5. Сводные таблицы

Сводные таблицы - один из самых мощных инструментов Excel, позволяющий провести глубокий анализ имеющейся информации.

Сводные таблицы можно использовать в следующих целях:

• создание обобщающих таблиц, например, группировки большого количества однотипных данных в общем отчете; это позволяет избежать просмотра больших объемов информации;

• выявление тенденций и зависимостей среди элементов данных;

• отбор и группировка данных.

1.1.21Создание сводных таблиц

Сводная таблица строится на основе имеющихся таблиц, но имеет свою собственную структуру. На Рис. 5. 2 и Рис. 5. 3 показан фрагмент таблицы и построенная по данной таблице сводная таблица.

Сводные таблицы создаются с помощью Мастера сводных таблиц. Вызов Мастера - команда Данные/Сводная таблица. Работа Мастера выполняется в 4 шага.

1 шаг. Указываются таблицы, на основе которых будет строиться сводная таблица. Сводную таблицу можно строить по одной или нескольким таблицам Excel; расположены эти таблицы могут быть на разных листах и в разных рабочих книгах; также можно использовать таблицы, созданные другими программами (например, Access). В зависимости от того, какой вариант выбирается на 1 шаге, дальнейшая работа Мастера будет видоизменяться. В данной практической работе будет описан процесс построения сводной таблицы по одной таблице Excel. Для реализации этого варианта следует выбрать пункт B списке или базе данных Microsoft Excel.

Переход к следующему шагу Мастера - щелчок на кнопке Далее.

2 шаг. Указание диапазона ячеек, по которым будет строиться сводная таблица. Таблица Excel, для которой можно построить сводную таблицу, должна иметь заголовок в каждом столбце и однородные данные в пределах каждого столбца.

Если выделить диапазон ячеек до вызова Мастера сводных таблиц, то в строке Диапазон будет указан адрес этого диапазона. Если диапазон заранее не выделялся, следует щёлкнуть в строке Диапазон и выделить необходимый диапазон ячеек на рабочем листе.

3 шаг. Определение структуры сводной таблицы. На этом этапе определяется, какая информация из исходной таблицы будет расположена в строках, в столбцах и в области данных сводной таблицы (см. Рис. 5. 3 и Рис. 5. 4). Для определения структуры следует мышью перетащить необходимые заголовки столбцов, расположенные в окне Мастера, в области «Строка», «Столбец», «Данные сводной таблицы».

	A	B	C	D	E	F
1	ФИО	№ отдела	Образование	Кол-во детей	Пол	Принадлеж-ность к штату
2	Попова О.А.	1	высшее	2	ж	шт.
3	Алексеева И.П.	1	среднее	3	ж	шт.
4	Кумарина Г.В.	1	среднее	0	ж	шт.
5	Котов Г.Г	1	высшее	1	м	шт.
6	Моисеенко В.Г.	1	высшее	0	м	совм.
7	Легков Д.Н.	1	высшее	2	м	совм.
8	Привалов Н.Е	2	высшее	2	м	совм.
9	Дмитриева Е.К.	2	высшее	1	ж	шт.
10	Яковлева Д.Л.	2	среднее	3	ж	шт.
11	Минина К.О.	2	среднее спец.	1	ж	шт.
12	Линева Р.Б.	2	высшее	3	ж	шт.
13	Филина Г.Б.	2	высшее	1	ж	совм.
14	Песков Т.Р.	3	высшее	1	м	шт.

Р ис. 5. 2

Р

Область «Строка»

ис. 5. 3

4 шаг. Определение местоположения сводной таблицы. Можно выбрать один из существующих листов в рабочей книге; на выбранном листе нужно указать начальную ячейку для сводной таблицы. Можно также выбрать вариант “новый лист”; тогда в рабочую книгу будет вставлен новый рабочий лист со сводной таблицей.

Для завершения построения сводной таблицы щёлкнуть на кнопке Готово.

Следует очень осторожно размещать информацию на рабочих листах, содержащих сводные таблицы, так как в сводные таблицы нельзя вносить изменения обычными способами. Если для редактирования информации на рабочем листе потребуется вставить или удалить строки и столбцы, и эти строки и столбцы будут пересекаться со сводной таблицей, то операции вставки и удаления выполнить будет нельзя.

Область «Страница», которую можно определить при построении сводной таблицы (см. Рис. 5. 3 и Рис. 5. 4), позволяет создать “трёхмерную” таблицу. «Страница» представляет собой раскрывающийся список. Выбирая один из элементов в этом списке, можно просматривать в сводной таблице данные, относящиеся только к этому элементу.

Р ис. 5. 4