21.Подлиники и копии. Виды копий. Порядок удостоверения копий.

Подлинный документ — это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом до­кументе или выявленные иным путём, подтверждают досто­верность его происхождения- Подлинник официального документа— первый или единичный экземпляр офици­ального документа..Нередко параллельно с термином «подлинник» использует­ся термин «оригинал»

Оригинал — уникальный документ, но бывают и так называемые «умноженные оригиналы», т. е. оригиналы, составленные в нескольких экземплярах. Вместе с появлением документов возникла потребность повторять текст, в результате чего стали создаваться копии ..В настоящее время под копией понимается «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы»"¹.

Существует множество видов копий:

— отпуск — копия, которая остаётся в учреждении взамен исходящего оригинала.

— дубликат — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

— факсимиле— точное воспроизведение оригинала;

— выписка — копия части документа. Обычно выписки де­лают из сложных документов (из приказов, протоколов заседа­ний коллегиальных органов и т. п.);

— копия с копии — создаётся в тех случаях, когда отсутст­вует оригинал, подлинник;

— микрокопия — многократно уменьшенная по отношению к оригиналу площадь носителя информации, но при этом ин­формация представлена в аналоговой форме.

— архивная копия — воспроизводит текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных (названия архива, номера фонда, описи, дела, листа), является официальным документом архива.

По способу удостоверения копии различаются следующим образом:

— авторизованные, т. е. удостоверенные автором;

— заверенные — копии, удостоверенные должностным лицом. Заверенная копия — это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необхо­димые реквизиты, придающие ей юридическую силу. В свою очередь, заверенные копии делятся на нотариальные и копии с документов для внутренних нужд какого-либо учреждения, организации, предприятия. Нотариальные копии предназначаются, как правило, для предъявления другим учреждениям . Удостоверение таких копий производится в нотариате — органе, предназначенном для удостоверения разного рода юридических актов и свидетельствования подлинности подписей на документах, а также копий с них. Копии с документов для внутренних нужд обычно удостове­ряются подписью ответственного лица, например начальника канцелярии и, в случае необходимости, печатью. Могут быть и просто заверенные копии, например выписки из документов, заверенные подписью секретаря.

Следует иметь в виду, что удостоверению подлежат далеко не все копии документов. В частности, в нашей стране запрещено нотариальное удостоверение копий паспортов, военных, партийных, студенческих билетов, депутатских, служебных удостоверений и иных удостоверений личности граждан. Нельзя также свидетельствовать верность копии с документа, содержащего секретную либо конфиденциальную информацию; с документа, написанного карандашом, имеющего под­чистки и т. д