2. Ввод данных в ячейки

Перед тем, как ввести данные в какую-либо ячейку, эту ячейку следует активизировать.

В отличие от ввода текста в документ Word, информация в ячейку таблицы Excel вводится в 2 этапа:

I этап – набор информации на клавиатуре; при этом вводимая информация отображается и в самой ячейке, и в строке формул; на данном этапе информации в ячейке ещё нет;

II этап – ввод информации в ячейку (завершение ввода).

До тех пор, пока не выполнен II этап, Excel находится в режиме ввода. Большинство команд при этом недоступны.

Есть несколько способов завершения операции ввода:

1. нажать <Enter>;

2. щелкнуть на кнопке Ввод в строке формул (см. Рис. 1. 2);

3. щелкнуть на любой другой ячейке таблицы;

4. переместить табличный курсор клавишами управления курсором.

Из перечисленных способов завершения ввода только второй является универсальным и может использоваться при вводе любой информации в ячейку.

Ячейки в Excel могут содержать следующие типы данных:

• числа;

• текст (последовательность до 32000 любых символов);

• формулы.

Формулы вводятся в ячейки, когда необходимо выполнить какие-либо вычисления. Формулы всегда начинаются со знака равенства (=). Операция умножения обозначается знаком “*”, операция деления – знаком “/”. Например: =3*24,17+4/(59-12,43).

Тип данных “дата” в Excel отсутствует. Однако, даты можно вводить в ячейки (например, в форме 21/03/00). Введенная дата преобразуется в число² по следующему принципу:

1 января 1900 года = 1

2 января 1900 года = 2

…

1 января 2000 года =36526

Рис. 1. 2

Необходимо помнить о следующей особенности Excel: информация, содержащаяся в ячейке, и отображение этой информации на экране монитора очень часто не совпадают. Для того чтобы узнать, что реально содержит ячейка, следует активизировать ячейку и посмотреть на строку формул. Строка формул всегда отображает реальное содержимое активной ячейки.

В Excel существуют несколько приёмов, которые могут ускорить процесс ввода информации в ячейки. К их числу относятся следующие:

1. Выбор из списка; может использоваться при вводе повторяющихся текстовых элементов в один столбец. Если щелкнуть правой кнопкой мыши на очередной (пустой!) ячейке столбца и выбрать команду Выбрать из списка, то раскроется список всех введенных ранее в столбец элементов. Можно выбрать любой элемент из этого списка; он будет введен в ячейку.

2. Режим Фиксированный десятичный; данный режим работы очень удобен, если требуется вводить большое количество чисел с одинаковым числом десятичных разрядов (например, денежные величины). В этом режиме Excel автоматически вводит десятичный разделитель. Включение режима Фиксированный десятичный:

• выбрать команду Сервис/Параметры, вкладку Правка;

• установить флажок Фиксированный десятичный формат при вводе;

• в соседнем числовом поле указать количество десятичных разрядов.

3. Автозаполнение; используется для ввода одинаковых данных в несколько соседних ячеек. Выполнить эту операцию можно следующим образом:

• ввести информацию в какую-либо ячейку;

• установить курсор мыши на нижний правый угол ячейки так, чтобы появился черный крестик (маркер заполнения);

• при нажатой левой кнопке перемещать мышь вдоль строки (или столбца); при этом вокруг ячеек будет формироваться пунктирная рамка;

• когда рамка охватит все ячейки, в которые надо ввести одинаковую информацию, отпустить клавишу мыши.