1.1.29Вычисляемые и составные критерии
Помимо простых условий отбора, рассматриваемых в предыдущих разделах, можно задавать вычисляемые и составные критерии.
Вычисляемый критерий представляет собой формулу, результатом которой является логическая величина ИСТИНА или ЛОЖЬ. Расширенный фильтр отбирает записи, для которых проверяемое условие истинно. В формуле критерия можно использовать ссылки как на записи списка, так и на другие ячейки рабочего листа. Ссылки на список должны быть относительными и указывать на первую запись списка. Ссылки на ячейки вне списка должны быть абсолютными.
Пример: для списка, представленного на Рис. 6. 6, вычисляемые критерии могут иметь вид:
=B2=1
=E2>1990
=F2+G2>300
=C2=”юрист”
=G2>$M$5 (ячейка М5 находится вне списка)
Р
ис.
6. 6
Вычисляемый критерий должен указываться в диапазоне условий в отдельном столбце. В качестве заголовка этого столбца следует ввести любой текст, не совпадающий ни с одним именем поля списка, либо вообще не именовать столбцы. В данном случае записанные в одну строку условия отбора соединяются операцией И.
Еще одной разновидностью критериев являются составные критерии, составленные с помощью логических функций И, ИЛИ, НЕ. Эти функции имеет смысл использовать, если сложное условие неудобно задавать путем добавления строк в диапазон критериев. В составных критериях ссылки на ячейки списка или любые ячейки рабочего листа осуществляются так же, как и для вычисляемых критериев.
Пример: составные критерии для списка на Рис. 6. 6
=И(С2=”юрист”;D2=”шт.”)
=ИЛИ(В2=1;В2=2)
=И(F2>250;F2<400)
Здесь условия, записанные в разных строках, соединяются операцией ИЛИ. Во всех случаях при указании диапазона условий для отбора данных обязательно включать строку с именами полей (либо без них, если имена не введены).
Работа с отфильтрованными данными
После отбора записей с помощью Автофильтра или Расширенного фильтра, даже если отобранные строки расположены в области списка, эти строки можно обрабатывать как любую таблицу Excel, не обращая внимания на скрытые записи. Применяемые команды будут действовать только на отфильтрованные данные и не будут затрагивать скрытых.
Могут быть применены команды:
Правка/Заполнить;
Правка/Найти;
Правка/Вырезать, Копировать, Вставить;
Правка/Удалить (строку);
Формат/Ячейки;
Данные/Сортировка;
Данные/Итоги;
и.т.д.
Если по отфильтрованным данным подведены итоги, то при изменении условий и выводе других строк итоги автоматически изменятся.
Функции для работы с базами данных
Данные в списках Excel можно обрабатывать с помощью любых функций Excel. Но существует ряд функций, которые могут быть применены только к спискам. Это функции из категории «Работа с базой данных». Общая структура данных функций:
Имя_функции(база_данных;поле;диапазон_условий)
база_данных – это диапазон ячеек, занимаемый списком;
поле – столбец в списке, к данным которого применяется функция; поле может указываться либо в виде имени (“Имя_столбца”), либо номером столбца в списке (1, 2, 3 …), либо адресом ячейки заголовка;
диапазон_условий – диапазон, содержащий условия для отбора записей; функция применяется только к записям, удовлетворяющим заданным условиям; создается диапазон условий точно так же, как для Расширенного фильтра.
Среди функций для работы с базами данных можно отметить следующие:
ДСРЗНАЧ – вычисляет среднее значение данных в указанном столбце для записей, удовлетворяющих условиям.
Пример: список расположен в ячейках A1:J46; требуется рассчитать среднее значение оклада для сотрудников с высшим образованием; диапазон условий, расположенный в ячейках K9:K10 имеет вид:
Образование |
высшее |
Функция имеет вид: =ДСРЗНАЧ(A1:J46;10; K9:K10)
БСЧЕТ – вычисляет количество записей, удовлетворяющих условию; в качестве обрабатываемого столбца должен быть указан любой столбец, содержащий числовые значения.
Пример: список расположен в ячейках A1:J46; требуется подсчитать число инженеров в 4 отделе. Диапазон условий, расположенный в ячейках K9:L10; имеет вид:
№ отдела |
Должность |
4 |
инженер |
Функция имеет вид: =БСЧЕТ(A1:J46;”Год рожд.”;K9:L10)
ДМАКС – определяет максимальное значение в указанном столбце для записей, удовлетворяющих заданным условиям;
ДМИН - определяет минимальное значение в указанном столбце для записей, удовлетворяющих заданным условиям;
БДПРОИЗВЕД – перемножает данные указанного столбца для записей, удовлетворяющих заданным условиям;
БДСУММ - суммирует данные указанного столбца для записей, удовлетворяющих заданным условиям.
Замечание: если требуется просуммировать данные в столбце, удовлетворяющие одному условию, то можно использовать функцию СУММЕСЛИ. Например, суммарный оклад всех инженеров. Если же суммируемые данные должны удовлетворять нескольким условиям, то требуется использовать функцию БДСУММ. Например, суммарный оклад инженеров первого отдела, или суммарный оклад инженеров и техников. Аналогично, если нужно сосчитать количество записей, удовлетворяющих одному условию, можно использовать функцию СЧЕТЕСЛИ. В противном случае требуется использовать функцию БСЧЕТ.