4. Консолидация данных

Нередко возникает задача объединения данных, расположенных в разных источниках (на разных листах, в разных рабочих книгах и т.д.). В Excel существуют разные способы решения этой задачи. Один из них - консолидация. При консолидации происходит обобщение однородных данных. Можно выполнять при этом разные арифметические операции и вычислять некоторые статистические величины (среднее, стандартное отклонение и пр.). Примерами задач для консолидации являются обработка доходов компании, поступающих от разных отделений, отчёт о состоянии на складах и т.п.

Существуют два метода консолидации: по позиции и по категории.

1.1.19Консолидация по позиции

Данный способ можно применять в том случае, если диапазоны ячеек, подлежащих консолидации, имеют одинаковую структуру: одинаковое число строк и столбцов. Консолидированные данные будут иметь такую же структуру.

Порядок консолидации по позиции следующий:

1. на итоговый лист скопировать ячейки с заголовками из любого консолидируемого диапазона;

2. активизировать ячейку, начиная с которой будут размещены консолидированные данные (не учитывая заголовков!);

3. вызвать команду Данные/Консолидация;

4. в строке Функция выбрать функцию для консолидации (Сумма, Максимум, Минимум, Произведение и т.д.);

5. в строку Ссылка ввести адрес одного из консолидируемых диапазонов (с клавиатуры или указанием с помощью мыши); диапазон должен включать только данные, без заголовков;

6. нажать кнопку Добавить;

7. повторить шаги 5 и 6 для всех консолидируемых диапазонов;

8. сбросить оба флажка в группе Использовать метки;

9. нажать кнопку ОК, если нужно выполнить консолидацию, или кнопку Закрыть, если нужно только задать параметры, не выполняя консолидации.

Если перед вызовом команды Правка/Консолидация активизировать не одну ячейку, а выделить диапазон, то будет консолидировано ровно столько категорий ячеек, сколько поместится в выделенном диапазоне.

1.1.20Консолидация по категории

Данный способ используется в тех случаях, когда консолидируемые диапазоны имеют разную структуру: разный порядок расположения заголовков, разный состав заголовков, повторяющиеся заголовки в одном диапазоне и т.д.

Порядок консолидации по категории:

1. активизировать ячейку, начиная с которой будут располагаться консолидированные данные (включая заголовки!);

1. вызвать команду Данные/Консолидация;

2. в строке Функция выбрать функцию для консолидации (Сумма, Максимум, Минимум, Произведение и т.д.);

3. в строку Ссылка ввести адрес одного из консолидируемых диапазонов (с клавиатуры или указанием с помощью мыши); диапазон должен включать данные и заголовки данных;

4. нажать кнопку Добавить;

5. повторить шаги 4 и 5 для всех консолидируемых диапазонов;

7. установить один или оба флажка в группе Использовать метки в зависимости от того, где расположены заголовки: «В верхней строке», «В левом столбце»;

8. нажать кнопку ОК, если нужно выполнить консолидацию, или кнопку Закрыть, если нужно только задать параметры, не выполняя консолидации.

Если необходимо выполнить консолидацию только нескольких категорий данных, на консолидирующем листе нужно ввести заголовки этих категорий и перед вызовом команды Данные/Консолидация выделить ячейки с заголовками.

В обоих методах консолидации в консолидированные данные можно добавлять новые диапазоны и удалять часть диапазонов, участвовавших в консолидации. Для этого нужно изменить состав ссылок в окне Консолидация:

• активизировать ячейку, начиная с которой располагаются консолидированные данные (с учётом или без учёта заголовков в зависимости от метода консолидации);

• вызвать команду Данные/Консолидация;

• для удаления выбрать диапазон в Списке диапазонов и нажать Удалить;

• для добавления ввести ссылку на новый диапазон в строку Ссылка и нажать Добавить;

• нажать ОК или Закрыть (см. выше).

При выполнении консолидации можно создавать связи с исходными данными. Для этого в окне Консолидация нужно установить одноименный флажок. Если связь установлена, при изменении исходных данных Excel будет автоматически изменять результат консолидации. На итоговом листе будет создана структура. В нижний уровень структуры будут помещены исходные данные.

При установленных связях с исходными данными нельзя менять состав ссылок консолидации.