Практическая работа №5 Анализ данных в таблицах Excel

1. Цель работы

Изучение инструментов анализа данных, представленных в электронных таблицах системы Excel.

2. План занятия

1. Освоение метода подбора параметров.

2. Создание и расчет таблиц подстановки.

3. Изучение возможностей метода поиска решения.

4. Применение метода подбора решения.

5. Освоение приемов объединения данных, расположенных в разных источниках.

6. Выполнение консолидации данных.

7. Изучение возможностей анализа данных с использованием сводных таблиц.

8. Освоение технологии формирования сводных таблиц.

9. Анализ данных и подведение итогов с помощью сводных таблиц.

3. Общие приемы работы

1. Подбор параметра

Метод «подбор параметра» используется в том случае, когда нужно получить определенное значение формулы. Для того чтобы решить эту задачу, указывают одну из ячеек, влияющих на значение формулы. Excel подбирает для содержимого ячейки такое значение, при котором в формуле будет получен требуемый результат.

Для того чтобы метод «подбор параметра» работал правильно, должны соблюдаться два условия:

• ячейка, для которой Excel будет подбирать значение, должна содержать константу;

• указанная ячейка должна влиять на формулу, для которой нужно получить требуемое значение.

Для того чтобы определить все ячейки, влияющие на итоговую формулу, можно выполнить следующее:

• активизировать ячейку с формулой;

• вызвать команду Правка/Перейти;

• щелкнуть на кнопке Выделить;

• отметить вариант Влияющие ячейки.

Порядок использования метода «подбор параметра»:

• активизировать ячейку с итоговой формулой;

• вызвать команду Сервис/Подбор параметра; в поле Установить в ячейке должен быть указан адрес ячейки с формулой;

• в поле Значение ввести то значение, которое должна в итоге иметь формула;

• в поле Изменяя значение ячейки ввести адрес ячейки, значение которой Excel будет изменять для получения нужного значения формулы.

После нажатия кнопки ОК начнется процесс подбора значения в указанной ячейке. Excel выводит на экран окно «Результат подбора параметра», в котором отражается процесс поиска значения. Если решение будет найдено, можно нажать кнопку ОК, чтобы ввести найденные значения в ячейки рабочего листа. Если нажать кнопку Отмена, то все указанные ячейки сохранят исходные значения.

Не всегда Excel может подобрать такое значение для влияющей ячейки, при котором формула будет иметь точное заданное значение. Иногда может быть найдено только приблизительное значение. Степень точности, с которой Excel будет подбирать значение, определяется параметром Относительная погрешность на вкладке Вычисления команды Сервис/Параметры. Параметр Предельное число итераций определяет максимальное количество шагов, которые делает Excel при подборе значения.

2. Таблицы подстановки

Таблицы подстановки позволяют проводить для имеющихся данных и формул анализ типа «что, если»: «что, если цены поднять на 1%?», «что, если объем продаж возрастет на 7%?», «что, если не будет получен этот кредит?». С помощью таблиц подстановки можно быстро получить результаты вычислений для разных вариантов исходных данных, а не вводить последовательно все возможные варианты исходных данных непосредственно в формулы. Используя таблицы подстановки совместно со статистическими, финансовыми и другими функциями, можно быстро и эффективно анализировать финансовую, маркетинговую и научно-исследовательскую информацию.

Таблицы подстановок могут создаваться в двух вариантах:

• значения нескольких формул для различных вариантов одного аргумента, общего для всех формул;

• значения одной формулы для различных вариантов двух аргументов формулы.

В любом случае перед построением таблицы подстановок следует ввести в ячейки рабочего листа анализируемые формулы и используемые в формулах данные. В формулах вместо констант должны указываться ссылки на содержащие их ячейки.

1 вариант. В данном варианте таблица подстановок имеет следующую структуру:

В область 1 (в ячейки первого столбца таблицы подстановок) следует ввести разные значения какого-либо аргумента формулы. В область 2 (в ячейки первой строки таблицы подстановок) следует ввести или сами формулы, или ссылки на ячейки, в которые формулы были предварительно занесены.

Для расчета таблицы подстановок следует:

• выделить область, отмеченную на схеме пунктирной линией;

• вызвать команду Данные/Таблица подстановки;

• в строку «Подставлять значения по строкам в» ввести адрес ячейки, содержащей параметр формул, для различных значений которого рассчитывается таблица подстановки.

Пример: расчет объема вклада, который будет накоплен за 3 года при взносе в 500 ежемесячно и при ставке 12% в год.

Рабочий лист, подготовленный для решения этой задачи, будет иметь вид:

	А	В
1	Период	3
2
3	Ежемесячный взнос	- 500
4
5	Процентная ставка	12%
6
7	Размер вклада	=БЗ(В5/12;В1*12;-В3;0;0)

Допустим, требуется рассчитать объемы вклада при разных значениях процентной ставки. Рабочий лист для этой задачи будет иметь вид:

	A	B	C	D	E
1	Период	3			=B7
2				9%
3	Ежемесячный взнос	- 500		9,50%
4				10%
5	Процентная ставка	12%		10,50%
6				11%
7	Размер вклада	21 538		11,50%

При вызове команды Данные/Таблица подстановки в строке «Подставлять значения по строкам в» следует указать адрес В5, так как в эту ячейку надо вводить разные значения процентной ставки для получения разных значений функции. Рассчитанная таблица подстановки имеет вид:

	21 538
9%	20576
9,50%	20733
10%	20891
10,50%	21050
11%	21212
11,50%	21374

2 вариант. В данном варианте таблица подстановки имеет следующую структуру:

В область 1 следует вводить формулу, для которой рассчитывается таблица подстановки, или ссылку на ячейку, содержащую формулу. В области 2 и 3 следует ввести разные варианты значений двух аргументов.

Для расчета таблицы следует:

• выделить область, отмеченную на схеме пунктирной линией;

• вызвать команду Данные/Таблица подстановки;

• в строку Подставлять значения по столбцам в ввести адрес ячейки, содержащей второй аргумент формулы;

• в строку Подставлять значения по строкам в ввести адрес ячейки, содержащей первый аргумент формулы.

Если в вышеописанном примере следовало бы рассчитывать возможные значения вклада при разных значениях процентной ставки и разных ежемесячных взносах, то таблица подстановки имела бы вид:

21 538	400	550	600	650	700	750
9%	16461	22634	24692	26749	28807	30865
9,50%	16586	22806	24879	26953	29026	31099
10%	16713	22980	25069	27158	29247	31336
10,50%	16840	23156	25261	27366	29471	31576
11%	16969	23333	25454	27575	29696	31817
11,50%	17099	23512	25649	27786	29924	32061

В окне команды Таблица подстановки следовало бы в строку Подставлять значения по столбцам в ввести адрес В3, а в строку Подставлять значения по строкам в – адрес В5.

После построения таблицы подстановки можно менять значения переменной в таблице и значения переменных на рабочем листе, от которых зависят формулы. Таблица подстановки будет автоматически пересчитываться для новых значений.

Напомним, что при изменении каких-либо исходных данных Excel автоматически пересчитывает все формулы, имеющиеся на рабочем листе, в том числе, и таблицы подстановок. При больших размерах таблиц подстановок вычисления могут сильно замедляться. Для того, чтобы при автоматическом пересчете рабочего листа Excel не пересчитывал таблицы подстановок, следует включить опцию Автоматически, кроме таблиц на вкладке Вычисления команды Сервис/Параметры. В данном случае для пересчета всего рабочего листа вместе с таблицами подстановки следует нажать клавишу <F9>.