2. Присваивание имен полям записей в таблице базы данных

Для удобства работы с отдельными полями и фрагментами таблицы необходимо им присвоить имена. В дальнейшем эти имена можно будет использовать в расчетных формулах и в процедурах поиска и обработки записей в базе данных.

Присвоим имя База_данных всему диапазону клеток в колонках A:M, в строках которых будут размещаться записи базы данных Аспиранты. Для этого проделаем следующее.

1. Выделим мышкой диапазон колонок A:M.

2. Выполним команду Формулы, Определённые имена, Присвоить имя, Имя: База_данных, Диапазон: БДАспиранты!$A:$M, Ok.

Присвоим имя Форма_обучения колонке С.

1. Выделим мышкой колонку С.

2. Выполним команду Формулы, Определённые имена, Присвоить имя, Имя: Форма_обучения, Диапазон: БДАспиранты!$С:$С, Ok.

Аналогичным способом присвоим имена остальным колонкам базы данных (рис. 1).

Таблица 1 – Таблица имен в базе данных "Аспиранты"

3. Основные операции с записями в базе данных

После того, как таблица базы данных создана, и данные занесены в поля её записей, можно выполнять типичные для баз данных операции с этими записями.

К этим операциям относятся:

1. ввод новых записей в БД;

2. удаление записей из БД;

3. корректировка существующих записей в БД;

4. поиск записей в БД по заданному условию;

5. сортировка (упорядочивание расположения записей в определённом порядке) БД;

6. получение сводных таблиц и представление их в виде диаграмм и др.

Рассмотрим порядок выполнения некоторых из этих операций.

3.1. Сортировка (упорядочивание расположения) записей в базе данных

Рассмотрим выполнение операции сортировки на следующем примере. Упорядочим записи об аспирантах в базе данных по существующим формам обучения. Внутри каждой формы обучения, очной и заочной, записи расположим по датам окончания учебы в аспирантуре и, затем, внутри этой группы, записи расположим в алфавитном порядке по фамилиям аспирантов.

Для выполнения указанной операции щелкнем мышкой в любой клетке в пределах таблицы Базы данных "Аспиранты" (рис. 1) и выполним следующую команду:

Данные, Сортировка, Столбец, Сортировать по: Форма обучения, Сортировка: Значения, Порядок: От А до Я, Добавить уровень, Затем по: Дата окончания аспирантуры, Сортировка: Значения, Порядок: От старых к новым, Добавить уровень, Затем по: Ф.И.О. аспиранта, Сортировка: Значения, Порядок: От А до Я, Ok.

Внимание! После просмотра результата выполненной операции сортировки перед продолжением экспериментов, восстановите первоначальное расположение записей в таблице. Для этого выполните операцию сортировки записей по возрастанию их номеров в колонке А.

3.2. Работа с записями в бд с использованием Формы данных

Для поиска и просмотра записей в базе данных, их корректировки, удаления или добавления новых записей в базу данных, удобно использовать Форму ввода данных, вызываемую на экран кнопкой Форма панели быстрого доступа.

Кнопка Форма обычно заранее не установлена на панели быстрого доступа. Её необходимо установить следующим образом:

- щёлкаем правой клавишей мышки на панели главного меню MS Excel и через опции последовательно открывающихся окон контекстных меню выполняем следующие установки:

Настройка панели быстрого доступа, Выбрать команды из:, Часто используемые команды: Все, Форма.

Затем указываем, где расположить панель быстрого доступа: Настройка панели быстрого доступа, Разместить панель быстрого доступа над лентой основного меню и инструментов.

Допустим, используя кнопку Форма, необходимо подкорректировать в таблице базы данных запись об аспиранте Баламут.