Практическая работа №6 Управление списками в среде Excel

1. Цель работы

Освоение технологии работы со списками. Анализ возможностей поиска и фильтрации данных в среде Excel. Использование функций для работы с базами данных в решении задач.

2. План занятия

1. Планирование списка или базы данных.

2. Использование форм для создания списков.

3. Сортировка данных. Знакомство с многоуровневой сортировкой.

4. Подведение итогов в списках и базах данных.

5. Изучение методов поиска данных в списках.

6. Знакомство с правилами составления критериев отбора данных.

7. Работа с Автофильтром.

8. Изучение возможностей Расширенного фильтра.

9. Применение метода Расширенного фильтра для поиска и отбора данных.

10. Анализ задач, решаемых с использованием функций для работы с базами данных.

11. Применение функций для работы с базами данных.

3. Основные приемы работы

В Excel существует ряд способов обработки данных, представленных в виде таблиц особой структуры – списков, или «баз данных». Таблица, которую можно отнести к категории «список», должна удовлетворять следующим требованиям:

• все столбцы имеют имена, причем имя каждого столбца является уникальным (неповторяющимся); длина имени – не более 255 символов;

• данные в каждом столбце однородны (только числа, только даты, только текст и т.п.);

• желательно, чтобы от остальной части рабочего листа список был отделен пустым столбцом и пустой строкой;

• в списке не должно быть пустых строк.

При работе со списками используется специальная терминология:

• каждая строка в списке называется записью;

• каждая запись (строка) состоит из полей (ячеек);

• данные в одном столбце – значения одного поля в списке;

• заголовок столбца – имя соответствующего поля.

Несмотря на то, что в Excel имеются механизмы, делающие работу со списками довольно удобной, при большом количестве записей в списке лучше воспользоваться специализированной программой для работы с базами данных, например, MS Access.

1. Использование формы данных

Хотя список и имеет особую структуру, он является таблицей Excel. Вводить данные в список можно точно так же, как в любую таблицу. Есть, однако, средство, которое может облегчить процедуру ввода данных в список – форма данных (см. Рис. 6. 1).

Вывод на экран формы данных:

• ввести в ячейки имена столбцов будущего списка;

• активизировать одну из ячеек с именами столбцов или одну из ячеек в списке, если часть записей уже введена;

• вызвать команду Данные/Форма.

Рис. 6. 1

Для ввода одной записи в список нужно заполнить поля в форме данных и нажать кнопку Добавить.

С помощью формы записи добавляются в конец списка. Если под списком есть какая-то информация, она может быть уничтожена.

В форме можно просматривать и изменять имеющиеся записи.

С помощью линейки прокрутки и кнопок Далее и Назад можно переместиться на любую запись и просмотреть или отредактировать значение любого поля.

Кнопка Удалить удаляет отображаемую в форме запись.

Выход из режима работы с формой – кнопка Закрыть.

2. Сортировка данных

Сортировка позволяет выстраивать данные в списке в определенном порядке: текстовые данные – в алфавитном, числовые – в цифровом, по возрастанию или убыванию.

Чтобы отсортировать список, следует:

• активизировать ячейку в списке;

• вызвать команду Данные/Сортировка;

• в списке Сортировать по указать столбец, по которому производится сортировка;

• определить порядок сортировки (по возрастанию или по убыванию);

• нажать ОК.

Помимо описанного простого варианта сортировки, Excel позволяет выполнять двухуровневую и трехуровневую сортировку.

Двухуровневая сортировка используется в том случае, если в столбце, по которому сортировался список, имеются одинаковые значения. Записи с одинаковыми значениями в указанном поле можно дополнительно упорядочить по какому-либо другому полю. Это второе поле и будет определять второй уровень сортировки. Указывается второе поле для сортировки в списке Затем по в окне Сортировка диапазона.

Если после двухуровневой сортировки в записях, отсортированных по второму уровню, тоже обнаружатся одинаковые значения, список можно отсортировать по третьему уровню. Поле для третьего уровня сортировки указывается в списке В последнюю очередь по в окне Сортировка данных.

Если список необходимо сортировать только по одному полю, можно использовать кнопки на панели Стандартная:

• выделить ячейку в столбце, по которому надо сортировать;

• щелкнуть на кнопке Сортировать по возрастанию или Сортировать по убыванию.