2. Управление отображением рабочего листа

При обработке больших таблиц иногда бывает удобно временно убрать отображение части таблицы. Убирать отображение (скрывать) можно для строк, столбцов и листов.

Чтобы скрыть столбцы (строки), необходимо:

• выделить скрываемые столбцы (строки);

• выполнить команду Формат/Столбец (Строка)/Скрыть.

Для восстановления отображения скрытых строк и столбцов нужно:

• выделить столбцы (строки), между которыми есть скрытые;

• выполнить команду Формат/Столбец (Строка)/Отобразить.

Скрытые строки и столбцы не выводятся на печать.

Операции с листами выполняются следующим образом:

1. скрыть лист: активизировать лист и выполнить команду Формат/Лист/Скрыть;

2. отобразить лист: вызвать команду Формат/Лист/Отобразить и в диалоговом окне выбрать имя нужного листа.

При просмотре больших таблиц удобно фиксировать на экране отображение начальных строк и столбцов, содержащих заголовки. Фиксация выполняется следующим образом:

• активировать ячейку, выше и левее которой будут находиться фиксируемые элементы; если нужно зафиксировать на экране отображение строк, ячейку нужно выбирать в столбце А; если фиксироваться будут столбцы, ячейка должна быть в 1-ой строке;

• выполнить команду Окно/Закрепить области.

Команда Окно/Снять закрепление областей отменяет фиксацию областей.

1.1.13Структурированные таблицы

Если ячейки таблицы содержат исходные данные и результаты вычислений с использованием этих данных, то можно отображать на экране либо всю таблицу, либо только ячейки с результатами. Чтобы это стало возможным, для таблицы нужно создать структуру (на Рис. 2. 3 и Рис. 2. 4 представлена структурированная таблица, отображенная с разной степенью детализации).

При структуризации таблицы данные в ней разбиваются на уровни: исходные данные; ячейки с формулами, использующими исходные данные; ячейки с формулами, использующими результаты вычислений предыдущего уровня и т.д.

Структуру можно создать автоматически и вручную. Для того чтобы было возможно создать структуру автоматически, итоги должны размещаться в строках под исходными данными и в столбцах справа от исходных данных.

Автоматическое создание структуры:

• выделить таблицу, для которой создается структура;

• вызвать команду Данные/Группа и структура;

• выбрать вариант Создание структуры.

При создании структуры Excel выводит на экран управляющие символы структуры (см. Рис. 2. 3).

Р ис. 2. 3

Для просмотра информации определенного уровня можно щелкнуть на кнопке с номером данного уровня. Кнопки со знаками «-» и «+» служат для «сворачивания» и «разворачивания» определенного уровня.

Для удаления структуры следует выполнить команду Данные/Груп­па и структура/Удалить структуру.

Рис. 2. 4

1.1.14«Виды» рабочего листа

Если в процессе работы приходится часто изменять параметры отображения рабочего листа и параметры окна Excel, можно запомнить под определенным именем состояние окна и затем по этому имени возвращаться к данному состоянию. Поименованное состояние окна называется видом.

В каждом виде сохраняются:

• параметры листа для печати, колонтитулы;

• состояние окна (состав панелей инструментов, наличие линеек прокрутки, координатных строк и т. д.);

• размер окна рабочей книги, его положение на экране, разбиение на области;

• выделенные ячейки, активная ячейка;

• скрытые строки и столбцы.

Виды создаются отдельно для каждого листа рабочей книги.

Создание вида:

• активизировать нужный лист;

• создать нужное состояние окна и листа;

• вызвать команду Вид/Представления;

• щелкнуть на кнопке Добавить;

• ввести имя вида.

Для перехода к какому-либо виду следует:

• активизировать нужный лист;

• вызвать команду Вид/Представления;

• щелкнуть на кнопке Применить.