7

Э.В. Писаренко MS Excel Создание баз данных в MS Excel

Создание баз данных средствами ms Excel

Для создания баз данных (БД) и работы с ними обычно используются специализированные, достаточно сложные программные системы, называемые системами управления базами данных (СУБД), такие как Oracle, MS Access, Fox Pro, Dbase, MS Access и др.

Табличный процессор MS Excel не является специализированным программным средством для разработки баз данных, в том понимании их, которое принято в области информационных технологий, но имеет достаточно простые и удобные средства для создания таблиц, во многом похожих на таблицы баз данных СУБД и средства для работы с этими таблицами. Это позволяет получить некоторые, начальные представления о базах данных, как об основных объектах информационно-поисковых систем, и получить некоторые практические навыки создания их и работы с ними, не получив ещё знаний по созданию и работе с указанными выше СУБД.

Базы данных в терминологии MS Excel называют "списками".

Список – это обычная многоколоночная таблица MS Excel (рис. 1), каждая строка которой представляет собой запись сведений о некотором информационном объекте, включённом в этот список (таблицу). Каждая запись состоит из полей – клеток таблицы, в которых содержатся данные - значения определённых свойств объекта (в виде чисел, дат, периодов времени и т.п.). Названия свойств (характеристик, атрибутов) объекта, указываются в колонках шапки таблицы.

Каждую такую таблицу, далее будем использовать термин таблица база данных (ТБД), удобно размещать на отдельном листе MS Excel. В первой строке листа размещают шапку таблицы (рис. 1), в остальных строках таблицы размещают записи значений характеристик объектов. Тогда текст, размещенный в шапке колонки таблицы, будет соответствовать названию (имени, идентификатору) конкретной характеристики объектов, записи о которых есть в этой таблице, а в клетке, расположенной на пересечении некоторой строки и колонки таблицы, будет находиться данное - значение этой характеристики.

Базу данных, организованную таким образом, удобно использовать для хранения, поиска и обновления данных в ней, получения групповых сведений по различным полям БД и формирования отчетных документов со сводными сведениями.

Таким образом, База данных, разработанная и эксплуатируемая в среде MS Excel, будет состоять из: - одной многоколоночной таблицы базы данных (ТБД);

- средств ввода и редактирования новых записей в ТБД (входных форм);

- средств и способов отображения данных, полученных в ответ на запрос к БД (выходных форм);

- средств манипулирования данными в ТБД (поиска, удаления, редактирования, сортировки и т.п.).

В следующих разделах учебного пособия рассматривается порядок разработки таблицы базы данных "Аспиранты" (рис. 1) и выполнения типичных операций с записями в ней.

1. Разработка таблицы базы данных "Аспиранты"

Вначале, на рабочем листе MS Excel создадим таблицу базу данных «Аспиранты».

Вначале, переименуем рабочий лист MS Excel, на котором будем создавать таблицу базы данных:

Лист 1, Переименовать: ТБД Аспиранты.

Разрабатываем таблицу в следующей последовательности.

1. Выделяем все клетки колонок с А по M (выделяем левой клавишей мышки ярлычки, расположенные сверху колонок с A по M) и устанавливаем общие для них настройки:

Главная, Формат, Формат ячеек, Число: Текстовый, Выравнивание, по горизонтали: по центру, по вертикали: по верхнему краю, Отображение: переносить по словам, Шрифт: Arial cyr, Размер: 10, Начертание: обычный, Граница: внешние, внутренние, Тип линии: тонкая сплошная линия, Ok.

2. Выделяем колонку A и устанавливаем для неё дополнительные настройки:

Главная, Формат, Формат ячеек, Число: Числовой, Число десятичных знаков: 0, Ok.

2. Выделяем колонку K и устанавливаем для неё дополнительные настройки:

Главная, Формат, Формат ячеек, Число, Числовой, Число десятичных знаков: 2, Ok.

2. Выделяем колонки G,L и M и подстраиваем их форматы:

Главная, Формат, Формат ячеек, Число: Дата, Тип: 14.03.01 (или 14/03/01), Ok.

2. Выделяем клетки для размещения шапки создаваемой таблицы (все клетки в строке A1:M1) и подстраиваем их форматы

Формат ячеек, Шрифт: Arial cyr, Размер: 10, Начертание: полужирный, Граница: Все, внешние, Тип линии: сплошная линия двойной толщины.

2. Вводим в таблицу данные, указанные на рис. 1 (рекомендуется осуществлять ввод записей в таблицу базы данных, используя для этого форму ввода данных вызвав её на экран кнопкой Форма (см. раздел 3.2).