Подведение промежуточных итогов
С помощью промежуточных итогов можно обобщать данные, разбивать их на группы, выполнять расчеты над данными каждой группы.
При подведении итогов Excel автоматически создает необходимые математические выражения, вставляет строки промежуточных и общих итогов и структурирует данные.
Создание промежуточных итогов:
отсортировать список по тому полю, по которому список будет разбиваться на группы;
активизировать одну ячейку в списке;
вызвать команду Данные/Итоги;
в поле При каждом изменении в указать столбец, по которому должно происходить разбиение на группы;
выбрать Операцию, выполняемую над данными;
выбрать данные, над которыми будет выполняться Операция – отметить имена столбцов в группе Добавить итоги по;
включить флажок Заменить текущие итоги.
При подведении итогов Excel структурирует таблицу. На нижний уровень структуры попадают исходные данные каждой группы. С помощью символов управления структурой можно просматривать детальные данные, промежуточные и общие итоги, только общие итоги. Если изменяются данные в столбцах, по которым производятся расчеты, Excel автоматически пересчитывает итоги.
Группы данных, по которым подводятся итоги, можно разбить на подгруппы и дополнительно подводить итоги по подгруппам. Порядок создания сложных промежуточных итогов:
отсортировать список по двум полям: 1 поле – то, по которому будет создана первая группа итогов, 2 поле – то, по которому будут подводиться дополнительные итоги;
создать промежуточные итоги по первой группе (по вышеописанному алгоритму);
повторно создать итоги для списка, указав в качестве группирующего столбца второе поле; флажок Заменить текущие итоги нужно отменить.
Можно подводить промежуточные итоги с несколькими расчетными функциями, например, суммарное и среднее значение какого-либо параметра. Делается это следующим образом:
подвести промежуточные итоги обычным образом;
повторно запустить команду Итоги; указать те же самые поля в списках При каждом изменении в, Добавить итоги по; выбрать другую функцию в списке Операция;
отменить флажок Заменить текущие итоги.
Для удаления промежуточных итогов следует выделить список, вызвать команду Данные/Итоги и нажать кнопку Убрать все.
Поиск и отбор записей
Поиск и отбор записей данных – наиболее частые действия, производимые со списком или базой данных.
Есть несколько способов выполнить данные операции, но, в любом случае, они выполняются на основе задаваемых пользователем критериев отбора.
Критерий представляет собой логическое выражение, простое или сложное.
Простое логическое выражение имеет следующую структуру:
Имя_поля Операция_сравнения Значение
Например: Пол=”м”; Доход>50000; Должность<>”юрист”.
Структура сложного логического выражения:
Простое_лог._выр._1 И(ИЛИ) Простое_лог._выр._2 И(ИЛИ) …
Например:
Доход>100 И Доход<1000
Фамилия=”Петров” И Город=”Петербург”
Город=”Москва” ИЛИ Город=”Петербург”
1.1.26Отбор записей с помощью формы
Работая с формой, можно просматривать и редактировать не все записи списка, а только записи, удовлетворяющие заданным критериям. В форме можно задавать простые критерии и сложные с операцией И, примененной к разным полям.
Для поиска записей с помощью формы следует:
активизировать любую ячейку в списке;
вызвать команду Данные/Форма;
нажать кнопку Критерии;
ввести условия для нужных полей (см. Рис. 6. 2).
Рис. 6. 2
Если после ввода условий щелкать на кнопках Далее и Назад, то в форме будут отображаться только записи, удовлетворяющие условиям.
Условия, заданные для нескольких полей в форме, соединяются операцией И, т.е. выполняются одновременно.
Для того чтобы вернуться к просмотру всех записей списка, нужно нажать кнопку Критерии и удалить все введенные условия (выделить текст условия и нажать клавишу <Delete> на клавиатуре).