1.1.27Использование Автофильтра

В результате применения Автофильтра на экране остаются только записи, удовлетворяющие заданным критериям. Остальные записи скрываются.

По сравнению с формой в Автофильтре могут задаваться более сложные критерии.

Чтобы воспользоваться Автофильтром, нужно:

• активизировать ячейку в списке;

• вызвать команду Данные/Фильтр/Автофильтр.

После выполнения данной команды ячейки с названиями полей превращаются в раскрывающиеся списки. Критерии для отбора записей задаются с помощью команд из этих списков (см. Рис. 6. 3).

Рис. 6. 3

Возможны следующие варианты:

1. отбор записей с определенным значением в поле; для реализации данного варианта следует раскрыть список в заголовке поля и выбрать одно из значений; выбор можно делать в любом количестве полей;

2. команда Условие позволяет задавать одно или два условия для отбора записей; в окне данной команды следует выбрать операцию сравнения (равно, больше, не равно …) и ввести значение для сравнения; если необходимо, можно выбрать одну из функций И или ИЛИ и задать второе условие (см. Рис. 6. 4).

3. команда Первые 10 позволяет отбирать ряд записей из начала или конца списка; выбрав эту команду, можно задать число отбираемых записей, выбор из наибольших или наименьших элементов, единицы отсчета (количество или процент);

Для того, чтобы вернуть отображение всех записей списка, следует выбрать команду Все в списке каждого поля, по которому вводились ограничения.

Чтобы завершить работу с Автофильтром, следует повторно выполнить команду Данные/Фильтр/Автофильтр.

Рис. 6. 4

1.1.28Использование Расширенного фильтра

Расширенный фильтр сложнее в применении, но он дает самые большие возможности по отбору записей по сравнению с другими методами. Расширенный фильтр позволяет задавать любые сложные критерии, выводить отобранные записи в виде отдельного списка, позволяет управлять количеством отбираемых записей и набором входящих в них полей.

В работе Расширенного фильтра используются три области:

1. Исходный диапазон – список, из которого будут отбираться записи;

2. Диапазон условий – ячейки на рабочем листе, в которых записаны условия отбора;

3. Диапазон извлечения – область на рабочем листе, в которую будут помещены отобранные записи.

Создание диапазона условий:

• в ту область рабочего листа, где предполагается создать условия отбора, скопировать заголовки полей списка, по которым будут отбираться записи;

• в ячейки под заголовками тех полей ввести условия отбора (см. Рис. 6. 5); условия могут занимать несколько строк; при этом действует правило: условия, записанные в одной строке, соединяются операцией И; разные строки условий соединяются операцией ИЛИ.

№ отдела	Пол	Год рожд.	Кол-во детей
1	ж	<1960	>2
2	ж	<1960	>2

Рис. 6. 5

Создание диапазона извлечения:

• в ту область рабочего листа, куда предполагается помещать отобранные записи, скопировать заголовки полей списка; можно копировать только часть заголовков; в этом случае в диапазон извлечения будет помещаться информация только части полей из отобранных записей.

Порядок использования Расширенного фильтра:

1. активизировать любую ячейку в списке;

2. вызвать команду Данные/Фильтр/Расширенный фильтр;

3. щелкнуть в строке Диапазон условий; выделить в области условий заголовки полей и как минимум одну строку под заголовками; строку под заголовками следует выделять в любом случае, даже если не задано ни одного условия;

4. в группе Обработка выбрать вариант Скопировать результат в другое место;

5. щелкнуть в строке Поместить результат в диапазон; выделить в области диапазона извлечения ячейки с заголовками полей; если помимо заголовков выделить несколько строк под ними, то будет отобрано число записей, не превышающее числа выделенных строк.