини

• Права та відповідальність

При підготовці документів, які регламентують діяльність персоналу використовують:

• Загальний(загальнодержавний) класифікатор професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів

• Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців

Мотивування – самостійно, підр з Менеджменту