28 Сложные комплексы Ведомственные архивы……………………..

Комплекс документов – это совокупность документов, объединенных по одному или нескольким признакам: логическому, тематическому, географическому и др. Комплексы документов можно разделить на первичные и сложные. Понятие «ведомственный архив» довольно широкое. Это и центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. Даже если в штатном расписании организации не предусмотрена должность архивного работника, руководитель обязан назначить приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников.Сюда входят и центральный архив ведомства, и архив областного учреждения, хранящий материалы подведомственных организаций, и архив низового учреждения, предприятия. В структуре учреждения может не быть специального подразделения –архива, и в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив все равно существует. В таком случае руководитель учреждения назначает приказом работника, ответственного за архив. Министерства, ведомства, организации и учреждения обеспечивают сохранность и учет документов, приведение их в порядок, организацию использования, а так же своевременную передачу их на государственное хранение. Все работы с документами в ведомственном архиве ведутся с соблюдением правил, устанавливаемых Росархивом. Существуют такие разновидности ведомственных архивов:

-центральный отраслевой архив министерства хранит документы организаций отрасли всех уровней;

-центральный архив министерства хранит документы центрального аппарата и непосредственно подчиненных организаций;

объединенный ведомственный архив хранит документы организаций связанных соподчиненностью или однотипных по профилю деятельности;

-объединенный межведомственный архив хранит документы организаций нескольких отраслей, систем.

Главные задачи ведомственного архива:

-комплектование архива;

-обеспечение сохранности и учет документов;

-отбор, обработка и подготовка к передаче дел на государственное хранение;

-использование хранящихся в архиве документов;

-осуществление методического руководства и контроля за организацией документов в делопроизводстве.

В соответствии с задачами определяются функции архива:

1.Комплектование архива, прием документов из структурных подразделений, подведомственных организаций; ежегодное проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор и оформление документов на дела подлежащие дальнейшему хранению.

2.Обеспечение сохранности документов, создание условий, обеспечивающих сохранность документов, улучшение температурно-влажностного режима, нормальных санитарно-гигиенических условий, организация учета документов, проверки наличия дел, проведение дезинфекции документов, реставрации, топографирование, подготовка к передаче на государственное хранение.

3.Использование документов, информирование руководителей и работников о составе и содержании документов, исполнение запросов

4 Контроль и оказание помощи делопроизводственным службам, составление номенклатуры дел, участие в работе ЭК проверка правильности формирования и оформления дел, проверяют работу архивов подведомственных организаций.

30 Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности», развитие экспертизы. Принципы и критерии экспертизы ценности документов. Ценность doc, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также полученных ею от корреспондентов с использованием всевозможных средств их доставки, различна. 1. Некоторые doc нужны для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, пока имеется практическая значимость. 2. Социальная значимость- информация о гражданах сотрудниках, выпускниках ВУЗов. 3. Историческая значимость для того чтобы запечатлеть основные вехи в истории становления и развития конкретных организаций. 4. Нормативно-методическая ценность содержит управленческое и справочное значение. 5. Научно-техническое достижения, отражающие экономическое, политическое значение. Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает не только создание doc, их использование, в том числе доведение исполнителей и само исполнение, но и хранение doc и сведений о них с целью последующего возможно неоднократного использования. ЭЦД - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.. Критериями оценки doc яв­ляются их происхождение, содержание и внешние особенности. Критериями являются: 1. оценки происхожде­ния являются: роль и место организации в системе государст­венного управления. Критерии 2. оценки содержания - значимость события, отра­женного в doc, значение содержащейся в документах информации. 3. Значимость учреждения или лица, в результате деятельно­сти которых созданы doc. 4. Значимость содержания doc. 5. Время и место образования doc. 6. Подлинность и копийность doc. 7. Юридическую силу 8. Дублетность doc. 9. Физическое состояние doc. Для организации и проведения ЭЦД, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия из 5 квалифицированных работников, председателем ЭК должен быть один из заместителей руководителя учреждения. Документирование деятельности ЭК и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на сек­ретаря комиссии. В министерствах и ведомствах, центральных органах обществен­ных организаций для отбора и передачи doc на государственное хранение, а также для контроля и оказания методиче­ской помощи подведомственным организациям создаются цен­тральные экспертные комиссии (ЦЭК). В своей работе комиссии руководствуются Положением об Архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, Основными пра­вилами работы ведомственных архивов, приказами Федераль­ной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовы­ми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения. В результате работы экспертной комиссии образуются четы ре группы doc с различными сроками хранения: 1. постоянного хранения в государственных архивах; 2. временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет); 3. временного хранения (до 10 лет); 4. подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения. Главными функциями ЦЭК (ЭК) являются: организация ежегодного отбора документов на хранение; рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению doc и дел, не подлежащих дальнейшему хранению; рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хране­ние doc личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответст­вующего архивного учреждения предложений об установ­лении и изменении сроков хранения doc;