Для этого выполним команду

Форма, Критерии: Ф.И.О. аспиранта: Баламут, Enter.

Найденную запись теперь можно просмотреть, подкорректировать значения её полей и включить снова в базу нажатием кнопки Добавить.

Используя кнопки Назад, Далее, Удалить или Добавить можно соответственно продолжить просмотр записей таблицы, удалить некоторые ненужные записи или добавить новую запись.

Нажав кнопку Добавить можно увидеть форму с пустыми полями.

Введите в поля формы данные новой записи и снова нажмите кнопку Добавить. База дополнится новой записью и появится новая форма с пустыми полями. Тем самым MS Excel приготовится к приёму следующей записи в таблицу базы данных.

3.3. Поиск и просмотр записей с помощью Пользовательского фильтра

В MS Excel имеется ещё одно средство для работы с записями базы данных – Пользовательский фильтр.

С помощью Фильтра удобно находить и просматривать отдельные группы записей непосредственно в таблице.

Пример 1. Допустим, нас интересует запись с данными об аспирантке Мамлеевой Светланы Изельевны.

1. Кликнем в любой клетке в пределах таблицы БД (рис. 1).

2. Далее выполняем следующие команды:

Данные, Сортировка и фильтр, Фильтр - в каждом поле шапки таблицы появятся кнопочки с синими треугольниками вниз. Нажатие любой такой кнопки вызывает появление спускающегося списка, который содержит все несовпадающие значения данного поля.

3. Нажимаем кнопку со стрелочкой в клетке Ф.И.О. аспиранта и выполняем

Выделить все, Мамлеева, Ok.

Под шапкой таблицы остается только одна запись с данными об этой аспирантке.

4. Поиск записи в БД может быть выполнен в соответствии с более сложным критерием.

Для этого в меню кнопки Автофильтр нужно выбрать опцию Текстовые (Числовые,…) фильтры и в диалоговом окне опции задать соответствующий критерий поиска записи.

Для восстановления на экране всей таблицы нужно выполнить команду

Данные, Сортировка и фильтр, Фильтр.

Пример 2.

Допустим, нас интересуют записи об аспирантах, зачисленных в период между 01.01.1997 и 31.12.2000 годами.

Выполняем последовательно

Данные, Сортировка и фильтр, Фильтр, Дата зачисления, Фильтр по дате, Между, после или равно: 03.11.1997 И до или равно: 02.11.1998, Ok .

На экране останутся записи только об аспирантах, зачисленных в указанный период времени.

Далее, допустим, в этой группе нас интересуют только очные аспиранты.

Выполняем

Форма обучения, Текстовые фильтры и выбираем Очная. На экране останутся записи только об очных аспирантах, поступивших в аспирантуру в период с 03.11.1997 по 02.11.1998 г.

Примечание: По завершению работы с автофильтром рекомендуется восстановить исходное состояние списка. Для этого выполняем Данные, Сортировка и фильтр, Фильтр.

3.4. Анализ данных в бд с помощью сводных таблиц

Сводные таблицы используются для получения итоговых данных по разным категориям записей в базе данных.

Рассмотрим примеры создания сводных таблиц (рис.2).

Пример 1. Пусть необходимо построить сводную таблицу, в которой будут сведения о том, сколько всего аспирантов учатся по каждой из форм обучения, очной и заочной.

Построение сводной таблицы начинаем c того, что щелкаем мышкой в любой клетке таблицы - базы данных “Аспиранты” (рис. 1).

Далее выполняем следующую последовательность команд из меню Вставка.

1-й шаг.

Вставка, Сводная таблица, Таблица и диапазон: БдАспиранты!$A:$M, На новый лист, Ok.

2-й шаг.

В появившемся на экране окне Макета сводных таблиц выделяем мышкой в списке полей сводной таблицы поле “Форма обучения” и размещаем это поле в области “Название строк” макета сводной таблицы. Перетаскиваем кнопку поля “Ф.И.О. аспиранта” в область “Значения”.

В результате этих действий на новом листе MS Excel появится сводная таблица (таблица 1, рис. 2) с информацией о том, сколько всего аспирантов учатся по очной и заочной формам обучения.

Переименуем лист MS Excel с созданной таблицей: СводныеТаблицы.

В дальнейшем, перед печатью сводной таблицы на принтере, таблицу можно подкорректировать - изменить заголовок, изменить ширину колонок, выбрать другие шрифты. Например, выделим полученную сводную таблицу 1 и установим следующие настройки:

Формат ячеек, Число, Выравнивание: По горизонтали: по центру, По вертикали: по верхнему краю, Отображение: переносит по словам.

Щелкните мышкой в клетке A1 и с помощью команды Вставка, Строки сдвиньте Сводную таблицу на 2-е строки вниз. Затем введите в клетку А2 текст: Таблица 1.

Сводные таблицы могут отслеживать изменения в исходной таблице БД, т.е. той, на основе которой сводная таблица была создана. Если дополнить базу данных новыми записями или удалить какие-то из них, то для того, чтобы Сводная таблица отразила эти изменения, необходимо выделив любую клетку в области сводной таблицы выполнить команду Данные, Обновить все.

Пример 2. Создадим сводную таблицу 2 для получения итоговых данных по национальностям и формам обучения аспирантов. Таблицу 2 создадим на том же листе, что и таблица 1, созданная в предыдущем примере.

Щелкаем мышкой в клетке на листе, на котором размещена таблица базы данных "Аспиранты" (рис.1).

Далее выполняем следующую последовательность команд из меню Вставка.

1-й шаг.

Вставка, Сводная таблица, Таблица и диапазон: БдАспиранты!$A:$M, На существующий лист, Диапазон: Сводные таблицы! D3, Ok.

2-й шаг.

В появившемся на экране окне Макета сводных таблиц перетаскиваем мышкой поле “Форма обучения” в область “Названия столбцов”. Перетаскиваем поле “Ф.И.О. аспиранта” в область “Значения” и затем перетаскиваем поле “Национальность аспиранта” в область “Названия строк”.

В результате этих действий на листе СводныеТаблицы будет создана новая сводная таблица (Таблица 2) с информацией о количестве аспирантов разных национальностей, сгруппированных по очной и заочной формам обучения.

Аналогично можно построить и таблицу 3, содержащую сводную информацию о количестве аспирантов, заканчивающих учебу в тот или иной период времени.

Примечание. Сводные таблицы к базам данных рекомендуется размещать на отдельных листах книги (файла) MS Excel и давать этим листам имена, отражающие содержание таблиц, размещенных на этих листах. Это облегчит в дальнейшем просмотр таблиц и вывод их на печать. Содержимое этих листов обычно оформляется в виде стандартных выходных форм (отчетных документов), принятых в организации.

Отдельные базы данных следует создавать в отдельных книгах (файлах) MS Excel.