Менеджер по персоналу:

• координирует работу с персоналом в соответствии со стратегическими целями организации;

• обеспечивает формирование штата организации высококвалифицированными сотрудниками;

• проводит диагностику профессиональной пригодности персонала и аттестацию персонала;

• организует повышение квалификации персонала организации;

• составляет и оформляет трудовые договоры, ведет личные дела работников и другую кадровую документацию.

В связи с тем что каждая организация самостоятельно проводит анализ количественного и качественного состава, представленные выше методики носят рекомендательный характер.

В современных условиях большинство кадровых служб государственных предприятий укомплектовано специалистами невысокой квалификации, не имеющими специального образования и опыта работы. Редко в службе по управлению персоналом встречаются такие должности, как психолог, физиолог, социолог, все чаще должностной фонд кадровой службы — это сотрудники по подбору персонала и кадровому делопроизводству. Опыт показывает, что коммерческие организации стремятся заполнить штат сотрудников службы управления персоналом высокопрофессиональными специалистами, тем не менее, и состав их кадровых служб редко еще отвечает современным требованиям.

1. Информационно-техническое обеспечение системы управления персоналом

Реализация кадровых задач напрямую зависит от качества и количества информации, на основе которой будет принято то или иное решение. Информационное обеспечение включает в себя сбор, анализ и хранение информации.

Информация — это совокупность сведений, сообщение, уменьшающее имеющуюся неопределенность в системе управления персоналом.

Качество представленной информации зависит от критериев оценки информации, т.е. по таким позициям опреляется, насколько она полная, актуальная, достоверная, доступная и адресная.

Полнота информации заключается в том объеме, кототй необходим и достаточен для принятия управленческого решения. Недостаток информации приводит к ошибочному решению, а избыток — к затруднению поиска решения.

Актуальность информации означает, что за время сбора и обработки информация не устарела, а по-прежнему соответствует современному состоянию дел.

Достоверность информации обеспечивается ее соответствием реальному состоянию дел.

Доступность информации предполагает, что информация представлена в удобном для обработки виде.

Адресность информации заключается в том, что она должна быть направлена лицу, принимающему решения (ЛПР).

Выделяют внешний и внутренний источники информации:

К внешним источникам относят:

• специализированные периодические издания;

• справочно-правовые и нормативно-правовые системы;

• ответы на запросы в соответствующие органы;

• Интернет-ресурсы;

• протокольные мероприятия — выставки, ярмарки, конференции.

В качестве внутренних источников выделяют информационно-поисковые и справочно-информационные системы (ИПС), т.е. комплекс документов организации и классифи­каторы.

Информацию, полученную в результате исследований и разработок, называют первичной, а переработанную на основе одного или нескольких источников — вторичной. При работе с информацией необходимо опираться на первоисточник, однако, если это невозможно, то рекомендуют использовать качественную вторичную информацию.

Основным носителем информации служит документ, т.е. сведения, зафиксированные на материальном носителе, имеющие официальный характер и подлежащие использованию или последующей обработке и передаче адресату.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело называют документооборотом. Принято выделять три документопотока: входящий, исходящий и внутренний. Алгоритм работы с входящей документаций представлен на рис. 5.1, а.

Входящая документация представлена в виде писем и иных документов, поступающих в организацию, она должна тщательно проверяться, на практике возможны ошибки данных, затем информация сортируется — часть поступает руководителю организации, а письма с пометкой «лично» не регистрируются и передаются исполнителю.

Входящая документация регистрируется путем проставления индекса и даты с занесением сведений в специальный журнал, только после этого она поступает к руководителю на рассмотрение. После резолюции руководства документ отправляют исполнителю, ход исполнения контролируется. После исполнения документа в журнале регистрации входящей документации делается соответствующая запись, и корреспонденция подшивается в дело. В дальнейшем возможна информационно-справочная работа по данному документу.

Порядок обработки исходящей документации несколько отличается (рис. 5.1, б). Под исходящим документопотоком понимают документы, подготовленные организацией для отправления в иные инстанции. В первую очередь составляют проект документа, далее проходит этап согласования, возможна доработка документа. Служба документационного обеспечения управления проверяет правильность оформления представленного проекта. Затем документ подписывается руководителем, после чего он регистрируется и отправляется адресату. Второй экземпляр документа подшивается в дело.

Внутренние документы создаются для внутреннего пользования в организации, они составляются, обрабатываются и хранятся в рамках одной организации. Порядок работы с внутренними документами сначала аналогичен порядку работы с исходящей документацией, а затем с входящей.

Техническое обеспечение системы управления персоналом — это совокупность технических средств сбора, регистрации, накопления, обработки, передачи и представления информации.

К основным техническим средствам относятся: персональный компьютер с выходом в сеть Интернет; принтер; копир; сканер; канцелярские принадлежности; офисная мебель; телефонный аппарат; установленное техническое обеспечение.

Составление проекта документа
Согласование проекта документа				Подписание документа руководителем
Доработка проекта документа				Регистрация документа
Визирование документа				Отправка документа адресату
проверка правильности — оформления				Подшивка второго экземпляра в дело

Рис 51 Алгоритм работы с входящей (а) и исходящей (б)документацией

К техническим средствам, используемым в системе управления персоналом, предъявляются следующие требования:

• информационная, программная и техническая совместимость входящих в него средств;

• адаптируемость к изменениям в работе службы управления персоналом;

• возможность расширения в целях подключения новых устройств.

От того, насколько представленные технические средства будут удовлетворять потребности службы персонала, зависит содержание оптимальных условий труда, что, в свою очередь, влияет на эффективность функционирования службы управления персоналом.

В последнее время в современных организациях особое внимание уделяется автоматизированным системам управления (АСУ), т.е. совокупности технических средств, математического обеспечения, форм организации сбора, обработки и передачи информации, позволяющей осуществлять оптимальное ведение контролируемых процессов по установленным для этого программам.

Создание автоматизированной системы управления персоналом экономически оправдано только в крупных организациях, что связано со значительными финансовыми затратами. Поэтому решение о внедрении данной системы должно быть подкреплено соответствующими экономическими расчетами.